CASO DE ÉXITO | SERVICIOS FINANCIEROS
Administer Group agiliza sus servicios digitales con la automatización
Especializado en servicios financieros digitales y de nómina, consultoría y software, el Grupo Administrar ha estado utilizando la automatización durante varios años para mejorar la productividad y aumentar la satisfacción de los clientes y empleados. Sisua Digital y Administer Group comenzaron su cooperación cuando el grupo buscaba un servicio de mantenimiento para su producción de automatización. Los robots de automatización y software también seguirán siendo vistos como una parte importante de su negocio general en el futuro.
El grupo de administración ya es un usuario experimentado de la tecnología de automatización: la organización tiene un largo historial de uso de RPA para mejorar la productividad y ahorrar horas de trabajo.
Administer Group consta de cinco empresas especializadas: Administer Plc ofrece modernos servicios de gestión financiera digital, Adner Oy se centra en procesos financieros para grandes clientes, Kuntalaskenta Oy atiende a municipios y comunidades en particular, EmCe Solution Partner Oy proporciona servicios de software de gestión financiera y de nómina, y Silta Oy ofrece servicios de gestión de nóminas y recursos humanos. El grupo emplea a más de 600 profesionales financieros.
"Llevamos varios años utilizando sistemáticamente la automatización. Todo comenzó cuando empezamos a pensar en cómo ahorrar tiempo a los empleados y experimentamos con la sincronización de nuestro trabajo para buscar soluciones que hicieran el trabajo más eficiente. Queríamos utilizar la robótica para eliminar el trabajo manual", dice Jukka Iivonen, CIO de Administer Group.
"Hay muchas tareas en los procesos de finanzas y recursos humanos que involucran el manejo manual de documentos. Si este tipo de trabajo es repetitivo y lo realizan muchas personas, los empleados consumen mucho tiempo. En esos casos, debe pensar en cómo eliminar o automatizar este tipo de trabajo", continúa Iivonen.
La automatización se utiliza en toda la organización en varias funciones, por ejemplo, en finanzas, nómina y servicio al cliente. Actualmente hay varias automatizaciones en producción.
"La automatización se utiliza para procesar documentos: cuando los documentos se recuperan de la ubicación A y se mueven a la ubicación B. O si, por ejemplo, los documentos de pago se deben realizar combinando datos de varias ubicaciones diferentes y se almacenan en otro proceso. Los documentos también se transfieren al sistema de archivo usando un robot", explica Jari Korpela, administrador del sistema en Silta Oy.
"La automatización también ahorra el tiempo que se emplea en los informes: por ejemplo, los informes mensuales estandarizados se han automatizado para algunos clientes. Podemos definir los parámetros para los informes y el robot coloca los datos necesarios en archivos csv", continúa Korpela.
"Los robots también procesan los datos que nos llegan, que pueden enviarse por correo electrónico, por ejemplo, y clasifican a qué se refieren los datos y dónde se reenviarán", agrega Iivonen.
"Los robots que interactúan con clientes reciben certificados que llegan a nuestro servicio web o por correo electrónico. Sin embargo, los clientes no ven al robot recibiendo los certificados y haciendo su magia. El robot acelera el servicio al cliente al trabajar sin parar, mientras que los humanos solo trabajan 8 horas al día. Con el robot trabajando sin descanso las 24 horas, los empleados tienen preparado trabajo en sus escritorios listas para trabajar por la mañana", continúa Iivonen.
Los robots se encargan de las tareas de rutinaria mundanas, aumentan la confiabilidad operativa y aceleran el servicio al cliente
La automatización hace que el trabajo sea más significativo cuando los empleados no tienen que realizar las tareas monótonas y robóticas.
"Nuestras automatizaciones procesan grandes cantidades de datos, por lo que los volúmenes son altos. Los robots facilitan la vida cotidiana y eliminan mucho trabajo manual de las listas de tareas de muchas personas", afirma Iivonen.
"RPA también nos permite obtener la información correcta en el momento adecuado. Cuando los informes llegan durante la noche, los empleados pueden tenerlos listos para procesar a primera hora de la mañana", dice Korpela.
La automatización también aumenta la confiabilidad operativa.
"Cuando hay muchas rutinas estándar repetitivas, existe un alto riesgo de error humano. O si una persona está ausente por licencia médica, por ejemplo, es posible que no se haga el trabajo. El trabajo manual implica riesgos humanos", explica Iivonen.
“Las automatizaciones enviarán alarmas si no funcionan. Cuando una persona no hace una tarea o comete un error, no hay alarmas. Cuando una automatización comete un error, habrá una notificación”, agrega Iivonen.
La robótica es una parte integral del negocio de Administer Group y su desarrollo.
"Es parte de todo nuestro negocio: la automatización mejora nuestra productividad y la eficiencia del trabajo especializado. Elimina la necesidad de contratar a más personas para realizar rutinas repetitivas, produce los mismos resultados y permite que las personas se concentren en un trabajo de mayor valor agregado. En términos de rentabilidad, la automatización tiene un efecto significativo", dice Iivonen.
