ASIAKASTARINA | PALVELUALA

Basware vähensi tehotonta rutiinityötä robotiikalla

Jaa

Basware on globaali SaaS -yritys, joka tarjoaa taloushallinnon palveluita tuhansille yritysasiakkaille. Koska yritys tuottaa palveluita lukuisille asiakkaille useissa eri maissa, kertyy palveluista runsaasti myös tapahtumia. Tehostaakseen suurivolyymisia prosessejaan Basware alkoi hyödyntämään robotiikkaa. Sisua Digital toimi Baswaren automaatiokumppanina ensi askelista RPA-toimintamallin rakentamiseen sekä strategiseen neuvonantoon asti.

Yhteistyö aloitettiin tekemällä prosessianalyysi potentiaalisista automaatiokohteista Baswaren useassa eri yksikössä. Prosessianalyysin tuloksena tunnistettiin yli sata käyttötapausta. Alussa Sisua Digital myös neuvoi teknologiavalinnan ja käyttöönoton kanssa. Automaation hyödyntäminen aloitettiin ensin rakentamalla pilottiprojekteja (Proof-of-Concept), minkä jälkeen automaatioita alettiin siirtämään tuotantoon.

Automaation avulla pystyttiin tehostamaan prosesseja sekä vähentämään työntekijöiden manuaalista työkuormaa

Tuotantoon valitut automaatiot keskittyivät puuduttavan manuaalisen työn siirtämiseen roboteille, datan täsmällisyyteen sekä virheiden minimointiin. Prosesseja automatisoitiin organisaaton eri yksiköissä: hr-osastolla, asiakaspalvelussa sekä back-office toiminnoissa.

Esimerkiksi asiakaspalveluyksikössä automatisoitiin palveluiden käyttö -raporttien luominen. Robotti generoi kuukausittaisen raportin asiakkaiden käyttämistä palveluista ja lähetti sen asiakkaalle. Laajan asiakaskunnan vuoksi näiden raporttien luomiseen meni paljon henkilöstön resursseja, eikä kaikille asiakkaille saatu lähetettyä raportteja ajoissa niiden suuren määrän takia. Kun tämä prosessi automatisoitiin, pystyttiin kaikki raportit lähettämään täsmällisesti ajoissa sekä henkilöstöltä saatiin poistettua tämä puuduttavan manuaalisen työn vaiva.

Baswaren HR-osastolla tehtiin työntekijöiden onboarding- ja exit-prosesseihin liittyviä automaatioita. Organisaatio työllisti silloin yli tuhat työntekijää yli kymmennessä eri maassa. Basware halusi tehostaa uusiin sekä lähteviin työntekijöihin liittyviä prosesseja, sillä niihin sisältyy paljon toistuvaa ja aikaa vievää rutiinityötä. Robotti lisäsi uudet työntekijät yrityksen eri järjestelmiin ja loi tarvittavat tunnukset, sekä lisäsi vielä työntekijöiden roolin mukaiset oikeudet ja tilasi kulkukortit heille. Poistuvilta työntekijöiltä robotti poisti oikeudet ja tunnukset eri järjestelmistä. Robotti myös lähetti esihenkilöille muistutukset työntekijöiden poistumiseen liittyvistä toimenpiteistä. Automaation avulla tehotonta rutiinityötä karsittiin, esihenkilöiden työtyytyväisyys parani sekä automaatio tehosti onboarding-prosessia, kun tunnuksia ja käyttöoikeuksia ei tarvinnut odotella.

Lisäksi back-office toiminnoissa automatisoitiin asiakkaiden yhteystietojen tarkastus. Robotti kävi aina tarkastamassa tuhansien asiakkaiden ajankohtaiset tiedot eri maiden paikallisilta patentti- ja rekisterihallitussivuilta. Automaation avulla tiedot saatiin ajantasalle ja esimerkiksi laskut lähtivät oikeisiin osoitteisiin. Lisäksi henkilöstötyytyväisyys parani, kun robotit hoitavat tylsänä pidetyn manuaalisen työn.

Baswarelle luotu RPA-toimintamalli ohjasi sisäistä RPA-kehitystä ja sen hyödyntämistä

Automaatiokehityksen lisäksi Sisua Digital koulutti Baswarelle sisäisiä RPA-kehittäjiä. Organisaatiolle tehtiin myös Automation Roadmap kehityksen edistämistä varten. Sisäisen prosessikehityksen organisoimiseksi tehtiin vielä RPA-toimintamalli (Operating Model). Sisua Digitalin luoman RPA-toimintamallin avulla voitiin ketterästi edetä RPA-kehityksen kanssa, ja luotiin alusta sekä säännöstö, miten RPA:ta käytetään organisaation sisällä. Toimintamallissa kehitykselle määritettiin vastuualueet, jotka sopivat Baswaren olemassa oleviin operointikäytäntöihin. Lisäksi toimintamallissa organisaatio, teknologia ja sisäiset prosessit sekä toiminnot liitettiin yhteen.

Sisua Digital teki myös Baswaren johdolle strategiaprojektin, jossa tutkittiin robotiikan implikaatioita ja mahdollisuuksia. Projektissa tutkittiin, miten RPA vaikuttaa heidän liiketoimintaansa ja miten organisaatio voisi varautua niihin vaikutuksiin. Strategiaprojektissa analysoitiin eri liiketoimintojen kannalta, miten RPA vaikuttaa niihin, ja tehtiin suosituksia sen pohjalta. Projektiin sisältyi myös markkinakatsaus (market study) sekä teknologiakatsaus eli teknologian toimittajien arviointi.

LISÄTIETOJA:

Tomi Tolonen

Sales Manager

+358405119231

tomi.tolonen@sisuadigital.com

Mitä automaatiolla saavutettiin

Automaation hyödyt

Puuduttavan työn siirtyminen roboteille
Henkilöstötyytyväisyys parantui
Prosessien läpimeno tehostui
Datan ajantasaisuus
Prosessien tarkkuus parantui
Virheiden määrä vähentyi

Tietoa yrityksestä

Basware

Basware on juuriltaan suomalainen, mutta maailmanlaajuisesti johtava pilvipohjaisia SaaS -palveluja tarjoava organisaatio, joka on erikoistunut automatisoimaan taloushallinnon sekä hankinnan prosesseja toisille organisaatioille. Basware työllistää noin 1350 työntekijää 14 eri maassa.

Varaa ilmainen konsultaatio

Haluatko tietää, millaista hyötyä automaatio voisi luoda yrityksellesi? Kerro meille automaatiotarpeistasi, ja löydetään yhdessä oikea ratkaisu yrityksellesi.