CASO DE ÉXITO | SECTOR SERVICIOS

Cómo la automatización escalable está potenciando el crecimiento de Etteplan

Autora

PAIJU KOIVULA

La empresa de servicios tecnológicos Etteplan ha aprovechado la automatización para optimizar sus operaciones internas durante varios años. La automatización y la robótica apoyan el rápido crecimiento del grupo y ayudan a la organización a lograr más con los mismos recursos. Gracias a esto han duplicado su producción de automatización en solo un año, y el objetivo es tener más de 80 automatizaciones UiPath en producción para finales de 2025.

Etteplan invierte en automatización y expande activamente su uso en el desarrollo empresarial.

“La automatización agiliza los procesos internas de la empresa, como finanzas, recursos humanos, y el mantenimiento y la gestión de usuarios de aplicaciones internas. Hoy las automatizaciones más grandes están relacionadas con los procesos de finanzas y recursos humanos”, dice Samuli Koskinen, Gerente de Aplicaciones en Etteplan, quien es responsable de la estrategia de automatización de la compañía.

Etteplan es un grupo global con operaciones en siete países además de Finlandia. Aproximadamente la mitad de las soluciones de automatización se usan para toda la organización, mientras que el resto apoya solo las operaciones finlandesas. Ahora, el objetivo es desarrollar soluciones que puedan utilizarse en todo el grupo.

“El uso de la automatización se ha expandido constantemente: hemos duplicado nuestra producción de automatización en un año. Ahora hay alrededor de 75 automatizaciones UiPath y 15-20 implementaciones construidas en Power Platform, sumando un total de aproximadamente 100. Nuestro objetivo es implementar todas las automatizaciones posibles a nivel mundial”, continúa Koskinen.

La automatización se utiliza para desarrollar y optimizar procesos, mejorar la satisfacción de los empleados y liberar tiempo para el trabajo estratégico

Etteplan utiliza la automatización para optimizar y mejorar sus procesos mientras facilita el trabajo de sus empleados. Cuando los robots se encargan de tareas manuales y repetitivas, el número de errores humanos disminuye y la calidad del proceso mejora.

En el área de finanzas, la automatización ha aliviado las cargas de trabajo máximas, especialmente durante los períodos de cierre de mes. Esto ha mejorado la satisfacción laboral, un resultado clave buscado a través de la automatización.

“La automatización ha reducido la carga de trabajo de fin de mes en finanzas y ha logrado un ahorro de costos significativo”, explica Koskinen.

El robot UiPath de Etteplan ya trabaja 15 horas al día, y la cifra sigue creciendo, aún más durante el cierre de mes.

“Además, hemos podido armonizar los procesos internos del grupo, aportar más estructura al trabajo y reducir los intercambios innecesarios de correos electrónicos”, añade Koskinen.

Sobre todo, la automatización libera tiempo para un trabajo más estratégico y de valor añadido, ya que las tareas repetitivas ahora son gestionadas por robots.

“La automatización y la robótica están cambiando la naturaleza del trabajo: en lugar de descargar informes, ahora dedicamos tiempo a analizarlos. Además, surgen nuevas ideas más fácilmente cuando hay tiempo para innovar y pensar en cómo se pueden hacer mejor las cosas”, describe Koskinen.

La colaboración comenzó cuando Etteplan buscaba un socio para mantener su producción de automatización

Etteplan eligió a Sisua Digital como su socio de automatización en 2023, cuando la compañía buscaba un socio para mantener su producción de automatización. Hasta ahora, Sisua ha desarrollado dos automatizaciones UiPath para la función financiera de Etteplan; la primera automatización está relacionada con la facturación de hojas de horas y ayuda a los asistentes de proyecto al garantizar que las hojas de horas se completen a tiempo.

“La automatización reduce la carga de trabajo manual, acelera el ciclo de facturación y libera tiempo durante el ajetreado período de fin de mes”, explica Koskinen.

La segunda solución procesa automáticamente las facturas de intereses cada mes.

“Esta automatización trae beneficios significativos ya que el proceso ahora se puede ejecutar regularmente sin esfuerzo manual”, dice Koskinen.

