CASO DE ÉXITO | SECTOR MINORISTA
Kekäle utiliza machine learning en el procesamiento de facturas
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La tienda de ropa finlandesa Kekäle ha hecho crecer su negocio rápidamente, generando la necesidad de acelerar el procesamiento de las facturas de compra. Para reducir el trabajo manual, Kekäle eligió usar herramientas de automatización inteligente desarrolladas por Sisua Digital. La automatización eliminó un 85% del trabajo manual asociado al proceso, aumentando la calidad del proceso.
El fuerte crecimiento de Kekäle y la expansión de sus tiendas aumento la cantidad de facturas que tienen que ser procesadas por el departamento de finanzas. Además, el área de administración y finanzas empezó a asignar de manera más responsable sus recursos junto con optimizar sus gastos. Debido a este crecimiento y asignaciónde recursos, la carga de procesamiento de tareas manuales aumento significativamente. El sistema de gestión de facturas usado por la compañía no satisfacía las demandas individuales de Kekäle. Necesitaban agilizar el procesamiento de las facturas, y para esto se desarrolla una solución de automatización inteligente que utiliza machine learning.
El robot implementado por Sisua Digital lee las facturas ingresadas en el sistema y determina a quién van dirigidas. Algunas de estas facturas son enviadas electrónicamente, pero otras en papel para luego ser escaneadas al sistema como un archivo PDF. Estos archivos pdf luego son reconocidos por el robot y convertidos desde una imagen a texto usando machine learning o tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres por sus siglas en inglés).
Machine learning también ha sido usado en la asignación de facturas: cuando la automatización fue creada, facturas de prueba fueron recolectadas, y en base a esto las reglas de negocio fueron elaboradas. Según estas reglas, el robot puede corroborar que las facturas son correctas.
La solución de automatización inteligente procesa la mayoría de las facturas, mejora la precisión del proceso y corrige las deficiencias del sistema de facturación
Desarrollado como un asistente virtual para el departamento de administración financiera, el robot ahora maneja la mayoría de las facturas de compra que antes eran procesadas de manera manual.
La precisión que trae el robot también aumenta la confiabilidad del proceso. El robot busca cosas que podrían no ser notadas por un ojo humano y reporta si es que encuentra algo extraño. El robot también corrigió las deficiencias del sistema de gestión de facturas: corrige errores de interpretación del sistema y ha creado reglas especiales para ciertos proveedores. De esta forma la automatización satisface de mejor manera los requerimientos de Kekäle.
El robot procesa las facturas diarias en aproximadamente una hora, reduciendo el tiempo del proceso total en 2 horas (antes tomaba 3). El robot también equilibra la carga de trabajo en temporada alta generado por estacionalidades. Al mismo tiempo, el robot reporta el número de facturas entrantes, permitiendo una planificación proactiva.
La automatización fue implementada en 3 semanas desde el comienzo del diseño del proyecto
El desarrollo de proyecto fue ágil y la automatización fue rápidamente llevada a producción. El robot comenzó a procesar facturas después de 3 semanas desde la creación y planificación del proyecto. Desde entonces, el proceso ha ido mejorando de manera iterativa mediante un servicio continuo.
“La implementación del servicio fue muy fluida. Hemos gestionado el desarrollo del servicio de manera óptima, cumpliendo con nuestras necesidades y es fácil seguir el trabajo del robot. La mayoría de las facturas avanzan automáticamente y no requieren procesamiento manual. Esto ha liberado mucho tiempo de trabajo monótono para ser usado en trabajos de mayor valor” afirma Elisa Huotari del departamento de administración y finanzas de Kekäle.
La plataforma de servicios de Sisua para Kekäle permite que la automatización de procesos se extienda a otros objetivos del negocio, como lo son procesamiento de ordenes de compra o manejo de inventario.
Autora: Paiju Koivula
Lo que se logramos
Beneficios de la automatización
- Trabajo manual fue reducido en un 85%
- Liberación de tiempo de los empleados para tareas de mayor valor
- Aumento en precisión del proceso
- Disminución de la cantidad de errores
- La automatización logra cubrir las deficiencias del sistema contratado de facturación
- El robot equilibra la carga de trabajo en temporada alta
- La automatización mejora las estadísticas y KPI de la empresa
Sobre la empresa
Kekäle
Kekäle es una compañía finlandesa de ropa fundada en 1957 empleando a más de 140 personas. La compañía tiene 11 tiendas a nivel nacional como también una tienda online, desde donde compran más de 200,000 clientes anualmente. La compañía se enfoca más en calidad y durabilidad del producto en vez de moda rápida (fast-fashion). La digitalización se considera como un esfuerzo que busca soportar toda la red de tiendas de la empresa.
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