ASIAKASTARINA | VUOKRAUS- JA KIINTEISTÖALA
Automaatio oli työkalu toiminnan tehostamiseen Hoasilla
Jaa
Hoas oli alansa edelläkävijä, kun se otti robotiikan käyttöön jo vuonna 2017. Säätiö halusi panostaa toimintansa kehittämiseen sekä tehostaa vanhan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä ennen uuteen siirtymistä. Automaation avulla Hoas puolitti asuntohakemusten käsittelyajat, paransi asiakaspalvelua kokonaisvaltaisesti, tehosti toimintaansa sekä lisäsi työtyytyväisyyttä.
Hoasilla kiinnostuttiin robotiikasta vuonna 2016. Kiinnostus tähän silloin vielä todella uuteen teknologiaan lähti siitä, että säätiö halusi vahvasti panostaa toimintansa kehittämiseen.
”Johtoryhmän kanssa näimme, että Hoasilla on paljon toistuvaa ja syklistä työtä, joka oli hyvin aikaa vievää. Nämä rutiinityövaiheet vaikuttivat asiakaspalvelun tasoon, ja halusimme lähteä kehittämään sitä”, kertoo rakennusneuvos Matti Tarhio, Hoasin toimitusjohtaja.
”Innostus robotiikan hyödyntämiseen sai lisää tuulta purjeisiin, kun keskustelin vuorineuvos Jorma Elorannan kanssa ohjelmistorobotiikasta. Lähdimme kartoittamaan yrityksiä, jotka olivat robotiikan urantekijöitä, jolloin Sisua Digital (aiemmin Korkia) tuli puheeksi”, Tarhio jatkaa.
Yhteistyö aloitettiin vuonna 2016 Sisuan järjestämällä työpajalla, josta nousi ensimmäiseksi automaatiokohteeksi asuntohakemusten käsittely. Hakemusten käsittely oli työlästä ja vei Hoasilta paljon resursseja.
”Kesäaikaan yhden päivän aikana saattoi tulla jopa yli 1000 hakemusta, joista tuli tarkistaa ja selvittää tietoja. Prosessiin liittyy valtavan paljon sisäistä työtä, joka ei näy asiakkaalle. Robotti kehitettiin auttamaan hakemusten käsittelyn eri vaiheissa”, Tarhio kertoo.
Kesän ruuhkapiikit kuormittivat asiakaspalvelun asiantuntijoita ja manuaalisesti hoidettuna käsittely oli hidasta. Robotin käyttöönotto puolitti asuntohakemusten käsittelyajat ja asiakkaat saivat näin myös nopeammin tiedon asunnon saannista.
”Automaation avulla pystyimme tarjoamaan asiakkaille nopeammin asuntoja. Tämä heijastui myös asuntojen käyttöasteen parantumisessa”, toteaa Tarhio.
Robotin käyttö hakemusten käsittelyssä oli valtava menestys, josta myös uutisoitiin paljon. Vuonna 2017 robotiikka oli vielä uunituore teknologia, jota harvat yritykset käyttivät.
”Robotiikan hyödyntäminen toi meille valtavan paljon julkisuutta sekä edisti brändiämme alan edelläkävijöinä. Rakennus- ja kiinteistöalalla ei silloin vielä käytetty robotiikkaa, joten olimme siinä Suomen ensimmäisiä. Robotiikka oli meillä vuoden 2017 eniten uutisoitu aihepiiri, josta tuli vain positiivista viestintää”, kertoo Tarhio.
Automaation käyttöä laajennettiin myös muihin prosesseihin
Hoas lähti laajentamaan robotiikan hyödyntämistä ja vuosien varrella Sisua Digital rakensi säätiölle noin 20 automaatiota. Suurin osa, noin 75%, näistä automaatioista liittyi asiakkaiden palveluun ja loput taloushallintoon tai muihin sisäisiin prosesseihin.
”Automaatio nopeutti asiakaspalvelua ja paransi sen laatua. Pystyimme esimerkiksi yöaikana käsittelemään robotilla asioita, jolloin ne olivat seuraavaksi päiväksi valmiita. Robotiikalla saimme yöt ja viikonloput hyödynnettyä, ikään kuin olisimme työskennelleet 24/7 ympäri vuorokauden”, Tarhio kuvailee.
”Automaation avulla saimme parannettua toiminnallista tehokkuutta. Robotiikkaa hyödynnettiin puuduttavissa, rutiininomaisissa back-end työtehtävissä, jotka sitoivat resurssejamme”, Tarhio jatkaa.
Työn mielekkyyden paraneminen oli myös tärkeä robotiikalla saavutettu tulos.
”Teknologian hyödyntäminen näkyi asiakastyytyväisyydessä, toimiston suorituskyvyssä ja työn mielekkyydessä. Turhauttavat työvaiheet vähenivät ja työtyytyväisyys parani. Laatutaso myös parani, kun inhimillisten virheiden määrä väheni”, Tarhio selittää.
