Case Hoas

h1-bg

Robotit puolittivat asuntohakemusten käsittelyajat Hoasilla

Heinä-syyskuu on kiireinen ruuhkahuippu Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö Hoasissa. Kiireisimpinä päivinä Hoas vastaanottaa jopa tuhat hakemusta. Hoas otti Eeran tuella avukseen ohjelmistorobotin huolehtimaan hakemusten esikäsittelyn. Robotti on vapauttanut asiakaspalvelun työaikaa ja nopeuttanut hakemusten käsittelyä merkittävästi.

Pääkaupunkiseudun opiskelija-asuntojen hakemusmäärät ovat moninkertaistuneet vuosi vuodelta ja toisaalta pitkät hakuajat vaikeuttavat opiskelijan asuntosuunnittelua, mikä aiheuttaa helposti stressiä ja epävarmuutta.

 

Jo vuodesta 2017 lähtien Hoas yhteistyössä Sisua Digitalin kanssa (aiemmin Eera) on hyödyntänyt ohjelmistorobotteja asiakaspalvelun parantamiseen ja jokavuotisen ruuhkapiikin hallintaan siirtämällä hakemusten käsittelyn ohjelmistorobotin tehtäväksi.

”Robotti on esikäsitellyt heinä-lokakuussa jo yli 8 400 hakemusta. Aikaa tähän on kulunut noin 400 tuntia, kun ihmisiltä samaan työmäärään olisi mennyt lähes kaksi kertaa enemmän, noin 700 tuntia”, kuvaa Hoasin asiakkuusjohtaja Riitta Pulkka vuonna 2017 robotiikan alkutaivalta.

Robotti hoitaa täysin hakemusten esikäsittelyn. Se tarkistaa esimerkiksi hakijoiden luottotiedot, onko heillä muita hakemuksia voimassa tai asuvatko he jo ennestään Hoasilla. Asiakaspalvelijoilta vapautuu työaikaa noin 2 minuuttia per hakemus. Ohjelmistorobottien ansiosta Hoasin asiakkaat saavat nopeammin tiedon hakemuksensa vastaanottamisesta ja että heillä on paikka asuntojonossa.

 

Robotti käy saapuneiden hakemusten listan läpi neljä kertaa vuorokaudessa: kahdesti yöllä, kerran aamulla ja kerran päivän aikana. Kun esikäsittely suoritetaan yöllä, pääsevät asiakaspalvelijat jatkamaan hakemusten parissa heti aamusta.

 

Kokemukset ohjelmistorobotiikasta ovat olleet hyviä. Vuosina 2018 – 2021 Hoas on laajentanut ohjelmistorobottien vastuita hakemuskäsittelyn lisäksi taloushallintoon ja asukasviestinnän automaatioon.

Jaa tämä:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Automaatio tehostaa prosesseja kiinteistö- ja vuokrausalalla

HOAS

Hoas on vuonna 1969 perustettu opiskelija-asuntosäätiö, joka tarjoaa opiskelijoille vuokra-asuntoja opiskelupaikkojen läheisyydestä. Hoasilla on yli 10 000 asuntoa Helsingissä, Espoossa, Vantaalla ja Kauniaisissa. Yleishyödyllisen säätiön toiminnassa ovat mukana Helsingin yliopiston ja Aalto-yliopiston ylioppilaskunnat sekä 10 muuta ylioppilaskuntaa ja ammattikorkeakoulujen opiskelijakuntaa.

Automaation hyödyt
  • Asuntohakemusten käsittelyajat ovat puolittuneet
  • Manuaalinen työ on vähentynyt
  • Työntekijöille on vapautunut aikaa mielekkäämpiin tehtäviin
  • Ruuhkapiikkejä on saatu tasattua, joten opiskelijat saavat asunnot nopeammin