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Cómo Keskusautohalli impulsó la venta de vehículos gracias a la automatización con IA
Paiju Koivula
En Keskusautohalli buscaban agilizar el uso de los recursos de la empresa, y encontraron la solución en la robótica. Tras la primera implementación, la automatización se escaló y ahora respalda las ventas de vehículos y la atención al cliente de la compañía, además de hacer más eficientes la gestión de inventario y la administración financiera.
Keskusautohalli comenzó a utilizar robótica de software en 2020, cuando la empresa buscaba una solución para ahorrar horas de trabajo y facilitar las labores rutinarias del día a día.
«Queríamos ahorrar horas de trabajo y automatizar el proceso de compra de vehículos nuevos, el cual implicaba escribir mucho, buscar y transferir datos. Con la automatización, el trabajo rutinario se gestiona de forma más eficiente y estos recursos se pueden trasladar a otras tareas. Nuestras secretarias de ventas están ocupadas, y la automatización les facilita el día a día», afirma Harry Valanne, director de TI de Keskusautohalli.
Tras la primera implementación, Keskusautohalli comenzó a escalar su automatización. Ahora, Elvis, el robot de la compañía, impulsa la eficiencia en unos nueve procesos distintos. La automatización respalda la venta de autos nuevos y la cadena de suministro, la gestión del libro mayor (es decir, la circulación de repuestos del importador y su exportación a contabilidad), así como el control de inventario.
«Comenzamos con la automatización que hace más eficientes las ventas de autos y que facilita la cadena de suministro de vehículos nuevos. Esta automatización respalda tanto a las ventas como al servicio al cliente. En la práctica, acelera la entrega del vehículo al cliente», describe Valanne.
Con la automatización, se ahorran unas 22 horas de trabajo al mes, lo que equivale a unas 262 horas al año (35 FTP). Sin embargo, el ahorro de horas depende de la cantidad de vehículos vendidos —se venden entre 700 y 1.000 autos al año—, por lo que la automatización supone un alivio significativo.
Hemos automatizado tareas rutinarias y hemos podido asignar el tiempo de nuestros empleados a labores donde se necesita su propia experiencia. Esto aumenta la satisfacción del personal con su trabajo»
La automatización con Azure ML ahorra cientos de horas de trabajo y optimiza los sistemas existentes
Se desarrolló otra solución de automatización para la administración financiera de la organización, la cual gestiona las facturas de repuestos de los importadores.
«Este proceso también fue un gran caso de uso para la automatización. Implica leer muchos datos de un lugar e ingresarlos en otro», explica Valanne.
En 2023, el robot procesó casi 3.500 facturas de repuestos.
«La automatización acelera considerablemente el procesamiento de facturas y ahorra un tiempo de trabajo significativo al equipo de contabilidad», continúa Valanne.
La tercera solución de automatización optimiza la gestión de inventario, donde la automatización procesa los envíos de repuestos de los importadores dentro del sistema ERP. Esta automatización también utiliza la inteligencia artificial de Azure ML para la lectura de las listas de embarque de repuestos.
Todos los días hay que procesar varias copias de listas de embarque; la automatización ahorra unas 20 horas de trabajo al mes, lo que equivale a unas 240 horas al año (32 FTP). El robot procesa alrededor de 60 listas de embarque al mes, sumando unas 720 listas al año.
«El robot lee las líneas de las listas de embarque más rápido, por lo que la automatización facilita enormemente el trabajo. El número de errores también disminuye al no haber equivocaciones de tipeo. Esto aumenta la certeza y, además, los saldos de inventario están más al día», afirma Valanne.
La automatización también hace más eficiente el uso de los sistemas actuales: garantiza que los sistemas existentes duren más tiempo y mejora la experiencia de usuario de los empleados.
Los KPI de la colaboración
Sisua ha reaccionado rápidamente ante cualquier necesidad; por ejemplo, cuando se nos ocurre una nueva idea sobre lo que el robot podría hacer. Siempre nos han presentado un diagrama de procesos claro de lo que debe hacer el robot, lo que facilita enormemente la comunicación y el desarrollo. Además, la comunicación constante y proactiva por parte del gestor de cuenta ha sido muy buena”
Resultados y siguientes pasos
En Keskusautohalli están satisfechos con los resultados de la automatización y los empleados sienten que esta facilita enormemente su trabajo.
«Hemos automatizado tareas rutinarias y hemos podido asignar el tiempo de nuestros empleados a labores donde se necesita su propia experiencia. Esto aumenta la satisfacción del personal con su trabajo», afirma Valanne.
Keskusautohalli tiene planes de seguir escalando la automatización. Actualmente tienen en fase de desarrollo un proceso que mejorará la gestión y venta de los vehículos de demostración.
«La automatización acelera el proceso de venta y libera tiempo a los gerentes de ventas para la atención directa al cliente, en lugar de estar atados al escritorio. De este modo, disponen de más tiempo para realizar labores comerciales reales y estar en contacto con el cliente», explica Valanne.
La colaboración con Sisua Digital ha transcurrido sin contratiempos y Keskusautohalli se muestra satisfecha con la proactividad de Sisua.
«Sisua ha reaccionado rápidamente ante cualquier necesidad; por ejemplo, cuando se nos ocurre una nueva idea sobre lo que el robot podría hacer. Siempre nos han presentado un diagrama de procesos claro de lo que debe hacer el robot, lo que facilita la comunicación y el trabajo de desarrollo. Además, la comunicación constante y proactiva por parte del gestor de cuenta ha sido muy buena», describe Valanne.
Beneficios clave
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Permite una atención al cliente más rápida
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Acelera el procesamiento de facturas de forma considerable
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Reduce los errores en los procesos
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Ahorra unas 500 horas de trabajo al año
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Reasigna el tiempo de trabajo a tareas de mayor valor
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Brinda más tiempo para un servicio personalizado
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Mejora la satisfacción del personal
Keskusautohalli
Keskusautohalli es uno de los concesionarios de automóviles más antiguos de Finlandia, fundado en 1927. Las 4 sedes de la empresa están ubicadas en Turku, Raisio, Salo y Forssa. Keskusautohalli emplea a unos 114 profesionales del sector automotriz y su facturación en 2023 fue de 85,1 millones de euros. Además de la venta de vehículos, la organización ofrece servicios de mantenimiento, repuestos, reparación de averías y neumáticos.
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