CÂU CHUYỆN KHÁCH HÀNG | NGÀNH DỊCH VỤ
Tập đoàn Administer tinh giản các dịch vụ số bằng tự động hóa
Chia sẻ:
Chuyên về các dịch vụ tài chính và lương bổng bằng kỹ thuật số, tư vấn và phần mềm, Administer Group đã sử dụng tự động hóa trong nhiều năm để cải thiện năng suất cũng như tăng sự hài lòng của khách hàng và nhân viên. Sisua Digital và Administer Group bắt đầu hợp tác khi công ty họ đang tìm kiếm một dịch vụ bảo trì cho quá trình sản xuất tự động hóa. Tự động hóa và robot phần mềm cũng sẽ tiếp tục như một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh tổng thể của họ trong tương lai.
The Administer Group đã là người dùng có kinh nghiệm về công nghệ tự động hóa: tổ chức có lịch sử sử dụng RPA lâu dài để cải thiện năng suất và tiết kiệm thời gian làm việc.
The Administer Group bao gồm năm công ty chuyên môn: Administer PLC cung cấp các dịch vụ quản lý tài chính kỹ thuật số hiện đại, Adner Oy tập trung vào các quy trình tài chính cho các khách hàng lớn, Kuntalakenta Oy phục vụ chủ yếu cho các thành phố và cộng đồng, EmCe Solution Partner Oy cung cấp các dịch vụ phần mềm quản lý tài chính và lương bổng, và Silta Oy cung cấp dịch vụ tính lương và quản lý nhân sự. Công ty có hơn 600 chuyên gia tài chính.
"Chúng tôi đã sử dụng tự động hóa một cách có hệ thống trong vài năm. Mọi chuyện bắt đầu khi chúng tôi bắt đầu nghĩ làm thế nào để tiết kiệm thời gian của nhân viên và thử nghiệm cách sắp xếp thời gian làm việc để tìm kiếm các giải pháp giúp công việc hiệu quả hơn. Chúng tôi muốn sử dụng robot để loại bỏ các công việc thủ công," Jukka Iivonen, CIO của Administer Group cho biết.
"Có rất nhiều phần việc trong quy trình tài chính và nhân sự cần phải được xử lý thủ công. Nếu những công việc này lặp đi lặp lại và được thực hiện bởi nhiều người, thì sẽ rất tốn thời gian cho nhân viên. Trong những trường hợp đó, bạn cần suy nghĩ về cách thực hiện để loại bỏ hoặc tự động hóa các công việc này," Iivonen tiếp tục.
Tự động hóa được sử dụng xuyên suốt trong tổ chức ở một số chức năng, ví dụ như tài chính, lương bổng và chăm sóc khách hàng. Hiện tại có một số tự động hóa trong sản xuất.
"Tự động hóa được sử dụng để xử lý tài liệu: khi tài liệu được lấy từ vị trí A và chuyển đến vị trí B. Hoặc ví dụ, nếu tài liệu thanh toán phải được thực hiện bằng cách kết hợp dữ liệu từ một số vị trí khác nhau và được lưu trữ trong một quy trình khác. Tài liệu cũng được chuyển đến hệ thống lưu trữ bằng robot," Jari Korpela, Giám đốc hệ thống tại Silta Oy giải thích.
"Tự động hóa cũng tiết kiệm thời gian được sử dụng trong báo cáo: ví dụ: báo cáo hàng tháng tiêu chuẩn đã được tự động hóa cho một số khách hàng. Chúng tôi có thể xác định các tham số để báo cáo và robot đưa dữ liệu cần thiết vào tệp csv", Korpela tiếp tục.
"Các robot cũng xử lý những dữ liệu được đưa đến chúng tôi, ví dụ như dữ liệu gửi qua e-mail, và phân loại xem các dữ liệu liên quan đến cái gì và chúng sẽ được chuyển tiếp ở đâu," Iivonen cho biết thêm.
"Trong giao diện khách hàng, robot nhận chứng chỉ được gửi đến dịch vụ web của chúng tôi hoặc qua email. Tuy nhiên, khách hàng không thấy robot nhận chứng chỉ và thực hiện ma thuật của nó. Robot tăng tốc dịch vụ khách hàng bằng cách làm việc không ngừng, trong khi con người chỉ làm việc 8 giờ một ngày. Với việc robot làm việc không ngừng nghỉ suốt ngày đêm, nhân viên sẽ có sẵn mọi thứ trên bàn làm việc vào buổi sáng," Iivonen tiếp tục.
