Ohjelmistorobotiikka HR:ssä ja palkanlaskennassa
Tuo inhimillisyys HR-proseseihin ja aseta työntekijöiden välinen vuorovaikutus ja kokemukset keskiöön
Automatisoimalla HR-prosessejaan asiakkaamme ovat pystyneet parantamaan työnantajakuvaansa ja työntekijöidensä tyytyväisyyttä
RPA (Robotic Process Automation) HR-osastolla mahdollistaa toistuvan manuaalisen työn automatisoinnin, vapauttaen aikaa haastavampiin tehtäviin, kasvokkain tapahtuvaan vuorovaikutukseen ja työntekijöiden kokemuksen kehittämiseen.
Ohjelmistorobotiikan avulla rutiinipohjaisten tehtävien suorittaminen tehostuu – työntekijöiden perehdytys saadaan nopeammin käyntiin sekä työntekijöiden poistumiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät hoituu hetkessä. Robotiikka palkanlaskennassa lisää tarkkuutta ja tehokkuutta, kun robotit käsittelevät suuria määriä dataa virheettömästi 24/7. RPA on myös ketterä työkalu, kun dataa on siirrettävä järjestelmästä toiseen.
Ohjelmistorobotiikan hyödyt HR:ssä ja palkanlaskennassa
Nopeampi työntekijöiden aloitus- & exit-prosessi
HR-asiantuntijat voivat keskittyä talenttien löytämiseen hakemusten skannaamisen sijaan.
Työntekijädatan laatu
Robotit hakevat ja synkronoivat työntekijöiden tietoja eri järjestelmistä.
Säädösten noudattaminen helpottuu
Roboteilla voidaan automatisoida lakisääteinen pakollinen raportointi, esim. työaikaraportointi.
Parempi työnantajakuva
Työantajakuva paranee, kun HR-prosessit toimivat tehokkaasti ja virheettömämmin.
Ohjelmistorobotiikan käyttötapauksia HR:ssä ja palkanlaskennassa
REKRYTOINTI
- Työhakemusten käsittely
- Työntekijän perustaminen eri järjestelmiin
- Käyttäjätunnusten ja välineiden provisiointi aloittaessa
- Käyttäjätunnusten ja välineiden poistaminen ja palauttaminen lähtiessä
- GDPR Raportointi ja tietojen poistaminen
HENKILÖSTÖHALLINTO
- Palkka ja työsuhde-etujen hallinta
- Loma ja poissaolokirjanpito ja tiedotus
- Työvuorosuunnittelu
- Vuosittaisten pakollisten koulutusten (Code of Conduct, Security yms.) seuranta, viestintä ja raportointi
- HR Tunnuslukuraportointi
PALKKAHALLINTO
- Palkkalaskelmat ja palkkojen maksu
- Palkkatietojen sisäänluku, ristiintarkistukset, virheiden etsiminen, raportit, tallennus
- Työkirjaustietojen täsmäytys, hyväksyntä ja siirto palkkajärjestelmään
- Lomakirjanpito, raportointi ja tiedottaminen
TYÖMATKAKIRJANPITO
- Matkalaskujen tarkastukset ja kirjaukset
- Työmatkakirjanpidon ja kirjanpidon täsmäytykset
- Raportointi verottajalle
- Työmatkojen kirjaus ja siirto palkkahallintoon
- Matkalaskujen maksatus
CASE: TYÖNTEKIJÖIDEN ALOITUS- JA POISTUMISPROSESSIN AUTOMAATIO
Kansainvälinen IT-yritys, joka tarjoaa asiakkailleen ympäri maailmaa taloushallinnon ohjelmistoratkaisuja.
Asiakkaamme halusi tehostaa uuden työntekijän aloitusprosessia. Työntekijän perustaminen sisältää paljon toistuvaa ja aikaavievää rutiinityötä, joka oli luonnollista automatisoida. Myöhemmin automaatioon lisättiin myös lähtevän työntekijän poistaminen.
Robotti käy lisäämässä uudet työntekijät yrityksen eri järjestelmiin. Työntekijälle lisätään roolin mukaiset oikeudet ja tilataan kulkukortit. Lisäksi työntekijälle luodaan tarvittavat tunnukset eri järjestelmiin.
Yritykseltä poistuvalta työntekijältä poistetaan hänen oikeudet järjestelmiin sekä eri tunnukset. Esihenkilöille lähetetään myös muistutus työntekijän poistumiseen liittyvistä toimenpiteistä.
Automaatiota ajetaan päivittäin ajastetusti. Robotti saa lähtödatansa esihenkilöiltä, jotka lähettävät robotille tiedot uusista ja poistuvista työntekijöistä.
Automaatiolla saavutettiin useita eri hyötyjä sekä käyttäjien että työntekijöiden osalta. Automatisoinnin jälkeen saatiin karsittua tehotonta rutiinityötä, mikä paransi esihenkilöiden tyytyväisyyttä. Työntekijöiden suuntaan automaatio tehosti prosessia, eikä tunnuksia tai käyttöoikeuksia tarvinnut enää odotella. Organisaation kannalta automaatio paransi riskienhallintaa, kun vanhojen työntekijöiden oikeudet poistettiin heti heidän lähdettyä. Automaatio loi myös suoria säästöjä, kun käyttämättömiä lisenssejä ei enää jäänyt vanhoille työntekijöille.
CASE: AUTOMAATIO SUUREN SÄHKÖYRITYKSEN HR-OSASTOLLA
Erittäin suuri chileläinen sähköalan organisaatio, jolla on yli 7000 työntekijää.
Organisaatiolla oli tarve parantaa datansa läpinäkyvyyttä, johon ohjelmistorobotiikka nähtiin lupaavana ratkaisuna. Organisaatiolla oli valtava määrä raakadataa työntekijöidensä työajoista ja ylitöistä, joita työntekijät merkkasivat eri järjestelmiin, jotka eivät kommunikoineet keskenään.
Ennen organisaatiossa raportointi tehtiin manuaalisesti excelissä – nyt robotti korvasi tämän manuaalisen, yksitoikkoisen työn, jonka organisaation työntekijä oli aiemmin tehnyt. Robotin avulla työntekijä pystyi keskittymään arvokkaampaan ja haastavampaan työhön. Sisua myös lisäsä prosessiin uusia datanlähteitä, ja robotin käyttö mahdollisti raporttien päivityksen useammin. Vaikka automaatio loi henkilötyövuosisäästöjä, oli automaation merkittävin vaikutus kuitenkin se, että data oli nyt tarkempaa, läpinäkyvämpää ja ajan tasalla.
Varaa ilmainen konsultaatio
Haluatko tietää, millaista hyötyä ohjelmistorobotiikka voisi luoda yrityksellesi? Kerro meille automaatiotarpeistasi, ja löydetään yhdessä oikea ratkaisu yrityksellesi.