ASIAKASTARINA | KAUPAN ALA
Automaatio tukee taloushallinnon palveluja Starkilla
Jaa
Kotimainen rakennustarvikealan yritys Stark halusi helpottaa työntekijöidensä manuaalista työkuormaa laskutuspalveluun liittyvässä prosessissa. Ratkaisu haasteeseen löytyi robotiikasta, ja yhteistyökumppaniksi ensimmäiseen automaatioprojektiin Stark valitsi Sisua Digitalin. Onnistuneen automaation jälkeen yritys on alkanut rakentamaan jo seuraavia automaatioita ja suunnitelmissa on jatkaa automaatioiden skaalaamista.
Kun Stark otti yhteyttä Sisua Digitaliin, oli heillä jo valmiiksi tiedossa, minkä prosessin he halusivat automatisoida. Kyseessä oli taloushallinnon suoralaskutuspalvelu, joka oli työläs ja aikaa vievä prosessi taloushallintotiimille.
”Laskujen käsittely oli pitkälti manuaalista. Työntekijät kopioivat osittain laskujen rivitietoja ostolaskuilta lähteville laskuille. Halusimme siirtää tämän tiedon kopioimisen robotille”, selittää Tanja Kajander, Starkin laskutuksen Team Leader.
Yritys myy lukuisten eri tavarantoimittajien rakennustuotteita asiakkailleen. Stark tarjoaa toimittajilleen laskutuspalvelun, jolloin se tilaa toimittajilta asiakkaan tarvitsemat tuotteet. Tavarantoimittaja toimittaa tuotteet suoraan Starkin asiakkaalle ja laskutus kiertää Starkin kautta.
”Laskuttamisessa pitää ottaa huomioon monia asioita. Meillä on valtava määrä toimittajia ja eri toimittajilta laskut tulevat eri muodoissa”, Kajander kertoo.
Starkin työntekijät ovat tuottaneet tämän palvelun aiemmin manuaalisesti. Nyt robotti hoitaa tämän työn hakemalla ensin ostolaskun laskunkierrätysjärjestelmästä ja sen jälkeen tilauksen toiminnanohjausjärjestelmästä. Tämän jälkeen robotti lukee määritellyt tiedot ostolaskulta ja syöttää myyntitilaukselle.
”Robotti tekee samat toimenpiteet kuin ihminen: se käyttää samaa laskutusohjelmaa ja kopioi tiedot siten, kuin sille on opetettu. Kun robotti on täydentänyt tilauksen, niin ihminen vielä tarkastaa, onko tilaus täydennetty oikein ja antaa laskutusluvan”, selittää Kajander.
Jos laskuissa on puutteellisia tietoja, robotti ilmoittaa ongelmista työntekijöille.
Laskutuspalvelun automaatio lisää työviihtyvyyttä ja nopeuttaa asiakaspalvelua
Tärkeintä automaation rakentamisessa Starkille oli, että puuduttava kopiointityö siirtyisi robotille.
”Tekstin kopioiminen oli raskasta ja sitä haluttiin vähentää, jotta työntekijät voisivat keskittyä muihin laskutuksen tehtäviin”, selittää Kajander.
”Halusimme automaation avulla lisätä työviihtyvyyttä sekä tietysti myös säästää työaikaa”, kertoo Iiris Pullinen, Starkin Laskentapäällikkö.
Automaation ansiosta prosessin laatu on myös parantunut ja dataa on enemmän saatavilla.
”Robotti käsittelee laskut tehokkaasti eikä robotille tule näppäilyvirheitä, jolloin inhimilliset kirjoitusvirheet jäävät myös pois”, selittää Kajander.
”Robotin käyttöönoton mahdollistamiseksi meidän oli tehtävä muutoksia myös toiminnanohjausjärjestelmään esimerkiksi siihen, miten robotti kirjoittaa tuotetietoja saapuvilta laskuilta. Aiemmin työntekijät lyhentelivät tietoja, jotta ne saataisiin mahtumaan tiettyyn kenttään. Nyt otimme robotille käyttöön lisäkentän, jonka avulla tuotetieto tarkentui”, Pullinen lisää.
Samalla kun robotti tehostaa prosessia, niin palvelukin nopeutuu.
”Asiakaspalvelu on nopeampaa ja laskutus virheettömämpää”, Pullinen vahvistaa.
”Laskutuksen työmäärä vaihtelee sesongin mukaan ja robotista saimme hyvän avun tasaamaan työmäärää ”, kertoo Kajander.
Esimerkiksi elokuussa robotti käsitteli ja syötti järjestelmään yli 8000 tuoteriviä, mikä veisi useita kymmeniä tunteja, jos ihminen käsittelisi ne.
”Elokuun lasketuista riveistä robotti käsitteli vajaan neljänneksen, mikä vastaa ainakin yhden henkilön työtä. Robotin ansiosta työntekijät voivat käyttää työaikaa siihen, missä tarvitaan ihmisen harkintaa, ja tämä lisää työn mielekkyyttä”, Pullinen sanoo.
Taloushallintoon on rakennettu jo toinen automaatio helpottamaan rutiinitehtäviä
Ensimmäisen automaation jälkeen Starkilla tunnistettiin, että heillä oli toinenkin vastaavanlainen prosessi, jossa robotti voisi auttaa poistamaan manuaalista työkuormaa. Myös tämä prosessi näkyy asiakasrajapinnassa.
Asiakkaat voivat hakea asiakastiliä Starkin liikkeessä tai verkkosivuilla. Ennen asiakastilin luontia asiakkaan tulee tehdä sähköinen tilihakemus, josta syntyy asiakassopimus, jonka pohjalta asiakastili avataan Starkin toiminnanohjausjärjestelmässä.