Robot đảm nhiệm các công việc thường ngày, tăng độ tin cậy hoạt động và tăng tốc độ chăm sóc khách hàng
Tự động hóa làm cho công việc trở nên có ý nghĩa hơn khi nhân viên không phải thực hiện các nhiệm vụ đơn điệu như robot.
Iivonen cho biết: "Hệ thống tự động hóa của chúng tôi xử lý một lượng lớn dữ liệu nên khối lượng công việc rất nhiều. Robot giúp cuộc sống hàng ngày trở nên dễ dàng hơn và loại bỏ rất nhiều công việc thủ công khỏi danh sách việc cần làm của nhiều người".
Korpela cho biết: "RPA cũng cho phép chúng tôi có được thông tin chính xác vào đúng thời điểm. Khi có báo cáo vào ban đêm, nhân viên có thể chuẩn bị sẵn báo cáo để xử lý ngay vào buổi sáng hôm sau".
Tự động hóa cũng làm tăng độ tin cậy trong hoạt động.
Iivonen giải thích: "Khi có nhiều chu trình cơ bản lặp đi lặp lại, sẽ có nguy cơ cao xảy ra lỗi do con người. Hoặc nếu một người đang nghỉ ốm chẳng hạn, thì công việc có thể không hoàn thành. Công việc thủ công tiềm ẩn những rủi ro".
"Hệ thống tự động hóa sẽ gửi cảnh báo nếu chúng không hoạt động. Khi một người không thực hiện nhiệm vụ hoặc mắc lỗi, sẽ không có báo động. Nhưng khi hệ thống tự động hóa mắc lỗi thì sẽ có thông báo", Iivonen cho biết thêm.
Robotics là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh và phát triển của Administer Group.
"Đó là một phần trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của chúng tôi: tự động hóa cải thiện năng suất và hiệu quả của công việc chuyên môn. Nó loại bỏ nhu cầu tuyển thêm người để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại, tạo ra kết quả giống nhau và cho phép mọi người tập trung vào công việc có giá trị gia tăng cao hơn. Về khía cạnh lợi nhuận, tự động hóa có ảnh hưởng tích cực đáng kể," Iivonen nói.
"Dịch vụ chăm sóc khách hàng cũng nhanh hơn và mượt mà hơn, và về lâu dài, điều này có tác động đến mức độ hài lòng của khách hàng và cách mà chúng tôi có được lượng khách hàng mới," Iivonen tiếp tục.
Trách nhiệm của Sisua đó là đảm bảo rằng robot hoạt động tốt nhất có thể cho mục đích mà chúng được tạo ra
Sisua Digital và Administer Group bắt đầu làm việc cùng nhau vào cuối năm 2021.
"Chúng tôi cần thay đổi đối tác của mình và tình cờ biết được Sisua thông qua các đầu mối liên hệ của chúng tôi. Sisua hiện đang duy trì hệ thống tự động hóa của chúng tôi và cung cấp cho chúng tôi cách khắc phục sự cố cũng như phát triển các hệ thống tự động hóa hiện có và cả hệ thống tự động hóa mới. Công việc của Sisua là đảm bảo rằng robot có thể hoạt động tốt nhất." Iivonen nói.
"Việc bàn giao và quản lý diễn ra thực sự suôn sẻ. Sisua đã chủ động chỉ ra những điều chúng tôi nên chú ý hoặc khắc phục và trình bày các phương án thay thế. Họ cũng chỉ ra các vấn đề với robot, tại sao chúng không hoạt động tốt như dự định và làm thế nào để chúng có thể được phát triển hơn nữa," Iivonen tiếp tục.
Sisua Digital đã đề xuất thay đổi công nghệ OCR của Administer vì công nghệ hiện tại không hoạt động đủ tốt.
"Chúng tôi gặp thách thức với công nghệ OCR của mình. Trong các báo cáo hàng tháng, chúng tôi nhận thấy rằng robot không thể xử lý tất cả tài liệu và chúng sẽ gặp lỗi, tức là công nghệ không thể diễn giải tài liệu dưới dạng văn bản. Sau đó, Sisua đề xuất chúng tôi nên chuyển từ ABBY sang Google Vision và điều đó đã thực sự cải thiện tình hình," Iivonen nói.
