ASIAKASTARINA | KAUPAN ALA
Kekäle hyödyntää koneoppimista laskujen käsittelyssä
Jaa:
Suomalaisen vaateliikkeen Kekäleen toiminta on kasvanut vauhdikkaasti, mikä nosti esille tarpeen tehostaa yrityksen ostolaskujen käsittelyä. Vähentääkseen lisääntynyttä manuaalista työkuormaa, Kekäle valitsi Sisua Digitalin rakentaman älykkään automaation ratkaisun. Automaatio on poistanut 85 % prosessiin liittyvästä manuaalisestä työstä sekä parantanut prosessin laatua.
Kekäleen voimakas kasvu ja myymälöiden lisääntyminen kasvattivat taloushallinnossa käsiteltävien laskujen määrää. Lisäksi Kekäleen taloushallinto oli alkanut allokoimaan kuluja tarkemmin. Kasvusta ja uudesta allokoinnista johtuen manuaalinen työmäärä ostolaskujen käsittelyssä oli lisääntynyt huomattavasti. Yrityksen käyttämä laskunhallintajärjestelmä ei ollut myöskään vastannut Kekäleen yksilöllisiin tarpeisiin. Ostolaskujen käsittelyä haluttiin tehostaa, ja ratkaisuksi kehitettiin älykäs automaatio, joka hyödyntää koneoppimista.
Sisua Digitalin toteuttama robotti lukee laskunhallintajärjestelmään syötetyt laskut sekä määrittelee minne laskut kohdistetaan. Osa laskuista saapuu järjestelmään sähköisinä ja osa paperisina, jotka laskunhallintajärjestelmä skannaa pdf-tiedostoiksi. Nämä pdf-tiedostot robotti tunnistaa kuvasta tekstimuotoon käyttäen koneoppimista eli OCR-teknologiaa (Optical Character Recognition).
Myös laskujen kohdistamisessa on käytetty kevyttä koneoppimista: automaatiota luodessa kerättiin testilaskuja, joiden pohjalta luotiin säännöstö. Näiden sääntöjen perusteella robotti pystyy osoittamaan laskut oikeiksi.
Älykäs automaatio hoitaa valtaosan laskujen käsittelystä, parantaa prosessin tarkkuutta sekä paikkailee laskujärjestelmän puutteita
Taloushallinnon aputyökaluksi kehitetty robotti hoitaa nyt pääosan ostolaskuista, jotka aiemmin käsiteltiin manuaalisesti.
Robotin mahdollistama tarkkuus lisää myös prosessin toimintavarmuutta. Robotti tarkastaa asiat, jotka saattaisivat jäädä ihmisiltä huomaamatta ja raportoi, jos joku asia on pielessä. Robotilla paikkailtiin lisäksi laskunhallintajärjestelmän puutteita: se korjaa järjestelmän tulkintavirheet sekä sille on luotu järjestelmään erikoissääntöjä tiettyjen toimittajien osalta. Näin automaatiolla voidaan vastata Kekäleen yksilöllisiin tarpeisiin paremmin.
Robotti käsittelee päivittäiset laskut noin tunnissa, kun aiemmin käsittelyyn meni noin kolme tuntia. Robotti myös tasaa työkuormaa kausivaihtelujen aiheuttamien ruuhkapiikkien aikana. Samalla robotti raportoi laskujen määristä, mikä mahdollistaa ennakoivan suunnittelun.
Automaatioprojekti suunnittelupöydältä käyttöön kolmessa viikossa
Projektin kehitys oli ketterää ja automaatio saatiin nopeasti tuotantoon. Robotti alkoi käsittelemään laskuja jo kolmen viikon sisällä suunnittelun aloituksesta. Tämän jälkeen prosessia on iteratiivisesti kehitetty jatkuvan palvelun aikana.
”Palvelun käyttöönotto sujui hyvin vaivattomasti. Olemme saaneet kehitettyä palvelua koko ajan paremmaksi aina tarpeiden mukaan ja robotin työnjälkeä on helppo seurata. Suurin osa laskuista menee nyt automaattisesti eteenpäin eikä vaadi manuaalista käsittelyä. Tämä on vapauttanut paljon työaikaa yksitoikkoisesta laskujen tallennuksesta muihin mielekkäämpiin työtehtäviin” kuvailee Elisa Huotari Kekäleen taloushallinnosta.
Sisuan palvelualusta Kekäleelle mahdollistaa prosessiautomaation laajentamisen saumattomasti seuraaviin kohteisiin, kuten tilauskäsittelyyn ja varastonhallintaan.
Kirjoittaja: Paiju Koivula
HALUATKO KUULLA LISÄÄ? OTA YHTEYTTÄ
Mitä automaatiolla saavutettiin
Automaation hyödyt
- Manuaalinen työkuorma vähentynyt 85%
- Työntekijöille vapautunut aikaa mielekkäämpiin tehtäviin
- Prosessin tarkkuus parantunut
- Virheiden määrä vähentynyt
- Automaatio paikkaa laskujärjestelmän puutteita
- Robotti tasaa piikkiluontoista työkuormaa
- Automaatio parantaa tilastointia
Tietoa yrityksestä
Kekäle
Kekäle on vuonna 1957 perustettu suomalainen vaateliike, joka työllistää yli 140 ihmistä. Yrityksellä on 11 myymälää valtakunnallisesti sekä verkkokauppa, joista se palvelee yli 200 000 asiakasta vuosittain. Dynaaminen kasvuyritys keskittyy laadukkaisiin ja kestäviin vaatteisiin pikamuodin sijaan. Digitalisaatio nähdään yrityksessä koko myymäläverkkoa tukevana toimintana.
Varaa ilmainen konsultaatio
Haluatko tietää, millaista hyötyä älykäs automaatio voisi luoda yrityksellesi? Kerro meille automaatiotarpeistasi, ja löydetään yhdessä oikea ratkaisu yrityksellesi.
AJANKOHTAISTA
Lue lisää mitä Sisualla, ohjelmistorobotiikan sekä tekoälyn saralla tapahtuu.
