CÂU CHUYỆN KHÁCH HÀNG | BẤT ĐỘNG SẢN
Tự động hóa là công cụ giúp nâng cao hiệu quả làm việc tại Hoas
Chia sẻ:
Hoas là công ty tiên phong trong lĩnh vực nhà ở và xây dựng khi họ triển khai phần mềm robot vào năm 2017. Mục tiêu của tổ chức là cải thiện các hoạt động và hợp thức hóa việc sử dụng hệ thống ERP cũ trước khi chuyển sang hệ thống mới. Nhờ có việc động hóa, Hoas đã giảm được một nửa thời gian xử lý đơn đăng ký nhà ở, cải thiện được trải nghiệm của khách hàng và tăng hiệu quả cũng như mức độ hài lòng trong công việc.
Hoas bắt đầu quan tâm đến việc áp dụng robot vào hoạt động từ năm 2016. Mối quan tâm đến công nghệ mới nổi này bắt nguồn từ mong muốn mạnh mẽ của tổ chức vào việc phát triển hoạt động kinh doanh của họ.
"Cùng với đội ngũ quản lý, chúng tôi thấy rằng Hoas có rất nhiều công việc lặp đi lặp lại mang tính chu kỳ rất tốn thời gian. Những đầu việc lặp lại này đang ảnh hưởng xấu đến chất lượng dịch vụ khách hàng và chúng tôi muốn bắt đầu cải thiện nó", Matti Tarhio, CEO của Hoas cho biết.
"Sự quan tâm đối với việc áp dụng robot đã tăng lên khi tôi thảo luận với Jorma Eloranta, (một Cố vấn ngành). Chúng tôi bắt đầu nghiên cứu những công ty tiên phong trong lĩnh vực robot, đó cũng là lúc chúng tôi thấy Sisua Digital (trước đây là Korkia)," Tarhio tiếp tục.
Sự hợp tác được bắt đầu vào năm 2016 tại một hội thảo do Sisua tổ chức, tại đây mục tiêu tự động hoá đầu tiên được đề xuất, đó là việc xử lý các đơn đăng ký nhà ở. Quá trình này rất phức tạp và tốn rất nhiều nguồn lực từ Hoas.
"Trong những tháng cao điểm mùa hè, có thể có hơn 1.000 đơn đăng ký trong một ngày cần được kiểm tra và làm rõ. Có một lượng lớn công việc nội bộ liên quan đến quy trình phê duyệt mà khách hàng không hề thấy. Vì vậy một robot đã được phát triển để hỗ trợ các giai đoạn khác nhau của quy trình đăng ký," Tarhio nói.
Cao điểm của những tháng hè gây ra căng thẳng cho các chuyên viên dịch vụ khách hàng và khi các đơn đăng kí được xử lý thủ công, quá trình xử lý bị chậm đi rất nhiều. Việc áp dụng robot giúp giảm một nửa thời gian xử lý hồ sơ nhà ở và khách hàng nhờ đó cũng tiếp nhận thông tin thuê căn hộ nhanh chóng hơn.
"Với việc tự động hóa, chúng tôi có thể cung cấp các căn hộ cho khách hàng nhanh hơn. Điều này cũng được thể hiện trong việc gia tăng tỷ lệ lấp đầy của những căn hộ," Tarhio nói.
Sử dụng robot trong quá trình xử lý đơn đăng ký là một sự thành công lớn, điều này cũng nhận được rất nhiều sự quan tâm của công chúng. Cho đến năm 2017, robot khi đó vẫn còn là một công nghệ hoàn toàn mới mà ít công ty sử dụng.
"Việc ứng dụng robot đã mang đến cho chúng tôi danh tiếng lớn và quảng bá thương hiệu của chúng tôi như những người tiên phong trong lĩnh vực này. Vào thời điểm đó, robot chưa được sử dụng trong ngành xây dựng và bất động sản, vì vậy chúng tôi là người đầu tiên ở Phần Lan áp dụng nó. Robotics là chủ đề được đề cập và quan tâm nhiều nhất đối với chúng tôi trong năm 2017, điều này đã mang lại kết quả tích cực," Tarhio nói.
Sau đó, việc sử dụng tự động hóa cũng được mở rộng sang các quy trình khác
Hoas bắt đầu việc mở rộng việc sử dụng tự động hóa và trong nhiều năm, Sisua Digital đã xây dựng khoảng 20 thiết bị tự động hóa cho tổ chức. Với phần lớn (khoảng 75%) các hoạt động tự động hóa này liên quan đến dịch vụ khách hàng và phần còn lại là về quản lý tài chính hoặc các quy trình nội bộ khác.
"Nhờ có việc tự động hóa, dịch vụ khách hàng của chúng tôi được cải thiện đáng kể cả về thời gian và chất lượng. Ví dụ: chúng tôi có thể xử lý mọi thứ bằng rô-bốt trong đêm. Với tự động hóa, chúng tôi có thể tận dụng cả ban đêm và cuối tuần, như thể chúng tôi đang làm việc không ngừng nghỉ," theo như Tarhio mô tả.
Tarhio tiếp tục chia sẻ: "Nhờ việc sử dụng tự động hóa, chúng tôi đã cải thiện hiệu quả hoạt động. Rô-bốt được sử dụng trong các nhiệm vụ phụ trợ lặp đi lặp lại, nhàm chán, làm hạn chế nguồn lực của chúng tôi".
Tăng ý nghĩa của công việc cũng là một kết quả quan trọng đạt được nhờ tự động hóa.
