Artikkeli | 18.10.2022
Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto: Opas automaation aloittamiseen
Jaa
Monilla on vielä robotiikasta mielikuva, että sen aloittaminen vaatii pitkäaikaisen sitoutumisen, kalliiden lisenssien ostamisen ja teknologista asiantuntemusta. Robotiikkaa voi kuitenkin kokeilla matalallakin kynnyksellä ja se soveltuu eri kokoisille budjeteille. Kokenut automaatiokumppani helpottaa automaation edistämistä eri automaatiomaturiteetin vaiheissa.
Mielikuvat kalliista ja pitkistä automaatioprojekteista pitävät yhä pintansa. Eikä aivan syyttä, sillä joidenkin tutkimusten mukaan 50 % automaatioprojekteista epäonnistuu, ja monet yritykset jumiutuvat robotiikan kanssa ensimmäisen robotin rakentamisen jälkeen. Epäonnistunut automaatioprojekti tai robotiikan skaalaamatta jättäminen voikin saada robotiikan vaikuttamaan kalliilta investointiin nähden.
Kokenut ja osaava automaatiokumppani kuitenkin tunnistaa mitkä prosessit ovat kannattavia automaatiokohteita, millaisia virheitä saattaa tulla esiin ja miten niitä estetään. Osaava kumppani myös sitoo automaatioprojektin yritystason KPI:ihin, mittaa automaation tuloksia ajan myötä sekä kehittää toimintamallin, joka mahdollistaa automaation skaalauksen. Voit lukea täältä lisää siitä, miten varmistamme automaatioprojektin onnistumisen.
Mitä robotiikan aloittaminen maksaa?
Robotiikkaa voi lähteä kokeilemaan eri kokoisilla budjeteilla. Kustannukset riippuvat paljolti automaatioiden määrästä sekä siitä ostetaanko robotiikka palveluna vai haluaako yritys ostaa lisenssit rpa-teknologiaan itse. Halvimmillaan automaatiota päästään kokeilemaan 10 000 – 15 000 euron vuosibudjetilla, kun robotiikka ostetaan palveluna. Jos yritys ostaa lisenssit teknologiaan itse, niin lisenssien kustannukset vaihtelevat 30 000 ja 100 000 euron välillä.
Automaation kustannuksia arvioidessa kannattaa tutkia miten vuosikulut käyttäytyvät: kun kustannukset jyvitetään useammalle automaatiolle, niin yksikkökustannus on aina pienempi. Kiinteitä operaatiokuluja liittyen teknologia-alustan pyörittämiseen, kuten lisenssejä ja resursseja, kuluu suurin piirtein saman verran yhteen automaatioon, kuin niitä tarvittaisiin viiteen. Tämän vuoksi on olennaista, että robotiikkaa skaalataan, ja että siihen saadaan koko organisaatio mukaan, jolloin automaation hyödyt oikeasti realisoituvat ja siitä tulee kannattavampaa.
”Digitalisaatio vaatii investointia, jotta siitä saa tuloksia irti”
Ennen robotiikan aloittamista kannattaa tehdä business case laskelma robotiikan ROI:sta
Suosittelemme myös tarkastelemaan robottikustannusta ja siitä saatavaa liiketoiminnallista arvoa koko robotin koko eliniän ajalta. Usein automaatiot pyörivät 2-5 vuotta, jolloin esimerkiksi alun kehityskulu on varsin pieni kustannus. Mutta ennen kaikkea robotin tuottama arvo tulee ymmärtää ja siksi on tärkeää mitata, mitä arvoa tietotyön automaatiolla saadaan aikaan. Jos robotin avulla voidaan esimerkiksi välttää uuden työntekijän palkkaaminen, säästetään tällä jo 55 000 euron henkilön vuosikulu. Tai jos hankintaketjussa säästetään 5 miljoonaa, kun goods-in-transit pienenee, niin robotiikan kustannus on hyvin pieni tekijä.
Kun ymmärretään, mitä arvoa tai arvoja robotiikalla ajetaan, niin seuraavaksi tulee selvittää, missä ajassa robotiikkakustannus maksaa itsensä takaisin, eli mikä on robotiikan ROI. Kun esimerkiksi rakensimme asiakkaallemme Y-säätiöille robotin tuottamaan SMS-maksumuistutuspalvelua, maksoi robotti-investointi itsensä takaisin jo muutamassa kuukaudessa pelkästään vuokrasaatavien pienentyessä. Voit lukea koko tarinan ja mitä muita hyötyjä automaatiolla saavutettiin täältä.
