Bài báo | 18.10.2022
Cách bắt đầu với RPA: Hướng dẫn áp dụng tự động hóa
Chia sẻ
Nhiều người có thể vẫn có suy nghĩ rằng RPA yêu cầu cam kết lâu dài hoặc mua giấy phép đắt tiền và chuyên môn kỹ thuật cao để bắt đầu. Tuy nhiên, robot cũng có thể được thử với ngưỡng thấp và nó phù hợp với ngân sách ở mọi quy mô. Một đối tác tự động hóa có kinh nghiệm sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai tự động hóa ở các giai đoạn phát triển tự động hóa khác nhau.
Ý nghĩ về các dự án tự động hóa tốn kém và kéo dài vẫn còn tồn tại. Và điều này không hẳn là không có căn cứ, vì một số nghiên cứu cho thấy 50% dự án tự động hóa thất bại và nhiều công ty gặp khó khăn với robot phần mềm sau khi robot đầu tiên được chế tạo. Thật vậy, một dự án tự động hóa thất bại hoặc thất bại trong việc mở rộng quy mô tự động hóa có thể khiến robot trở nên đắt đỏ so với khoản đầu tư.
Tuy nhiên, một đối tác tự động hóa có kinh nghiệm sẽ xác định quy trình nào đáng để tự động hóa, lỗi nào có thể xảy ra và cách ngăn chặn chúng. Một đối tác lành nghề cũng sẽ kết nối dự án tự động hóa với KPI cấp doanh nghiệp, đo lường kết quả tự động hóa theo thời gian và phát triển một mô hình hoạt động cho phép mở rộng quy mô tự động hóa.
Chi phí để bắt đầu sử dụng RPA là bao nhiêu?
Bạn có thể thử nghiệm robot phần mềm với ngân sách ở nhiều quy mô khác nhau. Chi phí phụ thuộc phần lớn vào số lượng tự động hóa và khi RPA sẽ được mua dưới dạng dịch vụ hay công ty muốn mua giấy phép cho chính công nghệ đó.
Chi phí của những dự án Robot dao động phụ thuộc vào quyết định loại mua sắm: có theo mô hình dịch vụ pay-as-you-go không, có mua trọn gói bản quyền không, có mua bảo trì không. Theo các nghiên cứu, sử dụng một phần license theo mô hình dịch vụ tiết kiệm 25-30% chi phí so với mô hình sở hữu bản quyền. Tương tự, chi phí dự án Robot giảm đáng kể 21-27% khi sử dụng dịch vụ nền tảng đám mây.
Khi ước tính chi phí tự động hóa, bạn nên kiểm tra xem chi phí hàng năm hoạt động như thế nào: khi chi phí được phân bổ cho một số hoạt động tự động hóa, chi phí đơn vị luôn thấp hơn. Chi phí hoạt động cố định liên quan đến việc chạy nền tảng công nghệ, chẳng hạn như giấy phép và nguyên nhiên liệu, gần như giống nhau giữa một lần tự động hóa với năm lần tự động hóa. Do đó, điều cần thiết là tự động hóa phải được mở rộng quy mô, liên quan đến toàn bộ tổ chức để tối đa hóa lợi ích và làm cho nó có thêm lợi thế.
"Kỹ thuật số hóa thường đòi hỏi đầu tư lớn để tạo ROI"
Trước khi bắt đầu tự động hóa, bạn nên tính toán trường hợp kinh doanh về ROI của RPA
Chúng tôi cũng khuyên bạn nên xem xét chi phí của robot và giá trị kinh doanh của nó trong suốt thời gian sử dụng. Thường tự động hóa chạy trong 2-5 năm, vì vậy chi phí phát triển ban đầu là một chi phí tương đối nhỏ. Nhưng trên hết, giá trị mà robot mang lại cần được nắm rõ và do đó, điều quan trọng là phải đo lường giá trị mà tự động hóa các công việc tri thức có thể mang lại. Ví dụ: nếu triển khai robot phần mềm để không phải thuê nhân viên mới, thì điều này đã giúp tiết kiệm 1,4 tỷ Đồng chi phí hàng năm cho mỗi người. Hoặc nếu tự động hóa thành công để tiết kiệm 127 tỷ trong chuỗi cung ứng bằng cách giảm hàng hóa quá cảnh, thì chi phí RPA là một yếu tố rất nhỏ.
Sau khi chúng tôi hiểu được các giá trị nào đang được thúc đẩy bởi tự động hóa, bước tiếp theo đó là tìm hiểu khung thời gian nào chi phí sẽ tự hoàn vốn, tức là ROI của RPA. Ví dụ: khi chúng tôi chế tạo robot để cung cấp dịch vụ nhắc nhở thanh toán qua SMS cho khách hàng Y Säätiö của chúng tôi, khoản đầu tư robot đã tự hoàn vốn trong năm đầu tiên thông qua việc tiết kiệm chi phí cho các bức thư lẽ ra phải được gửi nếu không có robot. Bạn có thể đọc toàn bộ câu chuyện và về các kết quả khác đạt được thông qua tự động hóa tại đây.