"Điều đó được phản ánh trong sự hài lòng của khách hàng, hiệu suất và ý nghĩa của công việc. Các giai đoạn làm việc căng thẳng, bực bội được giảm đi và sự hài lòng trong công việc được cải thiện. Mức độ chất lượng cũng được cải thiện khi số lượng sai sót bởi con người giảm xuống," Tarhio giải thích.
"Các nhân viên cực kỳ hứng thú với robot. Nó không được coi là mối đe dọa đối với nhân viên mà được đón nhận như một điều tích cực. Nhân viên rất vui khi họ có thể tập trung hơn vào công việc trực tiếp với khách hàng và không cần phải dành thời gian cho công việc phụ trợ như khi kiểm tra thông tin tín dụng hoặc kiểm tra đơn đăng ký," Tarhio tiếp tục.
“Chúng tôi đã nhận được giải thưởng Nơi làm việc tuyệt vời trong nhiều năm liên tiếp, điều này chắc chắn nhờ vào sự tích cực của việc phát triển công nghệ này,” Tarhio đề cập.
Robotics nâng cao hiệu quả trong giai đoạn chuyển tiếp của hệ thống ERP mới
Việc triển khai robot cũng ảnh hưởng bởi quá trình chuyển đổi sang hệ thống ERP mới.
Tarhio giải thích: "Chúng tôi đang trong quá trình nâng cấp hệ thống ERP của mình và rô-bốt đã cung cấp khả năng sử dụng hệ thống cũ hiệu quả hơn. Nó rất phù hợp cho giai đoạn chuyển tiếp và tăng hiệu quả của chúng tôi lên rất nhiều".
Bằng cách tận dụng robot, các tổ chức có thể đảm bảo tính liên tục hiệu quả trong suốt thời gian thiết kế và triển khai hệ thống mới. Tự động hóa cho phép các nguồn lực của công ty thoát khỏi các nhiệm vụ vận hành thủ công, cho phép chúng tôi tập trung vào việc thiết kế và triển khai hệ thống mới. Robot có thể được phát triển nhanh chóng để giải quyết những thách thức đang thay đổi mà các tổ chức phải đối mặt.
Khi hệ thống mới được triển khai, nhu cầu về rô-bốt sẽ giảm đi và những rô-bốt đã phục vụ không ngừng nghỉ có thể nghỉ hưu vào đầu năm 2023.
"Về dài hạn, nhu cầu tự động hóa có thể lại xuất hiện sau một hoặc hai năm nữa. Công nghệ thường là chìa khóa để giải quyết những thách thức trong tương lai. Tất cả các công ty nên sử dụng trí tuệ nhân tạo, robot và những biện pháp bền vững trong kế hoạch của họ. Tại Hoas, chúng tôi đã nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo và sử dụng nó trong mảng truyền thông tiếp thị. Tôi tin rằng trong năm tới, chúng tôi sẽ có những nghiên cứu kỹ hơn về những mảng có thể tận dụng nó. Nó có tiềm năng rất lớn", Tarhio nói.
Quá trình hợp tác nhiều năm đã diễn ra tốt đẹp và Sisua Digital đã được Hoas chọn là “Đối tác của năm” vào năm 2019.
"Sự hợp tác diễn ra suôn sẻ. Nó đem lại sự linh hoạt cao, đặc biệt là trong thời gian đầu, chúng tôi đã thực hiện những thay đổi thực sự lớn. Chúng tôi đã hoàn thành được rất nhiều công việc với thời gian rất ngắn", Tarhio mô tả.
"Chúng tôi thường tổ sự kiện vào tháng 5 hàng năm, vào ngày này các stakeholders sẽ được mời đến và tham gia sự kiện khen thưởng với những người đặc biệt giỏi và có năng lực, bởi chúng tôi rất đề cao và cảm kích họ. Sisua Digital đã được chúng tôi lựa chọn là “Đối tác của năm” nhờ vào thành công lớn đến từ việc áp dụng tự động hoá, cũng bởi vậy chúng tôi muốn vinh danh họ như là một đối tác tốt của chúng tôi", Tarhio giải thích.
Thành tựu đạt được
Lợi ích của tự động hóa
- Dịch vụ khách hàng được thực hiện nhanh chóng hơn với chất lượng cao hơn
- Những công việc tẻ nhạt được giảm bớt
- Thời gian và nguồn lực được tập trung cho những nhiệm vụ có ý nghĩa hơn
- Số lượng lỗi giảm
- Chất lượng công việc được cải thiện
- Sự hài lòng của nhân viên được cải thiện
- Thời gian xử lý đơn đăng ký nhà ở đã giảm một nửa
- Tình trạng trì trệ đã dừng lại
- Students got apSinh viên được phê duyệt nhà ở nhanh hơnartments faster
Thông tin về công ty
Hoas
Hoas là một tổ chức về nhà ở cho sinh viên được thành lập từ năm 1969, với sứ mệnh cung cấp cho sinh viên những căn hộ cho thuê gần nơi học. Hoas có hơn 10.000 căn hộ ở Helsinki, Espoo, Vantaa và Kauniainen. Các hoạt động của tổ chức phi lợi nhuận này được thành lập bởi hiệp hội sinh viên của Đại học Helsinki và Đại học Aalto, cũng như 10 hiệp hội sinh viên khác.
Đặt lịch tư vấn miễn phí với chúng tôi
Bạn muốn biết tự động hóa thông minh có thể mang lại lợi ích như thế nào cho công ty của bạn? Hãy cho chúng tôi biết về nhu cầu tự động hóa của bạn và hãy cùng nhau tìm ra giải pháp phù hợp cho công ty của bạn.
