Sự thay đổi của công việc trí thức: Cách robot giúp nhân viên giảm bớt khối lượng công việc hàng ngày

Robot được xem như trợ lý ảo cho các bộ phận của tổ chức. Đối với bộ phận dịch vụ khách hàng, robot có thể xử lý các đơn thư, gửi tin nhắn tự động, thu thập thông tin hoặc tài liệu từ các hệ thống khác nhau, xử lý các yêu cầu dịch vụ hoặc cập nhật dữ liệu khách hàng. Điều này cho phép các nhân viên dịch vụ khách hàng tập trung hơn vào việc tương tác với khách hàng thay vì công việc thủ công thường ngày. Robot cũng giúp giảm bớt khối lượng công việc trong mùa cao điểm: khi chúng tôi triển khai một robot cho một tổ chức nhà ở của Phần Lan là Hoas, robot đã giúp giảm một nửa thời gian xử lý các đơn thư.

Quản trị tài chính thường là chức năng đầu tiên mà nhiều tổ chức bắt đầu sử dụng robot làm trợ lý ảo của họ. Và không có gì ngạc nhiên khi các quy trình trong quản trị tài chính về bản chất là những quy trình tiềm năng để ứng dụng RPA: chúng hoạt động dựa trên quy tắc, lặp đi lặp lại và có khối lượng lớn. Robot hỗ trợ nhân viên trong dịch vụ tài chính bằng cách tạo, xác thực và phê duyệt hóa đơn, sản xuất và kiểm tra báo cáo, xử lý dữ liệu tổng thể và hơn thế nữa.

Trong một số trường hợp, quy trình được tự động hóa không dựa trên quy tắc và yêu cầu suy luận logic. Sau đó, tự động hóa RPA có thể được củng cố bằng AI – tạo ra quá trình tự động hóa thông minh. Tự động hóa thông minh cho phép tự động hóa các quy trình đòi hỏi nhiều hơn, liên quan đến các mô hình dự đoán hoặc xử lý hình ảnh hoặc tài liệu. Chúng tôi đã tạo ra một giải pháp tự động hóa thông minh cho khách hàng Kekäle của chúng tôi để thúc đẩy quá trình xử lý hóa đơn của họ. Do đó, hầu hết các hóa đơn được chuyển tiếp tự động và không yêu cầu xử lý thủ công. Điều này đã giải phóng rất nhiều thời gian làm việc của nhân viên từ việc lưu trữ hóa đơn đơn điệu sang các nhiệm vụ khác có ý nghĩa hơn.

Trong công việc nhân sự và tính lương, tự động hóa cho phép quy trình tiếp nhận nhân viên mới diễn ra nhanh hơn, xử lý công việc hàng ngày hiệu quả hơn và giải quyết các trường hợp nhân viên nghỉ việc. Robot xử lý đơn xin việc, thêm nhân viên mới vào các hệ thống riêng biệt, cung cấp hoặc xóa tên người dùng và công cụ. Robot cũng có thể giúp lập kế hoạch thay đổi công việc, lập hóa đơn và thanh toán tiền lương, báo cáo và lưu thông tin tiền lương hoặc ngày phép và thực hiện các tác vụ liên quan đến công tác phí.

Đối với công việc tìm nguồn cung ứng và mua sắm, tự động hóa thúc đẩy hiệu quả, chất lượng và tốc độ thực thi. Trong việc tìm nguồn cung ứng, robot giúp quản lý nhà cung cấp bằng cách hỗ trợ RFQ và cung cấp sàng lọc, quản lý hợp đồng và thu thập thông tin chi tiết về nhà cung cấp từ hệ thống của họ. Robot có thể tạo phân tích chi tiêu và tổng hợp chi tiêu, phân tích thị trường và đo điểm chuẩn cũng như lập kế hoạch nhu cầu. Trong các robot thu mua, xử lý đơn đặt hàng và phê duyệt mua hàng, đặt hàng trong hệ thống của nhà cung cấp, lập báo cáo, cập nhật và thống nhất ngày giao hàng với đơn đặt hàng, duy trì dữ liệu tổng thể của nhà cung cấp, v.v…

Có vô số nhiệm vụ mà robot có thể thực hiện mà không bị ràng buộc với các nhiệm vụ theo chức năng cụ thể. Dưới đây là một số ví dụ tổng quát hơn về cách robot có thể hỗ trợ nhân viên: