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Epta transforma sus operaciones a través de la automatización
Paiju Koivula
Epta, empresa especializada en soluciones y servicios de refrigeración, buscaba aumentar la productividad y optimizar sus procesos. La respuesta fue la automatización de procesos. Para llevar adelante esta transformación, la compañía necesitaba un partner con experiencia y conocimiento comprobado en automatización, y encontró en Sisua Digital al aliado ideal.
La colaboración ya ha generado resultados concretos y actualmente existen nuevos proyectos de automatización en desarrollo.
“Nuestro objetivo es minimizar el trabajo manual repetitivo y liberar tiempo de nuestros colaboradores para que puedan enfocarse en tareas de mayor valor. Además, la automatización reduce los errores humanos y mejora la precisión de los procesos”, señala Jari-Pekka Pesonen, Material Manager de Epta.
Nuestro objetivo es minimizar el trabajo manual repetitivo y liberar tiempo de nuestros colaboradores para que puedan dedicarse a tareas de desarrollo. Además, la automatización reduce los errores humanos y mejora la precisión de los procesos.”
La automatización triplica la velocidad de transferencia de datos
La primera automatización implementada por Sisua Digital se enfocó en el proceso de transferencia de datos del área de compras, que anteriormente requería la manipulación manual de archivos de Excel. Hoy, la automatización extrae la información desde Freshdesk y la transfiere automáticamente a Excel, donde se conecta con un reporte en Power BI para monitorear el volumen de tickets y los tiempos de respuesta.
El proceso automatizado se ejecuta dos veces al día, lo que permite disponer de información más actualizada y mejorar significativamente el flujo de datos. Antes, un colaborador debía dedicar alrededor de 15 minutos para completar esta tarea; hoy, un robot la realiza en solo 4 minutos, triplicando la velocidad del proceso.
“La automatización nos permite liberar horas de trabajo valiosas para el equipo de Order Desk, de modo que nuestros colaboradores puedan dedicar más tiempo a la atención de clientes”, explica Jari-Pekka Pesonen.
Además del ahorro de tiempo, la automatización garantiza una mayor disponibilidad de información, reduce el trabajo manual y mejora la eficiencia operativa del equipo.
Hasta 75 horas de ahorro al mes gracias a la automatización del procesamiento de facturas
La segunda solución desarrollada por Sisua Digital estuvo enfocada en optimizar el proceso de gestión de facturas del área financiera. Mediante un robot de automatización, Epta ahora puede extraer archivos XML desde su sistema de gestión de facturas, validar la información contra su ERP y contabilizar automáticamente aquellas facturas que cumplen con los criterios establecidos.
“Esta automatización también nos permite ahorrar horas de trabajo y liberar recursos del equipo de compras para que puedan enfocarse en otros proyectos y actividades de mejora. Desde el punto de vista financiero, es fundamental contabilizar las facturas lo antes posible para mantener un balance actualizado”, explica Jari-Pekka Pesonen.
Antes de esta implementación, Epta procesaba cerca de 50 facturas diarias de manera manual, destinando aproximadamente dos minutos a la gestión de cada documento. Hoy, gracias a la automatización, este proceso se ejecuta de forma más eficiente, liberando alrededor de 100 minutos de trabajo al día, equivalentes a unas 35 horas mensuales que pueden ser destinadas a actividades de mayor valor.
Como parte de esta evolución, Sisua también desarrolló una automatización para el proceso de Cuentas por Pagar (Accounts Payable), capaz de complementar y validar la información registrada en el sistema de gestión de facturas con los datos extraídos desde documentos PDF, para luego dirigirlos automáticamente hacia el sistema de pago correspondiente. Esta solución adicional representa un ahorro cercano a 40 horas de trabajo al mes.
En conjunto, ambas iniciativas han permitido optimizar el procesamiento de facturas y simplificar las operaciones de los equipos de Finanzas y Compras. Dependiendo del volumen de documentos recibidos, las automatizaciones generan un ahorro de hasta 75 horas de trabajo mensuales, mejorando la eficiencia operacional y acelerando los procesos financieros de Epta.
