Bài báo | 6.5.2022
Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn với RPA và AI
Xử lý hóa đơn là công việc thiết yếu nhưng tốn nhiều thời gian và nguồn lực đối với các tổ chức. Ngay cả khi việc xử lý hóa đơn điện tử được thực hiện bởi một đối tác khác, hiệu quả vẫn có thể được cải thiện khi các robot phần mềm được củng cố với AI giúp xác thực và lấp đầy các lỗ hổng. Hãy cùng theo dõi tiếp và thảo luận về cách RPA và AI đã thúc đẩy quá trình xử lý hóa đơn của khách hàng.
Xử lý hóa đơn là một tác vụ trong quản trị tài chính đòi hỏi nhiều nguồn nhân lực quan trọng và có trình độ học vấn cao. Tác vụ này không chỉ hạn chế thời gian của bộ phận quản trị tài chính mà còn ảnh hưởng tới thời gian của ban lãnh đạo trong việc phê duyệt và chỉnh sửa.
Thông thường, bộ phận quản trị tài chính phải phân bổ từng hóa đơn cho đúng người phê duyệt, đến đúng bộ phận chịu chi phí, gắn thẻ cho đúng danh mục và sửa đổi dữ liệu hóa đơn với thông tin kế toán nội bộ. Việc lưu trữ hóa đơn này là công việc thủ công tốn kém và tạo ra ít giá trị. Ban lãnh đạo cũng cần kiểm tra và phê duyệt hóa đơn trước khi thanh toán, sau đó hóa đơn sẽ quay trở lại để bộ phận tài chính xử lý cuối cùng. Tùy thuộc vào số lượng hóa đơn, quy trình này có thể đòi hỏi hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm giờ làm việc mỗi tháng.
RPA có thể giúp xử lý hóa đơn như thế nào?
Nhiều quy trình thường nhật và dựa trên quy tắc trong kế toán có thể được tự động hóa với RPA, bao gồm cả việc xử lý hóa đơn. Thông thường, giải pháp RPA thuần túy xử lý tốt các tình huống chỉ sử dụng dữ liệu được tìm thấy trên hóa đơn điện tử, lý tưởng nhất là tài liệu do máy tính tạo ra, được bổ sung với bộ quy tắc nghiệp vụ để xử lý.
Đối với trường hợp có số lượng hóa đơn lớn hơn và/hoặc các loại hóa đơn khác nhau (được quét, v.v.) tạo ra các biến thể ở mức độ mà giải pháp RPA thuần túy không thể xử lý 100% tài liệu, chúng tôi cần nghĩ đến việc kết hợ công nghệ tốt nhất hoạt động cùng với RPA để nhận ra các định dạng khác nhau của chứng từ hóa đơn.
Ngoài nhận dạng và phân tích tài liệu, RPA dựa trên quy tắc có thể cần thêm trí tuệ như mô hình học máy phù hợp để dự đoán các phần thông tin còn thiếu cần thiết để xử lý chính xác hóa đơn từ đầu đến cuối.
Trí tuệ nhân tạo và học máy trong quy trình xử lý hóa đơn
Trong khi RPA có “bàn tay” để thực hiện các tác vụ thủ công của quá trình tự động hóa quy trình hóa đơn, nó vẫn còn thiếu bộ não. Đó là trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy. Như đã mô tả ở trên, việc xử lý hóa đơn đòi hỏi một số quyết định nhận thức: chỉ định cho người phê duyệt phù hợp, phân bổ cho đúng nơi nhận chi phí, v.v. Những quyết định này có thể được giải quyết bằng mô hình dự đoán.
Để có một giải pháp hiệu quả về chi phí, có rất nhiều mô hình ML sẵn có (có sẵn dưới dạng SaaS) để học tăng cường. Điều này có nghĩa là để giải quyết nhiệm vụ xử lý hóa đơn, bạn sẽ không cần đến một nhóm nghiên cứu dữ liệu để phát triển các thuật toán. Thủ thuật là hiểu rõ vấn đề, thu thập lượng dữ liệu có sẵn cần thiết để dạy mô hình và sau đó chạy thử nghiệm để xác định giải pháp tốt nhất. Lý tưởng nhất là kết AI/ML hoạt động cùng với “bàn tay” RPA để tự động hóa tổng thể đáp ứng nhu cầu mà không phải “đau đầu” về công nghệ.
Chúng tôi đã triển khai RPA và tự động hóa được tăng cường bởi AI này cho khách hàng Posti cùng với Aito.ai. Posti là một công ty hậu cần nổi tiếng tại Phần Lan với hàng trăm nghìn khách hàng và hàng nghìn hóa đơn cần xử lý mỗi tháng. Việc xử lý hóa đơn của họ hiện được tự động hóa với một robot phần mềm chạy trên UiPath tương tác với Aito’s AI. Robot đọc dữ liệu trong mỗi hóa đơn mới và yêu cầu Aito dự đoán các giá trị chính xác. Bạn có thể đọc thêm về ví dụ này tại đây. Posti là nhà tiên phong về số hóa và Forbes đã viết về hành trình chuyển đổi kỹ thuật số của họ tại đây.