Además, la automatización ha tenido un impacto positivo en el flujo de caja, mientras que los clientes se benefician de una facturación oportuna.

La importancia de los servicios de mantenimiento ha crecido a medida que ha aumentado el número de automatizaciones

Sisua es responsable del mantenimiento y la refactorización de la producción de automatización de Etteplan. La externalización del mantenimiento permite un trabajo interno más eficiente para la empresa.

“Solo tenemos un desarrollador interno y es una gran tarea para una sola persona definir, desarrollar y mantener todos los procesos. Queríamos externalizar el mantenimiento para poder centrarnos más internamente en la definición y el desarrollo de nuevos procesos. Es genial tener un socio que también pueda apoyar nuestro trabajo de desarrollo”, dice Koskinen.

“La asociación con Sisua se ha vuelto cada vez más importante a medida que ha crecido el número de automatizaciones y el mantenimiento juega un papel más importante. Sisua ha gestionado solicitudes de cambio para automatizaciones existentes, como agregar nuevos países o unidades de negocio a los procesos. Esto nos ha permitido ampliar el número de automatizaciones globales”, continúa Koskinen.

En el mantenimiento y desarrollo de las automatizaciones, Sisua ha aprovechado su centro de servicio internacional, lo que permite soporte y desarrollo 24/7. Además, ha proporcionado capacidad extra desde su modelo Robotics-as-a-Service (RaaS) durante los períodos de alta demanda.

“La colaboración ha ido muy bien. Todo lo que hemos solicitado se ha entregado a tiempo, y el desarrollo ha progresado de manera flexible. El trabajo de mantenimiento ha sido profesional y rápido. Los nuevos desarrollos han sido de muy alta calidad, y el equipo de Sisua ha respondido a las solicitudes con prontitud. También hemos comenzado a trabajar juntos en el mantenimiento de nuestra producción de Power Platform”, dice Koskinen.

Etteplan planea continuar expandiendo sus iniciativas de automatización

“La tecnología juega un papel clave en nuestro grupo, y buscamos continuamente expandir su uso. A medida que la compañía ha crecido a través de adquisiciones, la automatización nos ha permitido integrar nuevas operaciones utilizando los mismos recursos; de esta manera, la automatización apoya directamente nuestro crecimiento”, explica Koskinen.

Etteplan planea continuar invirtiendo en automatización.

“Todavía queda mucho por automatizar en finanzas y recursos humanos. Nuestro objetivo es eliminar grandes procesos manuales que consumen mucho tiempo y acelerar aún más los ajetreados ciclos de fin de mes”, dice Koskinen.

“Nuestro objetivo es tener 80 automatizaciones UiPath implementadas para finales de este año. Tenemos muchas ideas para nuevas automatizaciones y encontramos continuamente oportunidades para mejorar las herramientas internas con Power Platform. También hemos realizado talleres explorando cómo se podría utilizar la IA para hacer los procesos aún más eficientes”, concluye Koskinen.

Lo que se logró con la automatización

Beneficios Clave

Ahorro de tiempo
Reducción de la carga manual
Menos errores
Mejor calidad en los procesos
Alivio de las cargas de trabajo máximas
Ahorro de costos
Mejora en la satisfacción del equipo
Mayor eficiencia
Mejora del flujo de caja
La automatización ampliada apoya el crecimiento de la empresa
La externalización del mantenimiento libera tiempo para el desarrollo

Acerca de la empresa

Etteplan

Etteplan es una empresa de servicios tecnológicos en crecimiento que conecta a personas y tecnología para mejorar las cosas. Junto con sus clientes, Etteplan construye un mundo donde los sistemas, procesos y productos son más inteligentes, más eficientes y más sostenibles. Los clientes de Etteplan se encuentran entre las empresas manufactureras líderes en el mundo. En 2023, los ingresos de la empresa fueron de 360.0 millones de euros y empleó a alrededor de 4,000 personas en Finlandia, Suecia, Países Bajos, Alemania, Polonia, Dinamarca y China.