La automatización nos permite liberar valiosas horas de trabajo del equipo de Order Desk, permitiendo que nuestros colaboradores dediquen más tiempo a la atención de clientes.”
Expandiendo la automatización con una solución de comprensión documental impulsada por IA
Epta continúa expandiendo sus capacidades de automatización y ya ha implementado una nueva solución impulsada por inteligencia artificial. Esta iniciativa permite optimizar aún más el procesamiento de facturas, agilizando la gestión documental y reduciendo la cantidad de errores asociados al proceso.
La compañía trabaja con aproximadamente 200 proveedores diferentes, cada uno con formatos de factura que pueden variar considerablemente. Para abordar este desafío, Epta incorporó la tecnología Document Understanding de UiPath, que permite procesar automáticamente facturas recibidas en distintos formatos, facilitando una gestión más eficiente y estandarizada.
“Esta automatización permitirá estandarizar la contabilización de facturas sin requerir cambios por parte de nuestros clientes”, explica Pesonen.
El avance de estas iniciativas también ha generado un alto nivel de interés interno por seguir explorando nuevas oportunidades de automatización. Los equipos de Epta han identificado diversos procesos con potencial de mejora, impulsando nuevas solicitudes y propuestas para aumentar la eficiencia operacional.
“Queremos explorar todas las oportunidades que nos permitan mejorar la eficiencia y reducir el trabajo manual. Ya hemos recibido múltiples solicitudes de automatización y sugerencias para optimizar procesos. Antes de avanzar con una nueva automatización, analizamos cuidadosamente cómo podemos mejorar nuestras operaciones internas”, comenta Pesonen.
El trabajo se ha desarrollado con rapidez y altos estándares de calidad. A partir de los resultados obtenidos, el equipo nos ha recomendado diferentes alternativas para avanzar y, tras cada reunión, hemos visto avances concretos que nos dejan satisfechos.”
Colaboración estratégica con Sisua Digital: un enfoque práctico y orientado a resultados
Sisua Digital ha sido responsable del desarrollo y mantenimiento de las automatizaciones de Epta. La compañía destaca especialmente el enfoque orientado a soluciones de Sisua y el conocimiento experto de su equipo.
“El equipo de Sisua es muy profesional y es excelente trabajar con ellos. Entregan un servicio al cliente de gran calidad y abordan los desafíos con confianza, independiente del sistema ERP utilizado. La comunicación ha sido fluida, las negociaciones han avanzado de buena manera y siempre han aportado sugerencias valiosas”, comenta Pesonen.
Además, Epta valora positivamente el modelo RaaS (Robotics as a Service) implementado junto a Sisua.
“También estamos muy satisfechos con el modelo RaaS. Recibimos los reportes de automatización a tiempo y, cuando se presentan desviaciones, obtenemos una respuesta en menos de una hora explicando las causas. El soporte ha sido extremadamente rápido”, agrega Pesonen.
Si bien los proyectos de automatización de Epta son gestionados por el equipo de servicios de Sisua en Finlandia, la compañía también ha aprovechado las capacidades de su centro de servicios internacional para aumentar la eficiencia del desarrollo.
“El desarrollo ha sido rápido y de alta calidad. Basándose en los resultados, nos han propuesto distintos caminos para avanzar y, después de cada reunión, hemos quedado satisfechos con el progreso alcanzado”, concluye Pesonen.
Beneficios clave
- La automatización ahorra aproximadamente 75 horas al mes
- Más tiempo para la atención al cliente y actividades de desarrollo
- Transferencia de datos tres veces más rápida
- Mayor precisión en los procesos
- Mayor satisfacción de los colaboradores
Epta
Epta Finland es uno de los principales proveedores de soluciones y servicios de refrigeración en Finlandia, con oficinas distribuidas en distintas regiones del país. La compañía cuenta con más de 100 colaboradores en Finlandia y forma parte del grupo internacional Epta.
Epta acompaña a sus clientes durante todo el ciclo de vida de sus soluciones de refrigeración, desde el diseño y la instalación hasta el mantenimiento continuo de los equipos.
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