Artikkeli | 22.11.2021

Jopa 50 % automaatioista epäonnistuu – näin me teemme sen onnistuaksemme

Jaa

Organisaatiot ovat hyödyntäneet prosessiautomaatiota jo muutamien vuosien ajan saavuttaakseen liiketoiminnallisia hyötyjä kuten parempaa tuottavuutta ja laatua, kustannussäästöjä, parempaa ja nopeampaa palvelua, parempaa tiedonhallintaa sekä ketteryyttä ja skaalautuvuutta. Siksi ei ole ihme, miksi niin monet organisaatiot ovat halunneet aloittaa prosessiensa digitalisoinnin automaatioteknologioilla kuten RPA:lla tai älykkäällä automaatiolla. Joidenkin raporttien mukaan monet yritykset kuitenkin usein jumiutuvat ensimmäisen tai toisen robotin käyttöönoton jälkeen, ja jopa 50 % ensimmäisistä RPA-automaatiototeutuksista epäonnistuu.

Miksi automaatioprojektit epäonnistuvat?

Automaatioprojektien yleinen sudenkuoppa on prosessin monimutkaisuuden aliarviointi – teknologinen ratkaisu ei korjaa huonosti jäsenneltyä prosessia – pikemminkin prosessi on suunniteltava uudelleen niin, että se on tehokkaalle automaatiolle soveltuva kohde. Jotkut prosessit eivät myöskään yksinkertaisesti ole järkeviä automaatiokohteita, jos prosessissa on satoja eri variaatioita tai prosessi vaatii ihmisien osallistumista hyvin useissa kohdissa.

Joissakin tapauksissa prosessi on täydellinen kohde automaatiolle, mutta prosessidokumentaatio on tehty huonosti, mikä johtaa poikkeuksiin ja virheisiin automaatiossa. RPA-automaatiot voivat aiheuttaa virheitä myös, jos robotin käyttämissä järjestelmissä tapahtuu muutoksia eikä robottia ole koulutettu muutoksiin. Loppujen lopuksi tämä ei ole robotiikasta johtuva virhe, vaan se korostaa jatkuvan muutoksenhallintakäytännön ja kriittisten prosessien riskienhallinnan tarvetta.

Haasteena on myös se, että yritykset valitsevat rajoitetun, tehtäväkeskeisen automaatiostrategian, eivätkä ne pysty skaalaamaan automaatiota. Jos automaatiotavoitteet ovat liian yksinkertaisia ja tehtäväkeskeisiä, automaatiota voi olla vaikea perustella ja silloin RPA-projekti näyttää kalliilta sen tuottamaan arvoon suhteutettuna.

Kehittyneempien automaatiotekniikoiden, kuten älykkään automaation, lisääminen työkalupakettiin käyttäen koneoppimista (ML, Machine Learning) tai tekoälyä (AI, artificial intelligence) mahdollistaa suuremman osan end-to-end -prosessin automatisoinnin yksinkertaisten tehtävien sijaan. Usein on kuitenkin tasapainoiltava houkuttelevan ROIn ja vaikutuksen välillä, sillä myöskään liian monimutkaisella prosessilla ei kannata aloittaa, koska silloin projektit epäonnistuvat usein. Yritysten tulisi aloittaa automaatiomatkansa yksinkertaisella robotiikalla, joka ei ole liian tehtäväkeskeistä, ja rakentaa sitten tekoälyosaamista yksinkertaisen robotiikan päälle.

Muutoksen vastustaminen ja ylimmän johdon tuen puute ovat myös ongelmia, jotka voivat nousta esiin automaatiota toteutettaessa. Työntekijät saattavat pelätä menettävänsä työpaikkansa robottien takia ja suhtautua siten negatiivisesti automaatioon. Tai jos esteitä ilmenee, on tärkeää, että automaatioprojektilla on ylimmän johdon tuki, jotta toiminta voi jatkua.

