ASIAKASTARINA | KAUPAN ALA
Älykäs Document Understanding -automaatio tehostaa laskujen käsittelyä Eptalla
Kirjoittaja
PAIJU KOIVULA
Jaa
Kylmäratkaisuihin ja -palveluihin erikoistunut Epta laajensi automaatiokokonaisuuttaan ottamalla käyttöön tekoälyä hyödyntävän ratkaisun, joka tehostaa ostolaskujen käsittelyä. UiPathin Document Understanding -teknologiaan perustuva automaatio mahdollistaa yli 200 toimittajan laskujen käsittelyn ja kolmesta eri automaatiosta muodostuva kokonaisuus säästää työaikaa noin 75 tuntia kuukaudessa. Eptalla aiotaan jatkossakin panostaa automaatioon ja uusi automaatiokohde on jo suunnitteilla.
Epta aloitti yhteistyön Sisua Digitalin kanssa vuonna 2023 tehostaakseen toimintaansa ja lisätäkseen tuottavuutta. Nyt automaatioita on kehitetty neljä ja viidettä juuri suunnitellaan.
UiPathin Document Understanding – teknlogiaa hyödyntävä ratkaisu kehitettiin tukemaan ja tehostamaan kahta aiempaa laskujen käsittelyautomaatiota. Eptalla oli kaksi eri prosessia, jossa käytettiin samaa laskudataa.
Aiemmin laskujen manuaalinen käsittely vei päivittäin useilta työntekijöiltä tunteja työaikaa, kun työntekijät vertailivat ERP-järjestelmän dataa PDF-laskulta löytyvään dataan. Automaatiolla haluttiin säästää työntekijöiden työaikaa muihin tehtäviin sekä nostaa käsittelytarkkuutta.
Miten Document Understanding -automaatio toimii käytännössä
Eptalla on laaja toimittajaverkosto, joten tekoälymallilla pyrittiin tavoittelemaan skaalautuvuutta. Kummassakin prosessissa käsiteltiin eri tietoja laskuilta. Jatkoa ajatellen mallille koulutettiin myös lisäkenttiä laskuilta, joten tietoja pystytään hyödyntämään mahdollisiin tuleviin automaatioihin vaivattomasti.
Laskujen käsittely -automaatio vertaa ERP-järjestelmän tietoja laskujen tietoihin, kuten tuotteiden määriin, hintoihin ja tuotekoodeihin. Jos tiedot täsmäävät, robotti käsittelee laskut automaattisesti alusta loppuun.
Ostolaskujen käsittely -automaatio vertaa ja täydentää laskunkäsittelyjärjestelmän tietoja PDF-laskuista ja ohjaa laskut oikeisiin maksatusjärjestelmiin.
Document Understanding -ratkaisu tukee näitä kahta automaatiota noutamalla laskut järjestelmästä, tulkitsemalla niiden sisällön tekoälyn avulla ja tallentamalla tarvittavat tiedot kahden muun automaation hyödynnettäväksi.
Document Understanding -ratkaisu skaalautuu tehokkaasti
Document Understanding on laajentanut automaatioiden kattavuutta – nyt automaatiot käsittelevät jo noin 200 toimittajaa, kun aiemmin määrä oli 15. Tekoälymallin avulla pystytään käsittelemään huomattavasti suurempi määrä laskuja, mikä on ehdottomasti ratkaisun suurin hyöty.
”Automaatiot käsittelevät noin 70 % kaikista laskuista alusta loppuun, ja loput tapauksista on määriteltyjä poikkeustapauksia, jotka vaativat manuaalikäsittelyä. Tekoälymallin onnistumisprosentti on noin 80. Se tunnistaa puutteelliset toimittajatiedot ja nopeuttaa laskujen käsittelyä, mikä säästää työaikaa”, kertoo Jari-Pekka Pesonen, Eptan Materiaalipäällikkö.
