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Posti impulsa el procesamiento de facturas de compra con automatización inteligente
Paiju Koivula & Aleksi Hentunen
Posti evolucionó su estrategia de RPA incorporando machine learning como una nueva capacidad dentro de su ecosistema de automatización. Gracias a la integración de la inteligencia artificial de Aito con robots de software, la compañía logró avanzar hacia la automatización inteligente sin depender directamente del equipo de Data Science.
El resultado es su primera solución ya desplegada en producción, encargada de procesar mensualmente miles de facturas digitales de compra de manera autónoma, continua y eficiente.
Como el mayor operador postal de Finlandia, Posti entrega diariamente cientos de miles de paquetes y cartas a lo largo de todo el país. Sin embargo, detrás de esta operación logística existe una compleja red de procesos que hacen posible su funcionamiento, razón por la cual la automatización se ha convertido en un pilar fundamental para la compañía durante los últimos años.
Con el objetivo de optimizar sus operaciones, el equipo de Automatización Inteligente de Posti trabaja en la automatización de diversos procesos de negocio dentro de la organización. Ahora, gracias a una herramienta de inteligencia artificial de propósito general, el equipo puede abordar incluso procesos más complejos sin necesidad de pasar por el flujo tradicional del equipo de Data Science.
El uso de la inteligencia artificial de Aito junto con la robótica de software ha permitido a Posti desarrollar automatizaciones inteligentes de forma independiente al equipo de Data Science. Su primera implementación ya está operativa en producción, procesando incansablemente facturas digitales de compra cada mes.”
Procesamiento de facturas de compra
Mediante el uso de Aito.ai en colaboración con Sisua Digital, Posti logró automatizar su proceso de gestión de facturas de compra, un desafío que anteriormente no era viable abordar mediante métodos tradicionales.
La gestión de nuevas facturas cada mes requiere tomar múltiples decisiones cognitivas. Cada factura digital debe ser:
- Asignada al revisor correspondiente.
- Imputada al centro de costo adecuado.
- Clasificada dentro de la categoría correcta.
- Corregida en caso de contener información faltante.
Para visualizar el desafío, utilizando datos simulados, así se ve una nueva factura al ingresar al sistema. Los campos vacíos deben completarse seleccionando los valores correctos.
Ahora, el proceso está automatizado mediante un robot de software desarrollado en UiPath, que interactúa con Aito. El robot lee la información de cada nueva factura y solicita a Aito predecir los valores correctos.
La automatización reduce la carga de trabajo del equipo de Cuentas por Pagar de Posti y, al mismo tiempo, acelera la revisión de facturas. Como resultado, el equipo puede ahora enfocarse en tareas más productivas.”
Lanzamiento del robot
Durante un mes, el robot operó en paralelo con el proceso manual existente, registrando todas las predicciones realizadas por Aito para su posterior evaluación. En esta etapa de simulación, los resultados alcanzaron el nivel de precisión requerido del 95%, definido por el equipo de dirección del proyecto, lo que permitió aprobar su paso a producción.
La primera versión de la automatización contempla una entidad legal y algunos tipos específicos de facturas de compra. Durante los próximos meses, Posti continuará ampliando el alcance de la solución, incorporando más compañías y nuevos tipos de facturas.
En la primera fase de producción, ya se han procesado más de 7.000 facturas de compra. Las predicciones realizadas por Aito han alcanzado los niveles esperados, destacando especialmente la predicción de categorías tributarias, cuya cobertura y precisión se han acercado al 100%.
La cobertura de predicción contable y de centros de costo también ha mostrado buenos resultados, alcanzando rangos entre 50% y 70% y manteniendo el margen de error permitido del 5%. Por otro lado, la precisión en la asignación del revisor de facturas estuvo por debajo de las expectativas iniciales debido a los reemplazos internos durante el período de vacaciones de verano. Posti busca incrementar progresivamente el volumen procesado y elevar la precisión de todas las predicciones por sobre el 80% durante los próximos meses.
La automatización reduce la carga operativa del equipo de Cuentas por Pagar de Posti y acelera la revisión de facturas, permitiendo que sus colaboradores puedan enfocarse en actividades de mayor valor. Más importante aún, esta iniciativa entrega al equipo de RPA de Posti la capacidad de replicar esta tecnología en una amplia variedad de procesos de negocio.
Tras una primera etapa de aprendizaje, los desarrolladores de RPA de Posti encontraron que Aito es una herramienta sencilla de utilizar e integrar junto con las funcionalidades estándar de UiPath.
Posti y su transformación digital: una historia que llegó a la prensa
Beneficios clave
- Posti ahora cuenta con la capacidad de replicar esta tecnología en otros procesos de negocio
- Se eliminó el trabajo rutinario y repetitivo de los colaboradores
- Los colaboradores disponen de más tiempo para actividades de mayor valor
- Se han ahorrado días completos de trabajo operativo
- Los procedimientos y la información han sido estandarizados
Posti
Posti, la principal empresa postal y logística de Finlandia, ofrece una amplia gama de servicios postales, logísticos, de transporte de carga y comercio electrónico. La compañía cuenta con la red de servicios más extensa del país y atiende diariamente a cerca de tres millones de hogares y empresas durante los días hábiles. Posti emplea aproximadamente a 21.000 personas y opera en ocho países.
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