Tehtävämme automaatiokumppanina on auttaa kartoittamaan automaation elinkaarikustannus ja takaisinmaksuaika. Automaation tulee realisoida sille asetetut liiketoiminnan tavoitteet, kuten esimerkiksi työajan säästö tai prosessin läpimenoajan nopeutuminen. Kokenut automaatiokumppani auttaa tekemään laskelmat, että robotiikkaan tehty investointi saadaan ensimmäisen vuoden aikana takaisin. Sisua Digitalilla on analyysimetodi tähän ja tämä on tyypillinen tapa, miten lähdemme asiakkaidemme kanssa liikkeelle.
Kannattaako robotiikka ostaa palveluna vai maksaa lisenssit itse?
Robotiikan ostaminen palveluna (Raas: Robotics as a Service) on usein helpoin ja kustannustehokkain ratkaisu, jonka avulla päästään nopeinten katsomaan tuloksia. Robotiikan kokonaiskustannus on monesti halvin tässä vaihtoehdossa. Kun automaatio hankitaan palveluna, niin robotiikan kustannus myös siirtyy Capexista Opexiin, jolloin kuukausimaksut kertyvät samaan tahtiin saatavien hyötyjen mukana mikä nopeuttaa myös takaisinmaksuaikaa.
Suurin osa yrityksistä on siirtynyt tällaiseen palvelumalliin viimeisen vuoden aikana, ja esimerkiksi Forbesin mukaan RaaS-markkina kasvaa vauhdilla. Sisuan asiakkaiden valitsema malli on nimenomaan RaaS – voit lukea asiakkaamme Eläketurvakeskuksen kokemuksista RaaS-palvelusta täältä.
Robotiikka palveluna -mallin hyödyt
- Joustava tapa käyttää robotiikkaa
- Skaalaaminen on helppoa ja kustannustehokasta
- Automaation kokeilukustannus on paljon pienempi, kuin jos teknologia täytyisi ostaa itselleen
- PK -yritykset voivat kokeilla robotiikkaa ilman suurta alkuinvestointia
- Palvelukumppani pystyy tarjoamaan sekä lisenssit että ylläpitopalvelun halvemmalla kuin mitä lisenssit maksaisivat
- Kumppanin tarjoama asiantuntijatyö parantaa automaation performanssia ja kumppani pitää huolen, että tarvittavat päivitykset ja huollot tulee tehtyä
- Kun kumppani tarjoaa lisenssit ja asiantuntijatyön, niin yritys voi keskittyä ydinbisnekseensä
”Jos esimerkiksi kuvitellaan tilanne, jossa yrityksellä ei ole aiempaa kokemusta robotiikasta, mutta kiinnostusta lähteä kokeilemaan sekä mielessä jo järkevä automaatiokohde, joka sitoo paljon työtä, jota halutaan siirtää pois ihmisten näpeistä. Olisiko tällöin järkevämpää ensin investoida 30 000 euroa lisensseihin sekä ylläpito- ja IT-resursseihin, vai ostaa kaikki tämä palveluna koko vuoden ajaksi 15 000 eurolla?”
Vaihtoehtona Raas-palvelulle on esimerkiksi on-premise malli, jolloin teknologia pyörii asiakkaan omilla servereillä ja tarvitsee silloin omat lisenssit. Tai sitten teknologia voi olla yksityisessä pilvessä. Tällaiset ratkaisut usein vaativat noin 100 000 euron aloitusmaksun.
Jotkut teknologiatoimittajat saattavat tarjota teknologiaa myös pilvipalveluna, jolloin se tulee teknologiatoimittajan pilvestä. Usein näissä hintaluokka lähentelee samaa, kuin ostaisi omat lisenssit, eikä siihen kuulu asiantuntijatyö.
Vinkki RPA-teknologian valintaan
Emme suosittele sitoutumaan mihinkään marginaaliteknologiaan, jolloin yritys on naimisissa yhden toimittajan kanssa. Kannattaa siis välttää lukittautumista yhteen palveluun. Etenkin ostaessa on-premise teknologiaa yritys on sidottu siihen tiettyyn teknologiaan, kun taas palveluna ostaessa yritys voi irtaantua teknologiasta helposti.
Kuinka nopeasti robotti voidaan saada käyttöön?
Robotin voi parhaimmillaan saada käyttöön jo parissa viikossa. Mutta toimitusaika riippuu hyvin paljon siitä, kuinka dataintensiivinen prosessi on, ja missä muodossa data on ja kuinka paljon testidataa on saatavilla. Usein kuitenkin jo muutamassa viikossa päästään validoimaan ja näkemään miltä robotti voisi näyttää tuotannossa.
