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Administer Group agiliza sus servicios digitales con la automatización
Paiju Koivula
Especializado en servicios financieros digitales y de nómina, consultoría y software, el Grupo Administer lleva varios años utilizando la automatización para mejorar la productividad y elevar la satisfacción de sus clientes y empleados. Sisua Digital y el Grupo Administer comenzaron su colaboración cuando el grupo buscaba un servicio de mantenimiento para su producción de automatización. La automatización y los robots de software seguirán siendo considerados una parte fundamental de su negocio integral en el futuro.
El Grupo Administer está compuesto por cinco empresas especializadas: Administer Plc ofrece servicios modernos de gestión financiera digital, Adner Oy se enfoca en procesos financieros para grandes clientes, Kuntalaskenta Oy atiende de forma particular a municipios y comunidades, EmCe Solution Partner Oy presta servicios de software de gestión financiera y de nómina, y Silta Oy ofrece servicios de gestión de nómina y recursos humanos. El grupo cuenta con más de 600 profesionales del área financiera.
«Llevamos varios años utilizando la automatización de forma sistemática. Todo empezó cuando comenzamos a evaluar cómo ahorrar tiempo a los empleados y experimentamos ajustando la planificación del trabajo en busca de soluciones para ganar eficiencia. Queríamos apoyarnos en la robótica para eliminar las tareas manuales», señala Jukka Iivonen, director de TI (CIO) del Grupo Administer.
«En las áreas de finanzas y recursos humanos existen numerosos procesos que implican el manejo manual de documentos. Cuando este tipo de labor es repetitiva y la realizan muchas personas, resulta extremadamente demandante en términos de tiempo. En estos casos, es indispensable analizar cómo eliminar o automatizar dicho trabajo», añade Iivonen.
La automatización se utiliza en múltiples áreas de la organización, como finanzas, nómina y servicio al cliente, contando actualmente con un volumen significativo de automatizaciones en producción.
«La automatización se aplica principalmente en el procesamiento de documentos: desde la extracción de información en un origen A y su traslado a un destino B, hasta la generación de comprobantes de pago mediante la consolidación de datos provenientes de distintas fuentes para su posterior integración en otro proceso. Asimismo, la transferencia de documentos al sistema de archivo se realiza mediante un robot», explica Jari Korpela, gerente de sistemas en Silta Oy.
«La automatización también optimiza el tiempo dedicado a la generación de informes: el reporte mensual estandarizado ya se encuentra automatizado para ciertos clientes. Definimos los parámetros requeridos y el robot se encarga de consolidar los datos necesarios en archivos CSV», continúa Korpela.
«Los robots también procesan la información entrante, recibida por ejemplo vía correo electrónico, clasificando su contenido y determinando su flujo de envío correspondiente», agrega Iivonen.
«En la interacción con el cliente, los robots reciben certificados que ingresan a través de nuestro portal web o por correo electrónico. Los clientes no ven al robot operar tras bambalinas, pero la robótica agiliza el servicio al operar de manera ininterrumpida, a diferencia de la jornada humana de ocho horas. Gracias a este trabajo continuo las 24 horas del día, los colaboradores encuentran las tareas avanzadas y listas para su revisión al iniciar la mañana», concluye Iivonen.
Forma parte de la totalidad de nuestro negocio: la automatización mejora nuestra productividad y la eficiencia del trabajo especializado. Elimina la necesidad de contratar más personal para realizar rutinas repetitivas, ofrece los mismos resultados y permite que el equipo se concentre en tareas de mayor valor agregado. En términos de rentabilidad, el impacto de la automatización es sumamente significativo”.
Los robots se encargan de las tareas rutinarias y monótonas, incrementan la confiabilidad operativa y agilizan la atención al cliente
Garantizar el máximo rendimiento de los robots: el compromiso de Sisua
El robot agiliza la atención al cliente al operar de manera ininterrumpida, a diferencia de la jornada humana de ocho horas. Gracias a este trabajo continuo las 24 horas del día, los colaboradores encuentran las tareas avanzadas y listas en sus escritorios para trabajar en ellas por la mañana”
Una alianza de éxito: la robótica como pilar estratégico en el futuro del Grupo Administer
«La cooperación del día a día funciona realmente bien. Los tickets de soporte se gestionan e investigan con rapidez, y estamos muy conformes con las reuniones mensuales de seguimiento. Nos otorgan una visión clara de lo sucedido en el mes anterior y del nivel de rendimiento en el que están operando los procesos. Además, Sisua nos presenta de forma proactiva sus propias propuestas de mejora», señala Korpela.
«La colaboración ha sido fluida y sencilla; funciona de manera óptima en todos los niveles», coincide Iivonen.
«Un aspecto destacado es la continuidad operativa: a pesar de haber tenido cambios en las personas de contacto, cada vez que un nuevo integrante se ha sumado al equipo, hemos podido retomar el trabajo directamente en el punto exacto donde quedó la persona anterior», destaca Korpela.
La automatización se consolida como un pilar estratégico para el desarrollo de negocio y la transformación digital del Grupo Administer de cara al futuro.
«Evaluamos constantemente nuevos procesos donde podamos integrar la robótica», indica Iivonen.
«Sin duda, la automatización continuará desempeñando un rol clave en la mejora de la rentabilidad, la satisfacción de nuestros colaboradores y la excelencia en el servicio al cliente», concluye Iivonen.
Beneficios clave
Rendimiento y confiabilidad de automatización optimizados
Mantenimiento de robots estandarizado y armonizado
Monitoreo y supervisión de mantenimiento mejorados
Soporte de Sisua y mejores prácticas para el desarrollo
Paquete de servicios rentable y eficiente en costos
Seguimiento y detección de errores en tiempo real
Administer Group
El Grupo Administer es una empresa finlandesa fundada en 1985 que ofrece servicios financieros y de nómina, consultoría y soluciones de software. Su cartera de clientes abarca organizaciones de todos los tamaños, desde pequeñas y medianas empresas hasta grandes corporaciones y municipios. El objetivo del grupo es transformar el mercado de servicios de gestión financiera mediante el desarrollo de nuevas tecnologías y soluciones innovadoras. En términos de facturación, se sitúa como uno de los principales proveedores de servicios de gestión financiera, recursos humanos y nómina en Finlandia. En 2021, el grupo alcanzó una facturación de 42 millones de euros y contó con una fuerza laboral cercana a los 600 profesionales del área financiera.
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