CASO DE ÉXITO | SECTOR SERVICIOS

Basware tuvo una reducción en el trabajo rutinario ineficiente con RPA

Basware es una empresa global de SaaS que brinda servicios de administración financiera a miles de clientes corporativos. Dado que la empresa brinda servicios a numerosos clientes en varios países diferentes, los servicios también generan una gran cantidad de eventos. Para optimizar sus procesos de alto volumen, Basware comenzó a utilizar la robótica. Sisua Digital fue el socio de automatización de Basware desde sus primeros pasos para construir su modelo operativo RPA y brindar asesoramiento estratégico.

La colaboración se inició realizando un análisis de procesos de posibles objetivos de automatización en varias unidades diferentes de Basware. Como resultado del análisis de procesos, se identificaron más de cien casos de uso. Al principio, Sisua Digital también asesoraba en la selección y despliegue de tecnología. La utilización de la automatización se inició por primera vez mediante la construcción de proyectos piloto (Prueba de concepto), después de lo cual las automatizaciones se transfirieron a la producción.

La automatización ayudó a agilizar los procesos y reducir la carga de trabajo manual de los empleados

Las automatizaciones seleccionadas para la producción se centraron en la transferencia del trabajo manual monótono a los robots, la precisión de los datos y la minimización de errores. Se automatizaron los procesos en las distintas unidades de la organización: departamento de RRHH, atención al cliente y funciones de back-office.

Por ejemplo, en la unidad de servicio al cliente se automatizó la generación de reportes de uso del servicio. El robot genera un informe mensual sobre los servicios utilizados por los clientes y se lo envía al cliente. Debido a la gran base de clientes, se necesitaron muchos recursos de personal para crear estos informes y no fue posible enviar informes a todos los clientes a tiempo debido a su gran número. Al automatizar este proceso, todos los informes se pudieron enviar a tiempo y se eliminó del personal la molestia del trabajo manual anestésico.

El departamento de recursos humanos de Basware implementó automatizaciones relacionadas con los procesos de incorporación y salida de empleados. En ese momento, la organización empleaba a más de mil empleados en más de una docena de países diferentes. Basware quería optimizar los procesos relacionados con los empleados nuevos y salientes, ya que implican mucho trabajo rutinario repetitivo y lento. El robot agregó nuevos empleados a los diversos sistemas de la empresa y creó las identificaciones necesarias, además de agregar los derechos necesarios para los roles de los empleados y ordenó tarjetas de acceso para ellos. Para los trabajadores salientes, el robot eliminó los derechos y las identificaciones de los distintos sistemas. El robot también envió recordatorios a los gerentes de las medidas relacionadas con los empleados que salían. Con la automatización, se redujo el trabajo rutinario ineficiente, se mejoró la satisfacción laboral de los supervisores y la automatización simplificó el proceso de incorporación cuando no había necesidad de esperar por las identificaciones y los derechos de acceso.

Además, se automatizó la verificación de la información de contacto de los clientes en la función de back-office. El robot siempre verificaba la información más reciente de miles de clientes en los sitios de las juntas locales de registro y patentes en diferentes países. Con la automatización, la información estaba actualizada y, por ejemplo, las facturas se enviaban a las direcciones correctas. Además, la satisfacción del personal mejoró cuando los robots manejaron el trabajo manual que se consideraba aburrido.

El modelo operativo RPA creado para Basware guió el desarrollo interno de RPA y su utilización

Además del desarrollo de automatización, Sisua Digital capacitó a desarrolladores internos de RPA para Basware. También se elaboró una hoja de ruta de automatización para que la organización promueva el desarrollo. Para organizar el desarrollo de los procesos internos, se elaboró un Modelo Operativo RPA. El Modelo Operativo de RPA creado por Sisua Digital permitió proceder de manera ágil con el desarrollo de RPA y creó una plataforma y reglas sobre cómo se utiliza RPA dentro de la organización. En el modelo operativo, las responsabilidades del desarrollo se definieron de manera consistente con las prácticas operativas existentes de Basware. El modelo operativo también conectó la organización, la tecnología y los procesos y funciones internos.

Sisua Digital también realizó un proyecto de estrategia para la gerencia de Basware para explorar las implicaciones y el potencial de la robótica. El proyecto analizó cómo RPA afecta su negocio y cómo la organización podría prepararse para esos efectos. El proyecto de estrategia analizó el impacto de RPA en diferentes funciones comerciales y realizó recomendaciones basadas en él. El proyecto también incluyó un estudio de mercado y una revisión de tecnología, es decir, una evaluación de los proveedores de tecnología.

Lo que se logramos

Beneficios de la automatización

El trabajo manual monótono se transfirió a robots
Mejoró la satisfacción de los empleados
Rendimiento del proceso mejorado
Puntualidad de los datos
Precisión del proceso mejorada
Disminuyó el número de errores

Sobre la empresa

Basware

Basware es una organización global con raíces finlandesas. Es la organización líder que brinda servicios SaaS basados en la nube y se especializa en la automatización de la gestión financiera y los procesos de adquisición para otras organizaciones. Basware emplea aproximadamente a 1350 personas en 14 países diferentes.

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