Kaikki nämä kolme automaatiota yhdessä tukevat tilausten käsittelyä sekä helpottavat talous- ja hankintaosastojen työtä. Automaatiokokonaisuus säästää noin 75 tuntia työaikaa kuukaudessa hieman riippuen miten paljon laskuja tulee.
”Ratkaisu luo hyvin merkittäviä aikasäästöjä ja parantaa prosessin laatua, kun tarkkuus prosesseissa on lisääntynyt. Erityisesti operatiivinen ostotiimi hyötyy tästä automaatiosta”, Pesonen selittää.
Lisäksi tekoälymallin hyödyntäminen mahdollistaa tulevaisuudessa tehokkaamman jatkokehityksen: kun tulee uusia toimittajia, niin mallin koulutus vaatii murto-osan siitä, mitä perinteinen RPA-toteutus vaatisi.
”Meille tulee jatkuvasti uusia toimittajia, joten on iso etu, että uudet toimittajat saadaan lisättyä automaation piiriin nopeasti”, Pesonen sanoo.
”Olemme todella tyytyväisiä Document Understanding -ratkaisuun: automaatio toimii luotettavasti, eikä virheitä ole esiintynyt. Onnistumisprosentti on pysynyt koko ajan korkealla”, kuvailee Pesonen.
Epta on aktiivinen kehittämään automaatioita lisää: uusi automaatio on jo suunnittelupöydällä
Eptalla pidetään säännöllisiä robotiikkapalavereita, joissa tarkastellaan prosessien poikkeamia ja kehityskohteita.
”Robotiikan avulla saamme listan poikkeamista, minkä takia ne havaitaan ja voidaan myös ratkaista nopeammin. Näin laskujen käsittely on nopeutunut ja virheiden määrä vähentynyt”, Pesonen selittää.
Yritys aikoo jatkaa automaatioiden rakentamista ja he ovat aktiivisia kehittämään yhteistyötä Sisuan kanssa.
”Meiltä löytyy kiinnostusta kasvattaa sisäistä robotiikkaosaamista esimerkiksi Sisuan koulutusten avulla – olemme harkinneet koulutusta viidelle työntekijälle. Kaikki osastot haluaisivat hyödyntää automaatiota”, kertoo Pesonen.
Uusia automaatioita onkin jo suunnitteilla: Order Desk- tiimille aiotaan rakentaa robotti, joka auttaa siirtohintalaskutuksessa. Valmistuessaan tämä automaatio tulee säästämään noin 48 tuntia työaikaa kuukaudessa.
Yhteistyö on sujunut mutkattomasti ja Epta on ollut tyytyväinen tuloksiin.
”Sisualaiset ovat olleet aloitteellisia kehityksen suhteen ja ymmärtäneet nopeasti tarpeemme. Heidän laaja kokemuksensa muiden yritysten kanssa on tuonut paljon hyviä kehitysideoita yhteisiin palavereihin”, Pesonen kuvailee yhteistyötä.
Mitä automaatiokokonaisuudella saavutettiin
Document Understanding automaation hyödyt
- Pystytään käsittelemään paljon suurempi määrä laskuja
- Työaikaa säästyy noin 75 tuntia kuukaudessa
- Enemmän aikaa strategiseen työhön
- Tarkkuus prosesseissa on lisääntynyt
- Tekoälymalliin on helppo lisätä uudetkin toimittajat
Tietoa yrityksestä
Epta
Epta Finland on Suomessa johtava kylmäratkaisujen ja -palveluiden toimittaja, jolla on tehdas Porvoossa ja useita myynti- ja huoltotoimipisteitä ympäri maata. Epta työllistää Suomessa 328 henkilöä ja kuuluu globaaliin Epta-konserniin. Epta palvelee asiakkaitaan suunnittelemalla ja asentamalla kylmäratkaisuja sekä ylläpitämällä niitä niiden koko elinkaaren ajan
Varaa ilmainen konsultaatio
Haluatko tietää, millaista hyötyä älykäs automaatio voisi luoda yrityksellesi? Kerro meille automaatiotarpeistasi, ja löydetään yhdessä oikea ratkaisu yrityksellesi.
