- Asiakastarinat
- – AI, Laskujen käsittely, Logistiikka, Talous
- –
Posti tehostaa ostolaskujen käsittelyä älykkäällä automaatiolla
Paiju Koivula
Posti on panostanut vahvasti liiketoiminnan prosessien automaatioon hyödyntämällä RPA:ta ja AI:ta. Yrityksellä on digilähtöinen kulttuuri sekä vahva halu digitalisoida rutiineja. Rutiinien automatisoinnilla ja datan hyödyntämisen avulla Posti haluaa samalla oppia tehokkaampia tapoja työskennellä.
Postin, Sisua Digitalin ja Aito.ai:n yhteisessä hankkeessa automatisoitiin ostolaskujen tiliöinti tekoälyä hyödyntäen, Accounts Payable (AP) tiimin käyttöön sekä helpottamaan kaikkien ostolaskujen tarkastajien arkea. Automaation tuoman työajan säästön lisäksi tavoitteena oli lanseerata Postin Intelligent Automation -tiimille uusi generalisti-työkalu, Aito.ai älykäs tietokanta, sekä malli datavetoiseen automaatiotuotantoon riippumattomasti Postin Data Science -tiimin tuesta.
Postin tiimille, oli tärkeää ymmärtää miten ennustava tekoäly toimii ja minkälaisia päätöksiä se tekee. Sisua Digitalin ja Aito.ai:n tukea tarvittiin varsinkin opetusdatan määrittelyyn, virheprosenttien tulkintaan ja testien tekemiseen. Projektin yksi tavoite olikin luoda Postin tiimille malli ketterään datalla simuloimiseen, jotta tiimi voisi hyödyntää teknologiaa muihinkin prosesseihin.
Projektin myötä Posti pystyy monistamaan RPA + AI teknologiaa muihinkin liiketoiminnan prosesseihin
Ostolaskujen käsittelyprosessissa ohjelmistorobotti yhdessä Aito.ai:n tekoälyn kanssa lukee saapuvien laskujen tiedot, sekä ehdottaa neljää täytettävää kenttää: veroluokkaa, tiliöintiä, kustannuspaikkaa ja asiatarkastajaa. Ennustuksia tukee Aitoon syötetty opetusdata-massa, jossa on vastaavia valmiiksi täytettyjä laskuja viimeisen noin kuuden kuukauden ajanjaksolta.
Ratkaisun käyttäjille, eli Postin taloudelle, oli tärkeää ymmärtää miten ennustava tekoäly toimii ja minkälaisia päätöksiä se tekee. Sisua Digitalin ja Aito.ai:n tukea tarvittiin varsinkin opetusdatan määrittelyyn, virheprosenttien tulkintaan ja testien tekemiseen. Projektin yksi osatavoite olikin luoda Postin tiimille malli ketterään datalla simuloimiseen, jotta tiimi voisi hyödyntää teknologiaa muihin liiketoiminnan prosesseihin.
Aito osoittautui automaatiossa toimivaksi ratkaisuksi UiPath robotin kanssa, ja tästä projektista kertyneiden oppien perusteella seuraavien käyttötapausten toteutus on helpompaa.
Automaatio on vähentänyt Postin AP-tiimin työmäärää sekä tehostanut ostolaskujen tarkistusnopeutta. Ostolaskujen avaamiseen sekä oikeiden laskuntarkistajien lisäämiseen on käytetty vähemmän aikaa. Myös parantunut tietojen laatu on vähentänyt tarkistusten määrää prosessin loppuvaiheessa. Automaation tuloksena Postin työntekijöille on vapautunut työaikaa tuottavampaan työhön.
Automaatio vähentää työkuormaa ja parantaa tiedon laatua
Postin asettama testisimulaatio keräsi dataa ensin Aiton ennustuksista kuukauden ajan. Tämän simulaation aikana oli mahdollista todeta ennustuksille asetetut tarkkuusvaatimukset, jotka täyttivät odotukset – 95 prosentin tavoiteltu tarkkuus – minkä perusteella voitiin siirtyä tuotantoon. Alkuun tuotantoon vietiin yksi yritys ja muutama ostolaskutyyppi. Syksyn aikana automaation piiriin tullaan lisäämään uusia yrityksiä ja laskutyyppejä.
Ensimmäisessä tuotannon vaiheessa ostolaskuja on tullut prosessin käsiteltäväksi yli 7000 kappaletta. Aito:n ennustukset ovat olleet odotetulla tasolla. Veroluokan ennustamisen kattavuus ja tarkkuus ovat olleet lähes 100% luokkaa. Tiliöinnin ja kustannuspaikan kattavuus on ollut hyvä, 50-70% luokkaa, virhemarginaalien pysytellessä suunnitellussa 5 prosentissa. Laskuntarkistajan ennustuksen kattavuus oli odotetusti heikompi, johtuen kesäloman sijaisuuksista. Postin tavoitteena on nostaa ennusteiden onnistuminen yli 80 prosentin tasolle lähikuukausina kaikkien ennusteiden osalta.
Automaatio on vähentänyt Postin AP-tiimin työmäärää sekä tehostanut ostolaskujen tarkistusnopeutta. Ostolaskujen avaamiseen sekä oikeiden laskuntarkistajien lisäämiseen on käytetty vähemmän aikaa. Myös parantunut tietojen laatu on vähentänyt tarkistusten määrää prosessin loppuvaiheessa. Automaation tuloksena Postin työntekijöille on vapautunut työaikaa tuottavampaan työhön.
Lue lisää Postin digitalisaatiosta:
Lue tarina Postin digitaalisesta transformaatiosta Forbesista.
Keskeiset tulokset
- Postille kyvykkyys monistaa teknologiaa muihin liiketoiminnan prosesseihin
- Työntekijöiltä poistettu manuaalista rutiinityötä
- Työntekijöille jää enemmän aikaa mielekkääseen työhön
- Rutiinityötä säästyy päiviä kuukaudessa
- Toimintatapoja sekä tietoja on saatu yhtenäistettyä
Posti
Suomen johtava posti- ja logistiikka-alan yritys, Posti, tarjoaa laajalti erilaisia postin, logistiikan, rahdin sekä verkkokaupan palveluja. Postilla on Suomen kattavin palveluverkosto ja Posti asioi arkisin noin kolmen miljoonan kotitalouden ja yrityksen luona. Yritys työllistää noin 21 000 työntekijää ja toimii kahdeksassa maassa.
Ota yhteyttä myyntiin
Lähdetään yhdessä luomaan tuloksia AI-pohjaisella automaatiolla
Ajankohtaista
Varaa ilmainen konsultaatio
Haluatko tietää, millaista hyötyä AI-pohjainen automaatio voisi luoda yrityksellesi? Kerro meille automaatiotarpeistasi, ja löydetään yhdessä oikea ratkaisu yrityksellesi.