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Cómo Basware optimizó sus procesos de RRHH mediante automatización RPA
Paiju Koivula
Basware es una empresa global de SaaS que ofrece servicios de administración financiera a miles de clientes corporativos. Debido a su operación internacional y a la gran cantidad de clientes a los que presta servicios en distintos países, la compañía genera diariamente un alto volumen de eventos y procesos. Para optimizar estas operaciones, Basware comenzó a incorporar automatización robótica de procesos (RPA).
Sisua Digital acompañó a Basware desde las primeras etapas de su estrategia de automatización, apoyando la construcción de su modelo operativo de RPA y entregando asesoría estratégica para desarrollar una capacidad de automatización escalable.
La colaboración comenzó con un análisis de procesos en distintas áreas de Basware, donde se identificaron más de cien oportunidades de automatización. Sisua Digital acompañó a la compañía en la selección tecnológica y la implementación, iniciando con proyectos piloto (Proof of Concept) que posteriormente fueron escalados a producción.
Con la automatización, se redujo el trabajo rutinario e ineficiente, mejoró la satisfacción de los supervisores y se agilizó el proceso de incorporación de nuevos colaboradores, eliminando la necesidad de esperar la creación de identificadores y accesos.”
La automatización optimizó los procesos y redujo la carga de trabajo manual de los colaboradores
Las automatizaciones seleccionadas para producción se enfocaron en trasladar tareas manuales y repetitivas a robots, mejorar la precisión de los datos y reducir errores. Los procesos automatizados abarcaron distintas áreas de la organización, incluyendo Recursos Humanos, atención al cliente y funciones de back-office.
En el área de atención al cliente, por ejemplo, se automatizó la generación de reportes de uso de servicios. Debido a la amplia base de clientes de Basware, la creación manual de estos informes requería una gran cantidad de recursos y no siempre era posible enviarlos a tiempo. Con la automatización, todos los reportes pudieron entregarse oportunamente, eliminando una tarea repetitiva y de alto esfuerzo para los equipos.
En Recursos Humanos, Basware implementó automatizaciones para los procesos de incorporación y salida de colaboradores. Los robots gestionaban la creación de usuarios, asignación de permisos, solicitud de tarjetas de acceso y eliminación de accesos para empleados que dejaban la compañía. Esto permitió reducir tareas rutinarias ineficientes, mejorar la experiencia de los supervisores y agilizar el onboarding al eliminar esperas asociadas a la habilitación de accesos.
Además, se automatizó la validación de información de contacto de clientes en procesos de back-office. Los robots verificaban periódicamente los datos actualizados de miles de clientes en registros oficiales de distintos países, asegurando información más precisa y permitiendo, por ejemplo, el envío correcto de facturas. Como resultado, los equipos pudieron liberarse de tareas manuales repetitivas y enfocarse en actividades de mayor valor.
Modelo Operativo de RPA para Basware
Además del desarrollo de automatizaciones, Sisua Digital capacitó a los desarrolladores internos de RPA de Basware y creó una hoja de ruta de automatización para impulsar su evolución. Para estructurar el desarrollo interno, se implementó un Modelo Operativo de RPA que definió responsabilidades, reglas y buenas prácticas, permitiendo avanzar de manera ágil y alineando la tecnología con los procesos y la forma de trabajo existente en la organización.
Asimismo, Sisua Digital realizó un proyecto estratégico para la dirección de Basware, enfocado en comprender el impacto y las oportunidades de la automatización robótica. El análisis evaluó cómo RPA influye en distintas áreas del negocio, identificó oportunidades de desarrollo y entregó recomendaciones, incluyendo un estudio de mercado y una evaluación de proveedores tecnológicos.
Beneficios clave
- Transferencia de tareas manuales y repetitivas a robots
- Mayor satisfacción de los colaboradores
- Mayor velocidad en la ejecución de procesos
- Información disponible de manera oportuna
- Mayor precisión en los procesos
- Reducción de errores
Basware
Basware es una organización global con raíces finlandesas. Es líder en servicios SaaS basados en la nube, especializada en la automatización de procesos de gestión financiera y adquisiciones para otras organizaciones. La compañía cuenta con aproximadamente 1.350 colaboradores en 14 países.
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