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Cómo Epta Finlandia revolucionó su gestión de facturas con Document Understanding
Paiju Koivula
Epta, empresa especializada en soluciones y servicios de refrigeración, amplió su caja de herramientas de automatización al implementar una solución basada en Inteligencia Artificial (IA) que agiliza el procesamiento de facturas de compra.
La automatización, basada en la tecnología Document Understanding de UiPath, permite procesar facturas de más de 200 proveedores. Las tres automatizaciones complementarias en conjunto ahorran aproximadamente 75 horas al mes. Epta planea continuar invirtiendo en automatización, con un nuevo proyecto ya en desarrollo.
Epta comenzó a colaborar con Sisua Digital en 2023 para mejorar la eficiencia operativa y la productividad. Hasta la fecha, se han desarrollado cuatro automatizaciones y una quinta se está planificando actualmente.
La solución que aprovecha la tecnología Document Understanding de UiPath fue desarrollada para respaldar y mejorar dos automatizaciones de procesamiento de facturas ya existentes. Epta tenía dos procesos que utilizaban los mismos datos de facturación.
Anteriormente, el procesamiento manual de facturas consumía varias horas de trabajo diarias de múltiples empleados, ya que comparaban los datos del sistema ERP con la información encontrada en las facturas en PDF. El objetivo de la automatización era liberar tiempo de los empleados para otras tareas y aumentar la precisión del procesamiento.
Las automatizaciones procesan cerca del 70% de todas las facturas de principio a fin, mientras que los casos restantes son excepciones predefinidas que requieren revisión manual. La tasa de éxito del modelo de IA es de aproximadamente el 80%. Identifica información incompleta del proveedor y acelera el manejo de facturas, ahorrando un tiempo de trabajo considerable”
Cómo funciona la automatización de Document Understanding en la práctica
Epta cuenta con una extensa red de proveedores, por lo que el modelo de IA fue diseñado pensando en la escalabilidad. Los dos procesos implicaban el manejo de diferentes campos de datos de facturas. Para asegurar la flexibilidad para futuras automatizaciones, el modelo también fue entrenado para capturar campos de datos adicionales de las facturas, facilitando su reutilización posterior.
La automatización del procesamiento de facturas compara los datos del sistema ERP con los detalles de la factura, como cantidades de productos, precios y códigos de producto. Si los datos coinciden, el robot procesa las facturas automáticamente de principio a fin.
La automatización del procesamiento de facturas de compra compara y complementa los datos del sistema de gestión de facturas con la información de las facturas en PDF, y dirige las facturas a los sistemas de pago apropiados.
La solución Document Understanding apoya estas dos automatizaciones al recuperar las facturas del sistema, interpretar su contenido utilizando IA y almacenar la información extraída en una base de datos para que sea utilizada por las otras dos automatizaciones.
Una solución escala eficientemente
Document Understanding ha ampliado significativamente el alcance de las automatizaciones: ahora los procesos pueden manejar alrededor de 200 proveedores, en comparación con solo 15 anteriormente. El modelo de IA permite procesar un volumen de facturas mucho mayor, lo que constituye el beneficio más significativo de la solución.
“Las automatizaciones procesan cerca del 70% de todas las facturas de principio a fin, mientras que los casos restantes son excepciones predefinidas que requieren revisión manual. La tasa de éxito del modelo de IA es de aproximadamente el 80%. Identifica información incompleta del proveedor y acelera el manejo de facturas, ahorrando un tiempo de trabajo considerable”, afirma Jari-Pekka Pesonen, Gerente de Materiales en Epta.
En conjunto, estas tres automatizaciones apoyan el procesamiento de pedidos y agilizan el trabajo de los departamentos de finanzas y compras. Las tres automatizaciones juntas ahorran aproximadamente 75 horas de trabajo al mes, dependiendo del volumen de facturas.
“La solución genera un importante ahorro de tiempo y mejora la calidad del proceso, ya que la precisión ha aumentado. El equipo de compras operativas, en particular, se beneficia enormemente de esta automatización”, explica Pesonen.
Además, el aprovechamiento de un modelo de IA permite un desarrollo futuro más eficiente: cuando se añaden nuevos proveedores, el entrenamiento del modelo requiere solo una fracción del esfuerzo en comparación con una implementación tradicional de RPA.
“Constantemente incorporamos nuevos proveedores, por lo que es una gran ventaja que podamos incluirlos fácilmente en la automatización”, señala Pesonen.
“Estamos muy satisfechos con la solución Document Understanding: la automatización ha sido fiable, sin errores, y la tasa de éxito se ha mantenido consistentemente alta”, añade Pesonen.
El equipo de Sisua ha sido proactivo en el desarrollo y ha comprendido rápidamente nuestras necesidades. Su amplia experiencia con otras empresas ha aportado muchas ideas valiosas a nuestras reuniones conjuntas”
Epta continúa expandiendo activamente su alcance de automatización, con la próxima solución ya en desarrollo
Epta realiza reuniones periódicas de robótica para revisar las excepciones de los procesos y las oportunidades de mejora.
“Con los informes de robótica, recibimos una lista de excepciones, lo que nos permite detectar y resolver problemas más rápidamente. Esto ha acelerado el procesamiento de facturas y reducido errores”, dice Pesonen.
La empresa tiene la intención de seguir expandiendo sus iniciativas de automatización y está desarrollando activamente su colaboración con Sisua.
“Estamos interesados en expandir nuestra experiencia interna en robótica a través de la capacitación de Sisua; estamos considerando entrenar a unos cinco empleados. Cada departamento quiere aprovechar la automatización”, comenta Pesonen.
Ya se están planificando nuevas automatizaciones: por ejemplo, se implementará un robot para el equipo de Mesa de Pedidos para ayudar con la facturación de precios de transferencia. Una vez completada, esta automatización ahorrará cerca de 48 horas de trabajo al mes.
La colaboración entre Epta y Sisua ha sido fluida, y Epta está muy satisfecha con los resultados.
“El equipo de Sisua ha sido proactivo en el desarrollo y ha comprendido rápidamente nuestras necesidades. Su amplia experiencia con otras empresas ha aportado muchas ideas valiosas a nuestras reuniones conjuntas”, concluye Pesonen.
Beneficios Clave
- Procesa un volumen significativamente mayor de facturas
- Ahorra aproximadamente 75 horas de trabajo al mes
- Permite destinar tiempo a tareas estratégicas
- Mejora la precisión del proceso
- Añade fácilmente nuevos proveedores al modelo de IA
Epta Finlandia
Epta Finlandia es un proveedor líder de soluciones y servicios de refrigeración en Finlandia, con varias oficinas en todo el país. Es parte del Grupo Epta Global y solo en Finlandia emplea a más de 100 personas. Su oferta se centra en el diseño, instalación y mantención de soluciones de refrigeración a lo largo de todo su ciclo de vida.
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