"El servicio al cliente también es más rápido y fluido y, a la larga, esto tiene un impacto en la satisfacción de nuestros clientes y en cómo obtenemos nuevos clientes", continúa Iivonen.
La responsabilidad de Sisua es asegurarse de que los robots funcionen lo mejor posible para el propósito para el que fueron creados
Sisua Digital y Administer Group comenzaron a trabajar juntos a finales de 2021.
"Necesitábamos cambiar nuestro socio de servicio y nos encontramos con Sisua como un consejo a través de un contacto. Sisua ahora mantiene nuestras automatizaciones y nos brinda resolución de problemas y desarrollo para automatizaciones existentes y automatizaciones nuevas. El trabajo de Sisua es garantizar que los robots funcionen tan bien como posible", dice Iivonen.
"La migración del proveedor antiguo a Sisua ha ido muy bien. Sisua ha sido proactivo al señalar cosas a las que debemos prestar atención o corregir y al presentar opciones alternativas. También han señalado problemas con los robots, por qué no funcionan tan bien como se esperaba y cómo podrían desarrollarse aún más", continúa Iivonen.
Sisua Digital sugirió cambiar la tecnología OCR de Administer porque la tecnología existente no funcionaba lo suficientemente bien.
"Teníamos problemas con nuestra tecnología OCR. Comprobamos en los informes mensuales que el robot no podía procesar todos los documentos y entraban en error, es decir, la tecnología no interpretaba el documento como texto. Entonces Sisua nos sugirió que cambiáramos el ABBY por la visión de Google y eso ha mejorado la situación", dice Iivonen.
Con el servicio de mantenimiento proporcionado por Sisua Digital, el seguimiento de las automatizaciones ha mejorado y el mantenimiento se ha armonizado. Sisua ha migrado las automatizaciones a la plataforma UiPath Orchestrator, lo que facilita la supervisión. El cambio a la nueva plataforma también permite detectar errores en tiempo real.
"Por ejemplo, en comparación con hace un año, sabemos mejor cómo funcionan los robots. Los informes han mejorado mucho y se mejoran constantemente; solo estábamos discutiendo cómo podríamos llevarlo aún más lejos", confirma Iivonen.
"Constantemente evaluamos mejoras y se implementan de manera continua y si se identifica algún desafío, buscamos activamente cómo podemos mejorar", agrega Korpela.
"El paquete de servicios también es más costo eficiente que la solución anterior", afirma Iivonen.
La cooperación ha sido exitosa y la robótica se considera una parte crítica de las operaciones de Administer Group también en el futuro
"La cooperación diaria va muy bien. Los tickets se liquidan e investigan rápidamente. Estamos satisfechos con las reuniones de servicio mensuales. Nos dan una visión general de lo que sucedió en el mes anterior y nos muestran en qué nivel están los procesos Sisua también nos presenta sus propias ideas sobre lo que podríamos desarrollar", dice Korpela.
"La cooperación ha sido directa y fácil; funciona bien en todos los niveles", coincide Iivonen.
"Una de las cosas que se destaca es que hemos tenido algunos cambios de personas de contacto. Pero cada vez que una nueva persona se incorpora, hemos podido continuar la cooperación directamente desde donde la dejamos con la persona anterior", Korpela. estados
La automatización también se considera una parte importante del desarrollo comercial y la transformación digital de Administer Group en el futuro.
"Evaluamos constantemente si hay nuevos objetivos en los que se pueda usar la robótica", dice Iivonen.
"Sin duda, la automatización seguirá desempeñando un papel importante en la mejora de la rentabilidad, la satisfacción de los empleados y el servicio al cliente", concluye Iivonen.
Autora: Paiju Koivula
Lo que se logramos
Beneficios del servicio de mantenimiento
- Optimización del rendimiento y la fiabilidad de la automatización
- Mantenimiento armonizado de robots
- Monitoreo de mantenimiento mejorado
- Soporte Sisua y mejores prácticas para el desarrollo
- Paquete de servicios rentable
- Seguimiento de errores en tiempo real
Sobre la empresa
Administer Group
The Administer Group es una empresa finlandesa establecida en 1985 que brinda servicios financieros y de nómina, servicios de consultoría y servicios de software. Sus clientes incluyen organizaciones de todos los tamaños, desde pymes hasta grandes corporaciones y municipios. El objetivo del grupo es reformar el mercado de servicios de gestión financiera mediante el desarrollo de nuevas tecnologías y nuevas soluciones. En términos de volumen de negocios, es uno de los mayores proveedores de servicios de gestión financiera y servicios de recursos humanos y nómina en Finlandia. En 2021, su facturación fue de 42 millones de euros y emplearon a unos 600 profesionales financieros.
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