Vai trò của chúng tôi với tư cách là đối tác tự động hóa sẽ giúp bạn xác định chi phí vòng đời và thời gian hoàn vốn cho quá trình tự động hóa của bạn. Tự động hóa sẽ phải thực hiện các mục tiêu kinh doanh đã được đặt ra cho nó, chẳng hạn như tiết kiệm thời gian làm việc hoặc tăng tốc độ thông lượng của quy trình. Một đối tác tự động hóa có kinh nghiệm còn giúp bạn tính toán lợi tức đầu tư vào RPA trong năm đầu tiên. Sisua Digital có một phương pháp phân tích rất hữu dụng cho việc này và đây thường là cách chúng tôi bắt đầu với khách hàng của mình.
Mua RPA dưới dạng dịch vụ hay tự trả tiền cho các giấy phép sẽ có lợi hơn?
Mua RPA dưới dạng dịch vụ (Raas: Robotics as a Service) thường là giải pháp dễ dàng và tiết kiệm chi phí để đạt được kết quả nhanh nhất. Tổng chi phí tự động hóa thường là rẻ nhất trong các lựa chọn. Khi tự động hóa được mua dưới dạng dịch vụ, chi phí cũng được chuyển từ Capex sang Opex, điều này có thể rất quan trọng đối với các công ty, đặc biệt là ở các thị trường phát triển.
Hầu hết các công ty đã chuyển sang mô hình dịch vụ này trong những năm qua, và theo tờ báo Forbes, thị trường RaaS đang phát triển nhanh chóng. Mô hình được khách hàng của Sisua chọn là RaaS – bạn có thể đọc về trải nghiệm của các khách hàng của chúng tôi với RaaS tại đây.
Lợi ích của RPA dưới dạng mô hình Dịch vụ
Một cách linh hoạt để sử dụng RPA
Mở rộng quy mô dễ dàng và tiết kiệm chi phí
“Chi phí dùng thử” của tự động hóa thấp hơn nhiều so với việc bạn phải tự mua
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể thử nghiệm RPA mà không cần phải đầu tư quá nhiều
Một đối tác dịch vụ có thể cung cấp cả giấy phép và dịch vụ bảo trì với chi phí thấp hơn chi phí gốc của giấy phép
Kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn do đối tác cung cấp giúp cải thiện hiệu suất của quá trình tự động hóa và đối tác sẽ đảm bảo rằng các bản cập nhật và bảo trì cần thiết luôn được thực hiện
Khi đối tác cung cấp giấy phép và kiến thưc chuyên môn, công ty có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình
Ví dụ, một giải pháp thay thế cho dịch vụ Raas là mô hình lưu trữ tại chỗ, trong đó công nghệ chạy trên máy chủ của chính khách hàng và yêu cầu giấy phép riêng. Ngoài ra, công nghệ này có thể được lưu trữ trong một đám mây riêng.
Một số nhà cung cấp công nghệ cũng có thể cung cấp công nghệ dưới dạng dịch vụ đám mây, trong đó công nghệ đến từ đám mây của nhà cung cấp. Thông thường, những thứ này nằm trong gói chi phí gần bằng giá mua giấy phép của riêng và không bao gồm bất kỳ công việc chuyên môn nào.
Một mẹo để chọn công nghệ RPA
Chúng tôi không khuyên bạn nên cam kết với bất kỳ loại công nghệ cận biên nào, theo đó công ty chỉ liên kết với một nhà cung cấp duy nhất. Vì vậy, bạn nên tránh dựa vào một dịch vụ duy nhất. Đặc biệt, khi mua công nghệ lưu trữ tại chỗ, công ty sẽ bị ràng buộc với loại công nghệ cụ thể, trong khi mua dưới dạng dịch vụ, công ty có thể dễ dàng thoát khỏi loại công nghệ đó.
Robot phần mềm có thể được triển khai nhanh như thế nào?
Ở trường hợp tốt nhất, một robot có thể bắt đầu hoạt động chỉ trong vài tuần. Tuy nhiên, thời gian nhận dữ liệu phụ thuộc rất nhiều vào mức độ sử dụng dữ liệu của quy trình, định dạng dữ liệu và lượng dữ liệu thử nghiệm có sẵn. Thông thường, chỉ mất vài tuần để xác nhận và xem robot sẽ trông như thế nào trong quá trình sản xuất.
