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Cómo Kekäle automatizó su procesamiento de facturas mediante machine learning
Paiju Koivula
La tienda de ropa finlandesa Kekäle ha experimentado un rápido crecimiento en su negocio, lo que generó la necesidad de acelerar el procesamiento de sus facturas de compra. Para reducir la creciente carga de trabajo manual, Kekäle optó por una solución de automatización inteligente desarrollada por Sisua Digital. Esta solución ha eliminado el 85% del trabajo manual asociado al proceso y ha mejorado su calidad.
El fuerte crecimiento de Kekäle y la expansión de sus tiendas incrementaron la cantidad de facturas procesadas en su administración financiera. Además, la administración financiera de Kekäle había comenzado a imputar los gastos de manera más precisa. Debido al crecimiento y a este nuevo esquema de imputación, la carga de trabajo manual en el procesamiento de facturas de compra aumentó de forma significativa. El sistema de gestión de facturas utilizado por la empresa tampoco satisfacía sus necesidades particulares. Querían agilizar el procesamiento de las facturas de compra, y la solución desarrollada para ello fue una automatización inteligente que utiliza aprendizaje automático.
El robot implementado por Sisua Digital lee las facturas ingresadas en el sistema de gestión de facturas y determina hacia dónde se dirigen. Parte de las facturas se envían al sistema electrónicamente y otra parte en formato papel, las cuales el sistema de gestión de facturas escanea en archivos PDF. Estos archivos PDF son reconocidos por el robot pasando de formato de imagen a texto mediante aprendizaje automático o tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
El aprendizaje automático también se ha utilizado en la imputación de facturas: al momento de crear la automatización, se recopilaron facturas de prueba a partir de las cuales se generó un conjunto de reglas. Con base en estas reglas, el robot es capaz de validar que las facturas sean correctas.
La solución de automatización ha eliminado el 85% del trabajo manual asociado al proceso y ha mejorado la calidad del mismo.”
La solución procesa la mayoría de las facturas, mejora la precisión del proceso y suple las deficiencias del sistema de facturación
Desarrollado como un asistente virtual para el departamento de administración financiera, el robot gestiona ahora la mayor parte de las facturas de compra que antes se procesaban manualmente.
La precisión que aporta el robot también incrementa la confiabilidad del proceso. El robot verifica detalles que podrían pasar desapercibidos para los humanos y reporta si algo está mal. Además, subsanó las deficiencias del sistema de gestión de facturas: corrige errores de interpretación del sistema y ha creado reglas especiales para determinados proveedores. De esta manera, la automatización se adapta mejor a las necesidades particulares de Kekäle.
El robot procesa las facturas diarias en aproximadamente una hora, cuando antes de la automatización tomaba cerca de tres horas. Asimismo, equilibra la carga de trabajo durante los períodos pico provocados por las variaciones estacionales. Al mismo tiempo, el robot informa sobre el volumen de facturas, lo que permite una planificación proactiva.
La implementación del servicio fue muy fluida. Hemos ido mejorando el servicio de forma continua según nuestras necesidades y resulta fácil hacer el seguimiento del trabajo del robot. La mayoría de las facturas ahora avanzan automáticamente y no requieren procesamiento manual. Esto ha liberado mucho tiempo de trabajo, pasando del almacenamiento monótono de facturas a otras tareas más significativas.”
La automatización se implementó en un plazo de tres semanas a partir del inicio del diseño del proyecto
El desarrollo del proyecto fue ágil y la automatización se llevó rápidamente a producción. El robot comenzó a procesar facturas en un plazo de tres semanas a partir del inicio de la planificación del proyecto. Desde entonces, el proceso se ha ido desarrollando de forma iterativa bajo un servicio continuo.
“La implementación del servicio fue muy fluida. Hemos ido mejorando el servicio de forma continua según nuestras necesidades y resulta fácil hacer el seguimiento del trabajo del robot. La mayoría de las facturas ahora avanzan automáticamente y no requieren procesamiento manual. Esto ha liberado mucho tiempo de trabajo, pasando del almacenamiento monótono de facturas a otras tareas más significativas”, afirma Elisa Huotari, del departamento de Administración Financiera de Kekäle.
La plataforma de servicios de Sisua para Kekäle permite extender la automatización de procesos de manera fluida a nuevos objetivos, tales como el procesamiento de pedidos y la gestión de inventario.
Beneficios clave
La carga de trabajo manual se redujo en un 85%
Se liberó tiempo para tareas más significativas
Se mejoró la precisión del proceso
Se redujo el número de errores
Se subsanaron las deficiencias del sistema de facturación
Se alivia la carga de trabajo durante la temporada alta
La automatización mejora las estadísticas
Kekäle
Kekäle es una tienda de ropa finlandesa fundada en 1957 que emplea a más de 140 personas. La empresa cuenta con 11 tiendas a nivel nacional, así como con una tienda en línea desde la cual atiende a más de 200.000 clientes al año. Esta dinámica compañía en crecimiento se enfoca en prendas duraderas y de calidad en lugar de la moda rápida (*fast fashion*). La digitalización se concibe en la empresa como un impulso que respalda a toda su red de tiendas.
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