Với dịch vụ bảo trì do Sisua Digital cung cấp, việc giám sát tự động hóa đã được cải thiện và việc bảo trì trở nên hài hòa hơn. Sisua đã di chuyển các tính năng tự động hóa sang nền tảng UiPath Orchestrator, giúp việc theo dõi dễ dàng hơn. Chuyển sang nền tảng mới cũng cho phép phát hiện lỗi trong thời gian thực.
"Ví dụ, so với một năm trước, chúng tôi biết rõ hơn về cách thức hoạt động của robot. Báo cáo đã được cải thiện rất nhiều và không ngừng được cải thiện - chúng tôi chỉ thảo luận về cách chúng tôi có thể đưa nó đi xa hơn nữa", Iivonen xác nhận.
Korpela cho biết thêm: "Các cuộc kiểm tra được tiến hành liên tục và nếu có bất kỳ thách thức nào được xác định, chúng tôi sẽ tích cực xem xét cách chúng tôi có thể cải thiện".
Iivonen nói: “Dịch vụ này cũng giúp tiết kiệm chi phí hơn so với giải pháp trước đây.”
Sự hợp tác đã thành công và robot được coi là một phần quan trọng trong hoạt động của Administer Group ở hiện tại và tương lai
"Sự hợp tác hàng ngày diễn ra rất tốt. Các yêu cầu nhanh chóng được giải đáp và điều tra. Chúng tôi hài lòng với các cuộc họp dịch vụ hàng tháng. Họ cung cấp cho chúng tôi thông tin tổng quan về những gì đã xảy ra trong tháng trước và cho chúng tôi biết quy trình đang chạy ở cấp độ nào. Sisua cũng trình bày cho chúng tôi những ý tưởng của riêng họ về những gì chúng tôi có thể phát triển," Korpela nói.
Iivonen đồng ý: “Việc hợp tác diễn ra đơn giản và dễ dàng - nó hoạt động tốt ở mọi cấp độ.”
Korpela chỉ ra rằng, "Một trong những điều nổi bật đó là chúng tôi đã có một số thay đổi về đầu mối liên lạc. Nhưng mỗi khi có người mới tham gia, chúng tôi có thể tiếp tục hợp tác trực tiếp từ chỗ chúng tôi đã dừng lại với người trước đó,".
Tự động hóa được coi là một phần quan trọng trong quá trình phát triển kinh doanh và chuyển đổi kỹ thuật số của Administer Group trong tương lai.
Iivonen nói: “Chúng tôi liên tục đánh giá xem liệu có những mục tiêu mới mà robot có thể được sử dụng hay không.”
Iivonen kết luận: "Tự động hóa chắc chắn sẽ tiếp tục đóng một vai trò quan trọng trong việc cải thiện lợi nhuận, sự hài lòng của nhân viên và dịch vụ chăm sóc khách hàng".
Tác giả: Paiju Koivula
Thành tựu đạt được
Các lợi ích của dịch vụ bảo trì
- Tối ưu hóa hiệu suất tự động hóa và độ tin cậy
- Bảo trì hài hòa robot
- Cải thiện giám sát bảo trì
- Theo dõi lỗi thời gian thực
- Gói dịch vụ tiết kiệm chi phí
- Hỗ trợ từ Sisua và các phương pháp hay nhất để phát triển
Thông tin về công ty
Administer Group
The Administer Group là một công ty Phần Lan được thành lập vào năm 1985 chuyên cung cấp các dịch vụ tài chính và tính lương, dịch vụ tư vấn và dịch vụ phần mềm. Khách hàng của họ bao gồm các tổ chức thuộc mọi quy mô, từ doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các tập đoàn lớn và tổ chức chính trị. Mục tiêu của công ty là cải cách thị trường dịch vụ quản lý tài chính bằng cách phát triển công nghệ mới và giải pháp mới. Xét về doanh thu, họ là một trong những nhà cung cấp dịch vụ quản lý tài chính, nhân sự và tính lương lớn nhất ở Phần Lan. Vào năm 2021, doanh thu của họ là 42 triệu EUR và họ đã tuyển dụng khoảng 600 chuyên gia tài chính.
Đặt lịch tư vấn miễn phí với chúng tôi
Bạn muốn biết tự động hóa thông minh có thể mang lại lợi ích như thế nào cho công ty của bạn? Hãy cho chúng tôi biết về nhu cầu tự động hóa của bạn và hãy cùng nhau tìm ra giải pháp phù hợp cho công ty của bạn.