Tuy nhiên, vì tất cả các quy trình đều riêng lẻ nên không thể đưa ra khung thời gian chính xác. Tự động hóa có thể được đưa vào sản xuất rất nhanh nhưng cũng có thể bạn sẽ phải đợi 3 tháng để thử nghiệm với dữ liệu trước khi bắt đầu lập kế hoạch thực hiện nó.
Trong những trường hợp RPA đã được xác định là giải pháp tốt nhất, quá trình phát triển thường diễn ra nhanh chóng. Khi đã xác định được robot sẽ được sử dụng để làm gì một cách hợp lý, kết quả có thể được đưa ra nhanh hơn.
Việc triển khai RPA yêu cầu gì từ một công ty?
Nói một cách đơn giản, nếu bạn mua RPA dưới dạng dịch vụ, thì việc triển khai không yêu cầu trước bất kỳ điều gì khó khăn từ các công ty. Công ty không cần biết nên chọn công nghệ nào hoặc các chi tiết khác, nhưng đối tác dịch vụ sẽ giúp thảo luận xem đâu có thể là giải pháp phù hợp cho công ty cụ thể đó và đâu sẽ là mục tiêu tự động hóa tốt và đại diện nào từ công ty sẽ dự án tự động hóa nên bắt đầu với.
Vì vậy, không cần phải có chức năng RPA hoặc CoE (Trung tâm xuất sắc), vì đối tác dịch vụ sẽ bắt đầu dự án. Nhưng sẽ tốt hơn nếu có một chủ sở hữu, hoặc một nhóm chỉ đạo, đứng về phía khách hàng. RPA cần một nhà tài trợ, một người ra quyết định và một người dùng chính. Thông thường, chính các chuyên gia trong quy trình hoặc lĩnh vực là những người dùng cuối này, những người hiểu rõ nhất về quy trình sẽ được chuyển giao cho robot. Nếu có sự chậm trễ trong một dự án tự động hóa, thường là do công ty không có nhân viên tại chỗ.
Bạn tiến hành RPA như thế nào nếu trước đó bạn không có mục tiêu tự động hóa?
Trong những trường hợp như vậy, tự động hóa nên được tiếp cận bằng cách tổ chức các cuộc hội thảo ở các chức năng hoặc nhóm khác nhau trong công ty. Ý tưởng là tìm hiểu xem có bao nhiêu nỗ lực của con người tham gia vào các quy trình khác nhau và những chỉ số kinh doanh chính nào có thể được cải thiện với RPA; chẳng hạn như quay vòng dịch vụ khách hàng, v.v. Phương pháp này hữu ích khi bạn muốn khám phá tiềm năng và tác động của người máy trước tiên trước khi tiếp tục với nó.
Mặt khác, nếu công ty đã xác định được những thói quen làm việc mà họ muốn loại bỏ khỏi các chuyên gia, thì một phân tích nhẹ nhàng hơn sẽ được thực hiện để tìm ra cách tốt nhất để giải quyết vấn đề.
Làm thế nào để nâng cao bí quyết tự động hóa trong công ty của bạn?
Các kỹ năng tự động hóa nội bộ có thể được tăng lên thông qua các chương trình đào tạo và phát triển công dân. Với tư cách là một đối tác, chúng tôi thảo luận với khách hàng và giúp dễ dàng xây dựng các khả năng tự động hóa từ phía khách hàng và làm việc theo nhóm với khách hàng. Nền tảng dịch vụ của chúng tôi cho phép khách hàng tự phát triển tự động hóa và chúng tôi cung cấp đào tạo cho nhân viên.
Làm thế nào để trình bày công nghệ mới trong công ty?
Chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện các cuộc họp giao ban nhân viên trước khi bắt đầu với người máy. Thông thường, dịch vụ này sẽ chuyển công việc của nhân viên sang máy móc, vì vậy điều thực sự quan trọng là phải truyền đạt RPA là như thế nào và rô bốt sẽ trở thành trợ lý kỹ thuật số cho nhân viên như thế nào. Nó sẽ giúp loại bỏ những lo ngại rằng robot sẽ không mất việc làm. Mục đích là để nhân viên thấy cách thức hoạt động của robot và trải nghiệm rằng đó là một điều tốt chứ không phải mối đe dọa. Sau đó, bạn cũng có thể bắt đầu thu hút nhiều nhân viên hơn về những quy trình khác có thể được tự động hóa.
Quan tâm đến tiềm năng của tự động hóa?
Đặt lịch tư vấn miễn phí với chúng tôi
Bạn muốn biết tự động hóa thông minh có thể mang lại lợi ích như thế nào cho công ty của bạn? Hãy cho chúng tôi biết về nhu cầu tự động hóa của bạn và hãy cùng nhau tìm ra giải pháp phù hợp cho công ty của bạn.
