Artikkeli | 6.5.2022
Ostolaskujen käsittely tekoälyn ja robotiikan avulla
Jaa
Ostolaskujen käsittely on organisaatioille pakollinen, mutta aikaa ja resursseja vievä tehtävä. Vaikka laskujen käsittely olisi jo sähköistä ja osin ulkoistettu kumppanille, tehokkuutta voidaan parantaa, kun tekoälyllä vahvistetut ohjelmistorobotit auttavat laskujen validoinnissa ja aukkojen täyttämisessä. Tässä artikkelissa käsittelemme kuinka RPA (Robotic Process Automation) ja tekoäly ovat tehostaneet asiakkaidemme laskujen käsittelyä.
Ostolaskujen käsittely on taloushallinnon tehtävä, joka sitoo paljon arvokkaita henkilöstöresursseja. Se rasittaa sekä taloushallinnon että liiketoimintatiimin aikaa laskujen hyväksynnöissä ja korjauksissa.
Tyypillisesti taloushallinnon tiimin on osoitettava jokainen lasku oikealle hyväksyjälle, kohdistettava se oikealle kustannuspaikalle, merkitä se oikeaan kategoriaan sekä korjata laskun tiedot sisäisillä tiliöintitiedoilla. Tämä laskujen tallentaminen on työlästä mutta vähän arvoa luovaa työtä. Liiketoimintatiimin tulee myös tarkistaa ja hyväksyä lasku ennen maksua, jonka jälkeen lasku palaa vielä taloushallinnon käsiteltäväksi. Laskujen määrästä riippuen tämä prosessi voi vaatia kymmeniä tai jopa satoja työtunteja kuukaudessa.
Miten RPA toimii ostolaskujen käsittelyssä?
Monet kirjanpidon rutiini- ja sääntöpohjaiset työnkulut voidaan automatisoida RPA:lla, kuten ostolaskujen käsittely. Usein pelkkä RPA-ratkaisu hoitaa hyvin skenaariot, joissa käytetään vain sähköisestä laskusta löytyviä tietoja, mieluiten tietokoneella tuotettua dokumenttia, jota täydennetään käsittelyyn vaaditulla säännöstöllä.
Skenaariot, joissa on suurempi määrä laskuja ja/tai erityyppisiä laskuja (skannattuja jne.), synnyttävät vaihtelua siinä määrin, että pelkkä RPA-ratkaisu ei pysty käsittelemään 100 % materiaalista. Silloin on mietittävä mikä olisi paras täydentävää teknologia, joka toimii yhdessä RPA:n kanssa tunnistaen eri tyyppisiä laskuja.
Laskujen tunnistamisen ja aineiston jäsentämisen lisäksi sääntöpohjainen RPA saattaa tarvita älykkyyttä, kuten sopivaa koneoppimismallia, ennustaakseen puuttuvat tiedot, jotka ovat välttämättömiä, jotta laskujen käsittely menee oikein alusta loppuun.
Tekoäly ja koneoppiminen ostolaskujen käsittelyssä
Vaikka RPA:lla on “kädet” manuaalisten tehtävien suorittamiseen ostolaskuautomaatiossa, siltä puuttuu aivot. Kunnes kuvaan astuu tekoäly ja koneoppiminen. Kuten aiemmin kuvailtiin, laskujen käsittely vaatii useita kognitiivisia päätöksiä: kohdistaminen oikealle hyväksyjälle, allokointi oikealle kustannuspaikalle ja niin edelleen. Nämä päätökset voidaan tehdä ennustavan mallin avulla.
Kustannustehokasta ratkaisua varten on olemassa runsaasti valmiita ML-malleja saatavilla SaaS-palveluna. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että laskujen käsittely tehtävä on ratkaistavissa ilman että tarvitaan Data Scientist -tiimiä algoritmien kehittämiseen. Haaste tässä on ymmärtää ongelma, kerätä tarvittava määrä saatavilla olevaa dataa mallin opettamiseksi ja suorittaa sitten testejä parhaan ratkaisun määrittämiseksi. Ihannetapauksessa AI/ML-moduuli työskentelee onnistuneesti RPA:n “käsien” kanssa, jolloin automaatio vastaa yksilöllisiin tarpeisiin ilman teknistä päänsärkyä.