”Työntekijät suhtautuivat äärimmäisen myönteisesti robotiikkaan. Sitä ei koettu uhkana vaan positiivisena asiana. Työn mielekkyys parantui, kun pystyttiin keskittymään enemmän asiakkaan suuntaan tapahtuvaan työhön, eikä aikaa mennyt back-end töihin kuten luottotietojen tarkastukseen tai hakemusten läpikäymiseen”, jatkaa Tarhio.
”Olemme useana vuotena saaneet esimerkiksi Great place to work-palkinnon, johon kehitystoiminta vaikuttaa varmasti myönteisesti”, Tarhio mainitsee.
Robotiikka toi tehokkuutta uuden toiminnanohjausjärjestelmän siirtymävaiheessa
Robotiikan käyttöönottoon vaikutti taustalla myös toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen.
”Olimme uudistamassa toiminnanohjausjärjestelmäämme ja robotiikka tarjosi vanhan järjestelmän tehokkaamman käytön. Se soveltui hyvin siirtymävaiheeseen ja kasvatti tehokkuuttamme valtavan paljon”, selittää Tarhio.
Robotiikan hyödyntäminen turvaa liiketoiminnan tehokkaan jatkuvuuden sinä aikana, kun uutta järjestelmää suunnitellaan ja otetaan käyttöön. Automaation avulla resursseja voidaan vapauttaa myös operatiivisen toiminnan manuaalisen työn tekemisestä uuden järjestelmän suunnitteluun ja käyttöön. Robotit saadaan kehitettyä ketterästi liiketoiminnan muuttuviin haasteisiin.
Uuden järjestelmän käyttöönoton myötä tarve robotiikalle väheni, ja ansiokkaasti palvelleet robotit pääsivät eläkkeelle vuoden 2023 alussa.
”Pitkässä juoksussa voi olla, että tarve automaatiolle nousee uudestaan vuoden tai kahden päästä. Teknologian avulla vastataan myös tulevaisuuden haasteisiin. Kaikilla yrityksillä tulisi olla tekoäly, robotiikka ja vastuullisuus kiikarissa. Hoasilla olemme tutkineet tekoälyä ja hyödynnetty sitä markkinointiviestinnässä, ja uskon että seuraavan vuoden aikana lähdemme tarkemmin tutkimaan missä sitä voidaan hyödyntää. Siinä on valtavan paljon mahdollisuuksia”, Tarhio kertoo.
Monen vuoden yhteistyö sujui hyvin ja Sisua Digital valittiin Hoasin Vuoden Yhteistyökumppaniksi vuonna 2019.
”Yhteistyö sujui positiivisesti. Se oli vahvaa ja dynaamista, etenkin alkuvaiheessa teimme todella suuria muutoksia. Saimme todella lyhyessä ajassa valtavan paljon aikaiseksi”, kuvailee Tarhio.
”Meillä on joka vappu tapahtuma, jonne kutsumme sidosryhmiä ja palkitsemme meille poikkeuksellisen hyviä ja osaavia sidoskumppaneita, koska haluamme huomioida heitä. Sisua Digital valikoitui Vuoden Yhteistyökumppaniksi, koska teimme robotiikkaa hienolla sykkeellä, joten nostimme hyvän kumppanin omalta osaltamme esille”, Tarhio selittää.
Kirjoittaja: Paiju Koivula
Mitä saavutettiin
Automaation hyödyt
- Asiakaspalvelu nopeutui ja parantui
- Puuduttavat rutiinityöt vähenivät
- Työaikaa vapautui mielekkäämpiin tehtäviin
- Virheiden määrä väheni
- Työn laatu parantui
- Työtyytyväisyys parantui
- Asuntohakemuksen käsittelyajat puolittuivat
- Ruuhkapiikit tasottuivat
- Opiskelijat saivat asunnot nopeammin
Tietoa yrityksestä
Hoas
Hoas on vuonna 1969 perustettu opiskelija-asuntosäätiö, joka tarjoaa opiskelijoille vuokra-asuntoja opiskelupaikkojen läheisyydestä. Hoasilla on yli 10 000 asuntoa Helsingissä, Espoossa, Vantaalla ja Kauniaisissa. Yleishyödyllisen säätiön toiminnassa ovat mukana Helsingin yliopiston ja Aalto-yliopiston ylioppilaskunnat sekä 10 muuta ylioppilaskuntaa ja ammattikorkeakoulujen opiskelijakuntaa.
Miten varmistamme, että automaatio tuottaa tuloksia?
Lataa käyttöoppaamme automaation vaikuttavuuden mittaamiseen.
AJANKOHTAISTA
Lue lisää mitä Sisualla, ohjelmistorobotiikan sekä tekoälyn saralla tapahtuu.
Ajankohtaista
Varaa ilmainen konsultaatio
Haluatko tietää, millaista hyötyä älykäs automaatio voisi luoda yrityksellesi? Kerro meille automaatiotarpeistasi, ja löydetään yhdessä oikea ratkaisu yrityksellesi.