Artikkeli | 4.1.2022

Tietotyön murros: Näin robotit helpottavat työntekijöiden arkea

Jaa

Tietotyön murros on ollut kuuma puheenaihe liike-elämässä jo jonkin aikaa. Aihe on aiheuttanut joissakin epävarmuutta ja jopa pelkoa – vievätkö robotit työpaikkamme?

Miten tietotyö muuttuu?

Muutosta ohjaavat teknologia, digitalisaatio ja organisaatioiden tarve parantaa tehokkuutta, kehittää kilpailuetua sekä varmistaa toiminnan ketteryys. Jatkuva teknologinen innovaatio tarjoaa uusia tapoja parantaa liiketoimintaprosesseja, ja organisaatiot ovat innokkaita hyödyntämään uusia menetelmiä. Samaan aikaan pandemia on nopeuttanut digitalisaation vauhtia entisestään, kun ihmiset ja organisaatiot joutuivat siirtämään lähes kaiken toiminnan verkkoon.

Tietotyön murroksessa automaatiolla ja tekoälyllä on keskeinen rooli. Tutkimusten mukaan noin 80 % suomalaisista organisaatioista käyttää jo ohjelmistorobotiikkaa (RPA, Robotic Process Automation) automatisoidakseen toistuvaa rutiinityötään.

Robotiikalla nopeutetaan työn murrosta siirtämällä yritysten lukuisia rutiininomaisia ja operatiivisia työtehtäviä ihmiseltä koneelle. Ohjelmistorobotit pystyvät käsittelemään suuria tietomääriä paljon nopeammin kuin ihmiset ja lisäksi suorittavat sen ilman virheitä. RPA mahdollistaa myös sen, että toiminnasta saadaan lisää dataa, ja olemassa olevaa dataa voidaan yhä rikastaa.

Tästä johtuen työntekijöiden rooli muuttuu enemmän vastaamaan varsinaista asiantuntijatyötä, jossa tulkitaan ja hyödynnetään robottien tuottamaa tietoa. Robotit tiimien tukena tyypillisesti parantavat sekä sisäistä henkilöstötyytyväisyyttä että ulkoisesti asiakastyytyväisyyttä nopeutuneen ja virheettömän palvelun kautta.

Miten robotit helpottavat työntekijöiden jokapäiväisiä tehtäviä?

Robotit tulisi nähdä ikään kuin organisaation eri funktioiden virtuaalisina assistentteina. Asiakaspalvelussa robotit voivat käsitellä hakemuksia, lähettää automaattisia viestejä asiakkaille, kerätä tietoja tai asiakirjoja eri järjestelmistä, käsitellä palvelupyyntöjä tai päivittää asiakastietoja. Näin asiakaspalvelutyöntekijät voivat keskittyä enemmän asiakasvuorovaikutukseen manuaalisen rutiinityön sijaan. Robotit keventävät työtaakkaa myös ruuhkapiikkien aikana: kun kehitimme robotin vuokra-asuntoja välittävälle Hoasille, robotti puolitti asumishakemusten ajat pahimpina ruuhka-aikoina.

Taloushallinto on tyypillisesti monissa organisaatioissa ensimmäinen funktio, joka alkaa käyttämään robotteja virtuaalisina avustajinaan. Eikä ihme, sillä taloushallinnon prosessit ovat luonteeltaan erinomaisia kohteita RPA:lle: ne ovat sääntöpohjaisia, toistuvia ja volyymiltaan suuria. Robotit auttavat työntekijöitä taloushallinnossa esimerkiksi luomalla, vahvistamalla ja hyväksymällä laskuja, tuottamalla ja tarkistamalla raportteja sekä käsittelemällä masterdataa.

Joissakin tapauksissa automatisoitava prosessi ei ole sääntöpohjainen ja vaatii loogista päättelyä. Silloin RPA-automaatiota voidaan vahvistaa tekoälyllä, luoden älykästä prossesiautomaatiota. Älykäs automaatio mahdollistaa vaativampien prosessien automatisoinnin, jotka sisältävät ennakoivia malleja tai kuvien tai asiakirjojen käsittelyä. Teimme asiakkaallemme Kekäleelle älykkään automaation ratkaisun tehostaakseen laskujen käsittelyä taloushallinnossa. Tämän seurauksena suurin osa laskuista siirtyy nyt automaattisesti eteenpäin, eikä niitä tarvitse käsitellä manuaalisesti. Tämä on vapauttanut paljon työntekijöiden työaikaa yksitoikkoisesta laskujen tallentamisesta muihin mielekkäämpiin tehtäviin.

Automaatio HR-osastolla ja palkanlaskennassa mahdollistaa nopeamman työntekijöiden aloitusprosessin käynnistämisen, tehokkaamman rutiinitehtävien käsittelyn ja työntekijöiden exit-prosessin käsittelyn. Robotit käsittelevät työhakemuksia, lisäävät uusia työntekijöitä erillisiin järjestelmiin sekä lisäävät tai poistavat käyttäjätunnuksia ja työkaluja. Robotit voivat auttaa myös työvuorosuunnittelussa, palkanlaskutuksessa ja -maksuissa, palkkatietojen tai lomalaskennan raportoinnissa ja tallentamisessa sekä työmatkakirjanpitoon liittyvissä tehtävissä.

Osto- ja hankintatoimessa automaatio ajaa tehokkuutta, laatua ja suoritusnopeutta. Hankinnassa robotit auttavat toimittajien hallintaa avustamalla tarjouspyyntöjen ja tarjousten seulonnassa, hallitsemalla sopimuksia ja keräämällä tietoja toimittajien järjestelmistä. Robotit voivat luoda kulutusanalytiikkaa ja loppukulutuksen konsolidointeja, markkina-analyyseja ja vertailuja sekä kysynnän suunnittelua. Robotit käsittelevät tekevät tilauksia toimittajajärjestelmissä, laativat raportteja, päivittävät ja täsmäävät toimituspäivämäärät tilauksiin, sekä ylläpitävät toimittajiin liittyvää tietoa ja paljon muuta.

Robotit voivat suorittaa lukemattomia tehtäviä, jotka eivät rajoitu organisaatioiden tiettyjen funktioiden prosesseihin. Alla on joitain yleisempiä esimerkkejä siitä, kuinka robotit voivat auttaa työntekijöitä:

RAPORTOINTI

Robotit tuottavat rutiiniraportteja useista lähteistä ja löytävät virheitä

TIETOJEN ESIKÄSITTELY

Robotit yhdistävät ja rikastavat eri tietolähteiden sisältöä

HAKEMUSTEN KÄSITTELY

Robotit tarkistavat hakemukset ja palauttavat ne, joissa on virheitä tai vikoja

UUDEN TIEDON TUOTTAMINEN

Robotti tuottavat uutta tietoa läpimenoajoista ja virheiden määrästä

TIEDON SIIRTO LIIKETOIMINTAPROSESSISSA

Robotit siirtävät tietoa eri järjestelmien välillä ja jakavat tietoja useisiin järjestelmiin

TIETOJEN TALLENNUS

Robotit siirtävät tietoja eri tallennuspaikkoihin

Kirjoittaja: Paiju Koivula

Varaa ilmainen konsultaatio

Haluatko tietää, millaista hyötyä älykäs automaatio voisi luoda yrityksellesi? Kerro meille automaatiotarpeistasi, ja löydetään yhdessä oikea ratkaisu yrityksellesi.