Teimme tällaisen robotiikkaa ja tekoälyä hyödyntävän automaation asiakkaallemme Postille yhdessä Aito.ain kanssa. Posti on suomalainen logistiikkajätti, jolla on satoja tuhansia asiakkaita ja tuhansia laskuja käsiteltävänä kuukausittain. Heidän laskujen käsittely on nyt automatisoitu UiPathin ohjelmistorobotilla, joka toimii yhdessä Aiton tekoälyn kanssa. Robotti lukee jokaisen uuden laskun tiedot ja pyytää Aitoa ennustamaan oikeat arvot. Voit lukea koko tarinan täältä. Posti on digitaalinen edelläkävijä ja Forbes kirjoitti organisaation digitaalisesta transformaatiosta sekä toteuttamastamme projektista täällä.
OCR eli tekstintunnistus laskujen käsittelyssä
Teimme myös toisen älykkään automaation toteutuksen asiakkaamme Kekäleen taloushallinnon avuksi. Organisaatiolla oli jo käytössä ulkopuolinen laskunhallintapalvelu, mutta Kekäleen taloushallinnon manuaalinen työmäärä kasvoi silti organisaation liiketoiminnan kasvun ja uuden laskujen kohdennustavan vuoksi. He halusivat virtaviivaistaa laskujen käsittelyä, eikä laskunhallintajärjestelmä vastannut heidän yksilöllisiin tarpeisiin.
Sisua rakensi ohjelmistorobotin, joka lukee järjestelmään syötetyt laskut ja määrittää, mihin laskut allokoidaan. Osa laskuista lähetetään järjestelmään sähköisesti ja osa paperilla, jotka skannataan pdf-tiedostoiksi. Robotti tunnistaa nämä pdf-tiedostot kuvasta tekstimuotoon käyttämällä OCR (Optical Character Recognition) -teknologiaa. Koneoppimista käytettiin myös laskujen allokoinnissa. Voit lukea koko tarinan täältä.
Miten tekoäly ja RPA parantavat ostolaskujen käsittelyä?
- Ostolaskujen käsittely tehostuu huomattavasti
- Työntekijöille vapautuu enemmän aikaa tuottavampiin tehtäviin
- Prosessin tarkkuus paranee ja virheiden määrä vähenee
- Toimintatavat ja data on yhtenäisempää
- Automaatio voidaan rakentaa vastaamaan yksilöllisiä tarpeita
- Palvelualusta ja teknologia on helposti skaalattavissa muihin prosesseihin
- Automaatio parantaa tilastointia
Sekä Postin että Kekäleen laskujen käsittely tehostui merkittävästi älykkään automaation avulla. Automaatio vähensi Postin Accounts Paybale -tiimin työmäärää ja nopeutti laskujen käsittelyä. Samoin Kekäleen ostolaskuautomaatio käsittelee suurimman osan laskuista, mikä vähentää manuaalista työmäärää 85 %. Sekä Postin että Kekälen tiimit voivat nyt keskittyä tuottavampiin tehtäviin.
“Olemme saaneet kehitettyä palvelua koko ajan paremmaksi aina tarpeiden mukaan ja robotin työnjälkeä on helppo seurata. Suurin osa laskuista menee nyt automaattisesti eteenpäin eikä vaadi manuaalista käsittelyä. Tämä on vapauttanut paljon työaikaa yksitoikkoisesta laskujen tallennuksesta muihin mielekkäämpiin työtehtäviin” kuvailee Elisa Huotari Kekäleen taloushallinnosta.
Laskujen käsittelyn nopeutumisen lisäksi prosessien tarkkuus parantui. Inhimilliset virheet vähenivät, kun robotit työskentelevät virheettömästi. Robotit myös tarkistavat asioita, jotka saattavat jäädä ihmisiltä huomaamatta, ja ilmoittavat, jos jokin on vialla. Kekäleen robotti korjaa vielä laskunhallintajärjestelmän puutteita. Se korjaa järjestelmän tulkintavirheet ja on luonut erityisiä sääntöjä tietyille toimittajille. Näin automaatio vastaa paremmin Kekälen yksilöllisiin tarpeisiin.
Sisuan rakentama palvelualusta mahdollistaa Kekäleelle myös prosessiautomaation laajentamisen saumattomasti uusiin käyttökohteisiin, kuten tilausten käsittelyyn tai varastonhallintaan. Samoin Postin RPA-tiimillä on nyt kyky skaalata tekoälyteknologiaa moniin muihin liiketoimintaprosesseihin.
Älykäs automaatio siis lisää tehokkuutta ja tarkkuutta sekä samalla vähentäen manuaalista työmäärää useissa taloushallinnon prosesseissa. Lue täältä, missä muualla prosessiautomaatiota voi hyödyntää taloushallinnossa.
Varaa ilmainen konsultaatio
Haluatko tietää, millaista hyötyä älykäs automaatio voisi luoda yrityksellesi? Kerro meille automaatiotarpeistasi, ja löydetään yhdessä oikea ratkaisu yrityksellesi.