Koska kaikki prosessit ovat kuitenkin yksilöllisiä, ei voida antaa tarkkaa aikaa. Prosessi voidaan saada tuotantoon hyvinkin nopeasti, tai sitten joudutaan odottamaan testidataa 3 kuukautta ennen kuin voidaan edes alkaa suunnittelemaan, miten automaatio tehdään.
Niissä tapauksissa, joissa RPA on jo valmiiksi todettu parhaaksi ratkaisuksi, kehitys on usein nopeaa. Kun on järkevästi jo tunnistettu mihin robotti tehdään, niin silloin päästään nopeammin tuloksiin.
Mitä robotiikan käyttöönotto vaatii yritykseltä?
Yksinkertaistetusti voidaan sanoa, että jos robotiikan ostaa palveluna, niin silloin robotiikan käyttöönotto ei vaadi yrityksiltä etukäteen mitään. Yrityksen ei tarvitse valmiiksi tietää, minkä teknologian valitsee tai muuta vastaavaa, vaan palvelukumppani auttaa sparrailemaan, mikä voisi olla oikea ratkaisu juuri tälle yrityksille, mikä olisi hyvä automaatiokohde ja keiden yrityksen edustajien kanssa tarkennetaan ja lähdetään liikkeelle.
Yrityksessä ei siis tarvitse olla valmiiksi RPA-funktiota tai CoE:ta (Center of Excellence), sillä palvelukumppani saa kyllä projektit käyntiin. Mutta olisi hyvä, että asiakkaan puolella robotiikalla olisi joku omistaja, tai ohjausryhmä. Robotiikka vaatii tuekseen sponsorin eli päätöksentekijän sekä pääkäyttäjän. Usein prosessin tai alueen asiantuntijat ovat näitä pääkäyttäjiä, jotka parhaiten ymmärtävät prosessin, joka pyritään siirtämään robotille. Jos automaatioprojektiin tulee viivästyksiä, niin se usein liittyy siihen, että yrityksessä ei ole henkilöstöä valmiina.
Miten robotiikan kanssa edetään, jos valmista käyttökohdetta ei ole etukäteen tiedossa?
Tällaisissa tapauksissa automaatiopotentiaalia kannattaa lähestyä keräämällä asiantuntijoilta tietoa pullonkauloista tai rutiinitehtävistä työpajoissa yrityksen eri funktioissa tai tiimeissä. Työpajojen ideana on pintauttaa tehtäviä ja prosesseja, joihin sitoutuu paljon ihmistyötä tai sisältää virhealttiutta ja joista löytyy liiketoiminnan kannalta parannettavia metriikoita. Tämä vaihtoehto on hyvä silloin kun halutaan kartoittaa ensin robotiikan mahdollisuuksia ja vaikutuksia ennen kuin lähdetään viemään sitä eteenpäin.
Jos taas on sellainen tilanne, että yritys on itse jo tunnistanut mitä työrutiineja halutaan siirtää pois asiantuntijoilta, niin silloin lähdetään tekemään kevyempi analyysi, että miten asia ratkaistaan parhaiten.
Miten kasvattaa yrityksessä robotiikan osaamista?
Sisäistä automaatio-osaamista voi kasvattaa koulutuksilla sekä järjestämällä citizen development -ohjelmia. Kumppanina sparraamme yhdessä asiakkaan kanssa ja teemme automaatiokyvykkyyden kasvattamisen kevyeksi asiakkaan päässä ja toimimme tiiminä asiakkaan kanssa. Palvelualustamme tarjoaa mahdollisuuden, että asiakas myös itse kehittää automaatioita, ja me tarjoamme koulutuksia henkilöstölle.
Miten esitellä aihetta organisaatiossa eteenpäin?
Suosittelemme tekemään henkilöstöinfoja ennen kuin robotiikan kanssa lähdetään liikkeelle. Tyypillisesti tämä palvelu tulee siirtämään ihmisten työtä koneelle, niin silloin on todella tärkeää tiedottaa millaista robotiikka on, miten roboteista tulee ikään kuin digitaalisia assistentteja työntekijöille. Sen avulla poistetaan huolia siitä, että robotikka ei vie työpaikkoja. Tavoite on saada työntekijät näkemään, miten robotiikka toimii ja kokemaan, että se on hyvä asia eikä uhkakuva. Silloin voidaan alkaa myös keskustelemaan työntekijöiden kanssa mitä muita rutiineja voitaisiin automatisoida.
Kirjoittaja: Paiju Koivula
Kiinnostuitko robotiikan mahdollisuuksista?
Varaa ilmainen konsultaatio
Haluatko tietää, millaista hyötyä älykäs automaatio voisi luoda yrityksellesi? Kerro meille automaatiotarpeistasi, ja löydetään yhdessä oikea ratkaisu yrityksellesi.