Lisäksi yritykset voivat laiminlyödä automaation vaikutusten mittaamista, mitata vääriä asioita tai niillä voi olla epärealistisia odotuksia tavoitteiden suhteen. Organisaatiot voivat esimerkiksi asettaa yksiulotteisia tavoitteita tai KPI:itä automaatiolle tai ne odottavat automaatioratkaisujen ratkaisevan monenlaisia prosessien pullonkauloja suoraviivaisesti, kun taas todellisuudessa automaation hyödyt ilmenevät ajan ja iteraatioiden myötä.

Sisuan lähestymistapa vaikuttavaan automaatioon

Strategiakonsultoinnin taustamme antaa meille syvällisen ymmärryksen liiketoimintaprosesseista

Lähestymme prosessiautomaatiota liiketoimintalähtöisestä näkökulmasta. Strategiakonsultoinnin taustamme asettaa meidät ensisijaisesti ymmärtämään asiakkaamme liiketoimintaa ja asiakkaan ainutlaatuista tilannettaan sen sijaan, että menisimme vain teknologia edellä. Monet ongelmat ratkaistaan itse asiassa lean-prosessikehityksellä tai ihmisten ja yritysten yhteistyön muuttamisella, mikä vaatii nolla riviä koodia. Olemme useiden asiakkaiden kanssa ennen automaatiotyön aloittamista auttaneet heitä ensin prosessin uudelleenjärjestelyssä.

Olemme testanneet menetelmiämme vuodesta 2014 lähtien

Olemme prosessiautomaation edelläkävijöitä – olemme kehittäneet menetelmiämme vuodesta 2014 lähtien sadoissa projekteissa eri toimialoilla ja liiketoiminnoissa. Osaamisemme on syntynyt vuosien käytännön työssä, yrittämisen ja erehdyksen tuloksena. Tiedämme, mitkä prosessit ovat hyviä automaatiokohteita ja millaisia virheitä voidaan ennakoida tulevan ja miten ne voidaan estää. Vuosien mittainen panostuksemme automaatiokehittämiseemme on auttanut meitä luomaan entistä kestävämpiä robotteja. Tämän tiedon välitämme asiakkaillemme.

Odotusten hallinta

Tarjoamme ohjausryhmätyöskentelyä, henkilöstötiedottamista ja koulutuspalveluita rinnakkain automaatiototeutuksen kanssa. Jälleen, emme puhu vain teknologisesta koulutuksesta, vaan myös sen henkilöstön mentoroinnista, jonka tehtäviä siirtyy roboteille. Tavoitteenamme on saada työntekijät ymmärtämään, että robotit ovat enemmänkin heidän virtuaalisia avustajiaan, jotka poistavat yksitoikkoisia tehtäviä ja auttavat keventämään työtaakkaa. Tämä vähentää “not invested here” -asennetta, lieventää työpaikan menettämisen pelkoa ja muita muutosvastaisuuden tekijöitä. Varmistamme, että ylin johto on mukana automaatioprojektien piirissä ja ymmärtävät automaatiopotentiaalin ja sen strategisen ja toiminnallisen arvon liiketoiminnalle.

Luomme skaalautuvia toimintamalleja ja sidomme automaatiotavoitteet yritystason KPI:ihin

Määrittelemme ja sovimme alkuvaiheessa, mitä pyrimme saavuttamaan ja mitkä ovat automaation vaikutusmittarit. On tärkeää sitoa automaatioprojekti yritystason KPI:ihin. Joskus hyödyt tulevat laadullisten hyötyjen muodossa, joita saattaa olla vaikea yhdistää yksittäiseen ratkaisuun tai laskea Excelillä. Uskomme tulosten mittaamiseen ajan mittaan ja automaatioraportoinnin kehittämiseen niin, että se tarjoaa palautesilmukan, jotta automaation laajuuttaa voidaan kehittää eteenpäin. Tavoitteenamme on aina kehittää toimintamalli, joka mahdollistaa automaation skaalauksen.

Kirjoittaja: Paiju Koivula

Varaa ilmainen konsultaatio

Haluatko tietää, millaista hyötyä älykäs automaatio voisi luoda yrityksellesi? Kerro meille automaatiotarpeistasi, ja löydetään yhdessä oikea ratkaisu yrityksellesi.