OCR trong quy trình xử lý hóa đơn
Chúng tôi cũng đã triển khai một quy trình tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn thông minh khác cho khách hàng Kekäle. Họ đã sử dụng dịch vụ quản lý hóa đơn của một đối tác bên ngoài, nhưng khối lượng công việc thủ công dành cho bộ phận quản trị tài chính của Kekäle vẫn tiếp tục tăng lên do hoạt động kinh doanh của họ phát triển và do sự thay đổi về cách họ phân bổ chi phí nhằm đem lại độ chính xác cao hơn. Họ muốn hợp lý hóa việc xử lý hóa đơn nhưng hệ thống quản lý hóa đơn lại không đáp ứng được nhu cầu của họ.
Sisua đã triển khai một robot phần mềm để đọc các hóa đơn được nhập vào hệ thống và xác định nơi hóa đơn được chuyển đến. Một số hóa đơn được gửi dưới dạng điện tử và một số hóa đơn dưới dạng giấy, được quét thành tệp pdf. Robot nhận dạng các tệp pdf này từ định dạng hình ảnh sang văn bản bằng cách sử dụng công nghệ OCR (Nhận dạng ký tự quang học). Học máy cũng được sử dụng để phân bổ hóa đơn. Bạn có thể đọc thêm về ví dụ này ở đây.
AI và RPA giúp cải thiện quy trình xử lý hóa đơn như thế nào?
- Xử lý hóa đơn hiệu quả hơn
- Thời gian làm việc của nhân viên được giải phóng để thực hiện các nhiệm vụ giá trị hơn
- Độ chính xác của quy trình được cải thiện và giảm thiểu lỗi
- Các chính sách và dữ liệu nhất quán hơn
- Tự động hóa có thể được xây dựng để đáp ứng nhu cầu cá nhân
- Nền tảng dịch vụ và công nghệ dễ dàng mở rộng sang các quy trình khác
- Tự động hóa cải thiện số liệu thống kê
Trong cả hai ví dụ về Posti và Kekäle, tự động hóa thông minh đã nâng cao hiệu quả xử lý hóa đơn của họ một cách đáng kể. Việc tự động hóa đã giảm bớt khối lượng công việc cho bộ phận kế toán của Posti đồng thời thúc đẩy tốc độ xem xét hóa đơn. Tương tự như vậy đối với Kekäle, quy trình tự động hóa xử lý được hầu hết các hóa đơn, giảm 85% khối lượng công việc thủ công. Nhân viên của cả hai tổ chức có thể tập trung vào các nhiệm vụ đem lại giá trị cao hơn.
“Chúng tôi đã phát triển dịch vụ tốt hơn theo nhu cầu của mình và dễ dàng theo dõi công việc của robot. Hầu hết các hóa đơn hiện được chuyển tiếp tự động và không yêu cầu xử lý thủ công. Điều này đã giúp giải phóng rất nhiều thời gian làm việc từ việc lưu trữ hóa đơn thủ công sang các nhiệm vụ khác có ý nghĩa hơn ”, Elisa Huotari, từ bộ phận Quản lý Tài chính của Kekäle cho biết.
Bên cạnh việc tăng tốc xử lý hóa đơn, độ chính xác trong quy trình cũng được cải thiện. Các sai sót khi con người thao tác thủ công đã được giảm thiểu đáng kể và các robot sẽ kiểm tra những thứ mà con người có thể không chú ý và báo cáo nếu có bất thường. Đối với Kekäle, robot cũng “vá” được những khiếm khuyết trong hệ thống quản lý hóa đơn của họ. Nó sửa chữa các lỗi trong cách diễn giải của hệ thống và đã tạo ra các quy tắc đặc biệt cho một số nhà cung cấp nhất định. Bằng cách này, tự động hóa đáp ứng tốt hơn nhu cầu đặc thù của Kekäle.
Nền tảng dịch vụ của Sisua giúp Kekäle mở rộng quy mô tự động cho các trường hợp sử dụng tự động hóa mới như xử lý đơn đặt hàng hoặc quản lý hàng tồn kho. Tương tự như vậy đối với Posti, đội ngũ RPA của họ hiện có khả năng mở rộng quy mô công nghệ AI cho vô số quy trình kinh doanh khác.
Tóm lại, tự động hóa giúp tăng cường hiệu quả, độ chính xác và giảm khối lượng công việc thủ công trong một số quy trình quản trị tài chính. Đọc thêm những ví dụ về tự động hóa quy trình có thể được ứng dụng trong quản trị tài chính tại đây.
Đặt lịch tư vấn miễn phí với chúng tôi
Bạn muốn biết tự động hóa thông minh có thể mang lại lợi ích như thế nào cho công ty của bạn? Hãy cho chúng tôi biết về nhu cầu tự động hóa của bạn và hãy cùng nhau tìm ra giải pháp phù hợp cho công ty của bạn.
