ASIAKASTARINA | KAUPAN ALA

Epta digitalisoi toimintaansa automaatiolla

Kirjoittaja

PAIJU KOIVULA

Jaa

Epta, kylmäratkaisuihin ja -palveluihin erikoistunut yritys, halusi lisätä tuottavuutta sekä tehostaa ja kehittää prosessejaan, johon ratkaisu löytyi robotiikasta. Yritys etsi luotettavaa sekä kokenutta automaatioasiantuntijaa ja valitsi kumppanikseen Sisua Digitalin.

Hyvin alkaneesta yhteistyöstä on syntynyt tuloksia ja uusia automaatioita on jo suunnitteilla.

“Tavoitteemme on minimoida toistuva manuaalinen työ ja vapauttaa työntekijöiden aikaa kehitystyöhön. Automaatio myös vähentää inhimillisiä virheitä ja parantaa prosessien tarkkuutta”, kertoo Jari-Pekka Pesonen, Eptan materiaalipäällikkö.

Automaatio mahdollistaa kolme kertaa nopeamman datan siirton

Ensimmäinen Sisua Digitalin toteuttama automaatio on hankinnan datan siirtoprosessi, joka aiemmin vaati manuaalista Excel-tiedostojen käsittelyä. Automaatio siirtää Freshdesk-palvelusta dataa Exceliin, joka on linkitetty Power BI -raporttiin. Tämä raportti seuraa tikettien määrää ja vastausnopeutta.

Automaatio ajetaan kahdesti päivässä, minkä ansiosta ajankohtaista dataa saadaan useammin kuin aiemmin, eli automaatio parantaa mm. tiedonkulkua. Aiemmin työntekijällä meni prosessin suorittamiseen 15 minuuttia, ja nyt robotti suorittaa prosessin vain neljässä minuutissa. Robotti käsittelee tehtävän siis 3 kertaa nopeammin, ja lisäksi prosessi voidaan ajaa useammin kuin aiemmin.

“Automaatio säästää Order Deskin työaikaa, minkä ansiosta työntekijöille jää enemmän aikaa asiakaspalveluun”, toteaa Pesonen.

Laskujen käsittely -automaatiot säästävät työaikaa jopa 75 tuntia kuukaudessa

Toinen Sisuan kehittämä automaatio kohdistuu taloushallinnon laskujen käsittelyprosessiin, jossa automaatio hakee xml-tiedoston laskunhallintajärjestelmästä ja vertailee tiedoston dataa ERP-järjestelmästä löytyvän datan kanssa. Jos laskut täsmäävät, niin lasku tiliöidään.

“Tämäkin automaatio säästää työaikaa ja vapauttaa ostotiimin resursseja muihin projekteihin ja kehityshankkeisiin. On myös talouden kannalta hyvä, että laskut tiliöidään mahdollisimman ajoissa ja järjestelmä näyttää ajantasaisen saldon”, sanoo Pesonen.

Laskuja tulee päivittäin noin 50 kappaletta ja yhden laskun käsittely manuaalisesti kestää kaksi minuuttia. Automaatio vapauttaa päivässä noin 100 minuuttia muihin tehtäviin, mikä tarkoittaa 35 tunnin aikasäästöä kuukaudessa.

Lisäksi Sisua kehitti Eptalle Ostolaskujen käsittely -automaation, joka vertaa ja täydentää laskunkäsittelyjärjestelmän tietoja PDF-laskuista ja ohjaa laskut oikeisiin maksatusjärjestelmiin. Tämä automaatio säästää noin 40 tuntia työaikaa kuukaudessa.

Nämä automaatiot yhdessä tukevat tilausten käsittelyä sekä helpottavat talous- ja hankintaosastojen työtä. Automaatiokokonaisuus säästää noin 75 tuntia työaikaa kuukaudessa hieman riippuen miten paljon laskuja tulee.

Automaatiota laajennetaan aktiivisesti: Document Understanding -tekoälyä hyödyntävä ratkaisu tehostaa laskujen käsittelyä

Epta jatkaa automaatioiden laajentamista ja uusi tekoälyä hyödyntävä automaation on jo otettu käyttöön. Tämä automaatio parantaa entisestään laskujen käsittelyprosessia ja vähentää virheiden määrää.

Eptalla on noin 200 eri toimittajaa ja laskuratkaisut ovat hyvin erilaisia. Nyt vaihtelevissa muodoissa saapuvia laskuja käsitellään UiPathin Document Understanding -tekoälyratkaisua hyödyntäen. Lue lisää tästä ratkaisusta täällä.

“Tämä automaatio helpottaa tiliöinnin yhdenmukaistamista ilman asiakkailta vaadittavia muutoksia” Pesonen selittää.

Yrityksen sisällä on myös paljon intoa laajentaa automaatiota.

"Haluamme tutkia kaikki mahdollisuudet, joilla voimme lisätä tehokkuutta ja vähentää manuaalista työtä. Olemme jo saaneet paljon pyyntöjä ja ehdotuksia automatisoitavista prosesseista, ja jonossa on useita kehitysideoita. Ennen etenemistä tutkimme sisäisesti, mitä voimme kehittää omassa toiminnassamme", Pesonen sanoo.

Yhteistyö on mennyt todella hyvin ja Epta on tyytyväinen Sisuan ratkaisukeskeisyyteen

Sisua Digital on vastannut Eptan automaatiokehityksestä sekä -tuotannon ylläpidosta. Epta on hyvin tyytyväinen Sisua Digitalin toimintaan ja ratkaisukeskeiseen asenteeseen.

“Sisuan tiimi on mukava ja ammattitaitoinen. He tarjoavat erinomaista asiakaspalvelua ja tarttuvat haasteisiin rohkeasti riippumatta ERP-järjestelmästä. Yhteydenpito on ollut sujuvaa ja neuvottelut menneet tosi hyvin. Lisäksi he ovat osoittaneet vahvaa ratkaisukeskeisyyttä tuomalla esiin monia hyviä ehdotuksia”, kuvailee Pesonen.

“Olemme myös tyytyväisiä Raas-palveluun. Saamme automaatioraportit ajallaan ja sovitusti. Jos on tullut poikkeamia raporteissa, niin olemme saaneet tunnin sisällä vastauksen että miksi näin on käynyt. Eli olemme saaneet hyvin nopeaa tukea”, jatkaa Pesonen.

Asiakkuudesta vastaa Suomen palvelutiimi, mutta lisäksi kehityksessä on hyödynnetty Sisuan kansainvälistä palvelukeskusta, mikä mahdollistaa tehokkaamman kehityksen.

“Kehitys on ollut nopeaa ja laadukasta. He ovat tuloksien perusteella tarjonneet erilaisia ratkaisuja mihin suuntaan kannattaisi mennä. Ollaan oltu tyytyväisiä joka palaverin jälkeen”, Pesonen toteaa.

Mitä saavutettiin

Automaation hyödyt

Tietoa yrityksestä

Epta

Epta Finland on johtava kylmäratkaisujen ja -palveluiden toimittaja Suomessa, jolla on useita toimipisteitä ympäri maata. Epta Finland työllistää yli 100 työntekijää Suomessa ja kuuluu globaliin Epta konserniin. Epta palvelee asiakkaitaan suunnittelemalla ja asentamalla kylmäratkaisuja sekä ylläpitämällä niitä niiden koko elinkaaren ajan.

Varaa ilmainen konsultaatio

Haluatko tietää, millaista hyötyä älykäs automaatio voisi luoda yrityksellesi? Kerro meille automaatiotarpeistasi, ja löydetään yhdessä oikea ratkaisu yrityksellesi.