Aiemmin luotonvalvojat syöttivät asiakastiedot järjestelmään ja nyt robotti tekee sen. Robotti lukee sopimuksen tiedot, jotka tulevat API-rajapintaa pitkin ja syöttää ne toiminnanohjausjärjestelmään. Kun robotti saa asiakastilin luotua, se lähettää luotonvalvojille listan avatuista asiakasnumeroista.
Jos kyseessä on luotollinen asiakastili, Starkin luotonvalvonnassa tehdään välissä luottotietojen tarkistus ja luottopäätös myönnettävästä luottorajasta. Luottoraja täydennetään tilihakemukselle ja tämän jälkeen robotti käsittelee hyväksytyn hakemuksen. Kun Starkin käsittelijä on hyväksynyt hakemuksen sähköisessä tilihakemusjärjestelmässä, sieltä lähtee robotille käynnistyskäsky ja se syöttää tiedot toiminnanohjausjärjestelmään.
”Tässäkin tärkeintä oli poistaa tämä puuduttava manuaalinen työ ja tietojen kopioiminen pois ihmisiltä. Myös virheiden määrä vähenee, kun robotti tekee tämän”, Kajander kommentoi.
Etenkin keväisin ja kesäisin asiakaspalvelu sekä luotonvalvonta ruuhkautuvat näistä asiakastilien avauksista, minkä vuoksi Stark halusi apua näiden ruuhkapiikkien purkamiseen. Asiakasavauksen automatisoinnilla tavoiteltiin prosessin tehostamista.
”Asiakaspalvelun parantaminen ja prosessin tehostaminen oli merkittävä asia tässä. Robotin avulla on saatu kohdennettua asiakaspalvelun ja luotonvalvonnan työaikaa merkityksellisempiin ja mielekkäämpiin työtehtäviin”, selittää Pullinen.
Lähitulevaisuudessa automaatioita jatkokehitetään ja skaalataan
Vuoden 2021 syksyllä alkanut yhteistyö on sujunut hyvin.
”Kokemukset automaatiosta ovat olleet ehdottomasti positiivisia. Talossamme ei ole ollut aiemmin robotiikan asiantuntijoita, vaan automaatio lähti liikkeelle Sisua Digitalin kanssa. Nyt kun olemme tarttuneet yhteen projektiin, olemme huomanneet, että robotti voisi tehdä muitakin asioita”, Kajander kertoo.
”Laskutuksen automaation kanssa tiesimme, että se ei ollut helpoimmasta päästä automatisoida, mutta halusimme lähteä liikkeelle siitä, koska sillä oli meille suuri merkitys. Automaation avulla saamme vähennettyä rutiinitehtäviä ja kohdennettua työaikaa niihin työtehtäviin, joita automaatiolla ei voida korvata”, Pullinen huomauttaa.
Stark aikoo vielä jatkokehittää nykyisiä automaatioita.
”Nyt olemme robotin ansiosta pystyneet keräämään enemmän dataa laskutetuista tuotteista. Kerätyn datan avulla pystymme mahdollisesti tulevaisuudessa tehostamaan koko laskutuskaupan prosessia”, Pullinen kertoo.
Starkilla on suunniteltu Automation Roadmap ja automaatioiden skaalaamista aiotaan jatkaa. Automaatiot on rakennettu UiPath -teknologialla, joka on jo käytössä muualla Stark Groupissa. Tavoitteena on hyödyntää robotiikkaa laaja-alaisesti sekä kasvattaa sisäistä automaatio-osaamista.
Olemme kartoittaneet talouden ulkopuoleltakin automaatiomahdollisuuksia. Sen tuloksena meillä on jo lähtenyt käyntiin tuotehintojen ylläpitoon liittyvän automaation kehittäminen. Nykyään tuotteiden hinnat muuttuvat useasti, niin on tärkeää viipymättä päivittää hankintahinnat järjestelmään ja tarkistaa, että hinnat ovat oikein”, jatkaa Pullinen.
Tulevaisuuden automaatiokohteita voisi löytyä esimerkiksi yrityksen logistiikasta ja operaatioista.
”Haluamme pitää silmät auki ja löytää kohteita mihin automaatio soveltuisi”, Pullinen päättää.
Kirjoittaja: Paiju Koivula
Mitä saavutettiin
Automaation hyödyt
- Työajan säästö
- Työntekijöiltä poistuu puuduttava kopiointityö
- Enemmän aikaa merkitykselliselle työlle
- Parempi henkilöstötyytyväisyys
- Nopeampi asiakaspalvelu
- Prosessit ovat virheettömämpiä
- Ruuhkapiikkien käsittely nopeutuu
- Dataa on enemmän saatavilla
Tietoa yrityksestä
Stark
Stark on kotimainen rakennustarvikealan yritys. Starkin verkkokauppa ja 27 myymälää palvelee rakentamisen ammattilaisia, korjausrakentajia sekä remontoijia ympäri Suomen. Yritys on ollut toiminnassa yli 150 vuotta sekä työllistää noin 1100 henkilöä. Stark on osa Stark Groupia, joka on Pohjois-Euroopan suurin rakennustarvikealan yritys.
Kiinnostuitko automaation mahdollisuuksista? Varaa maksuton teams -palaveri kanssamme
Haluaisitko keskustella asiantuntijoidemme kanssa siitä, mitä automaatiomahdollisuuksia yrityksessänne on tai miten automaatiotuotannon ylläpitoa voitaisiin kehittää?
Miten varmistamme, että automaatio tuottaa tuloksia?
Lataa käyttöoppaamme automaation vaikuttavuuden mittaamiseen.
AJANKOHTAISTA
Lue lisää mitä Sisualla, ohjelmistorobotiikan sekä tekoälyn saralla tapahtuu.
