CÂU CHUYỆN KHÁCH HÀNG | BÁN LẺ
Tự động hóa hỗ trợ các dịch vụ quản lý tài chính tại Stark
Chia sẻ:
Stark, một công ty cung cấp vật liệu xây dựng hàng đầu ở Phần Lan, mong muốn giảm bớt khối lượng công việc thủ công của nhân viên trong quy trình dịch vụ tạo hóa đơn. Giải pháp cho thách thức này đã được tìm thấy trong tự động hóa, và Stark đã chọn Sisua Digital làm đối tác cho dự án tự động hóa đầu tiên của họ. Sau khi dự án thành công, công ty đã bắt đầu cho xây dựng các thiết bị tự động hóa tiếp theo và có kế hoạch tiếp tục mở rộng quy mô tự động hóa.
Khi Stark liên hệ với Sisua Digital, họ biết rằng họ sẽ muốn tự động hóa quy trình nào. Đó là dịch vụ tạo hóa đơn được cung cấp bởi bộ phận quản lý tài chính, vốn là một quy trình tốn nhiều công sức và thời gian cho nhóm tài chính.
"Việc xử lý hóa đơn này chủ yếu được thực hiện thủ công. Nhân viên phải sao chép thông tin từ hóa đơn mua hàng sang hóa đơn đầu ra. Chúng tôi muốn chuyển nhiệm vụ sao chép thông tin này sang cho robot", Tanja Kajander, Trưởng nhóm tạo hóa đơn của Stark giải thích.
Công ty bán các sản phẩm xây dựng bởi nhiều nhà cung cấp khác nhau cho khách hàng của mình. Stark đưa đến cho các nhà cung cấp dịch vụ tạo hóa đơn bằng cách đặt hàng các sản phẩm mà khách hàng cần từ các nhà cung cấp. Nhà cung cấp trực tiếp giao sản cho khách hàng của Stark và hóa đơn sẽ được chuyển qua Stark.
Kajander cho biết: "Có nhiều thứ phải được tính đến trong quy trình lập hóa đơn. Chúng tôi có rất nhiều nhà cung cấp và hóa đơn từ các nhà cung cấp khác nhau có các hình thức khác nhau".
Các nhân viên của Stark trước đây thường sản xuất dịch vụ này theo hình thức thủ công. Giờ đây, robot sẽ đảm nhận công việc này đầu tiên bằng cách truy xuất hóa đơn mua hàng từ hệ thống hóa đơn và đơn đặt hàng từ hệ thống ERP. Sau đó, robot sẽ đọc thông tin được chỉ định từ hóa đơn mua hàng và nhập thông tin đó vào đơn đặt hàng.
"Robot thực hiện các thao tác giống như con người: nó sử dụng cùng một hệ thống lập hóa đơn và sao chép dữ liệu như đã được lập trình. Sau khi robot hoàn thành đơn hàng, nhân viên sẽ kiểm tra xem đơn hàng đã được hoàn thành chính xác hay chưa và xuất hóa đơn ủy quyền ", Kajander giải thích.
Nếu thiếu thông tin trên hóa đơn, robot sẽ thông báo cho nhân viên về vấn đề này.
Tự động hóa dịch vụ hóa đơn làm tăng sự hài lòng của nhân viên và tăng tốc độ của dịch vụ chăm sóc khách hàng
Điều quan trọng nhất đối với Stark trong việc phát triển tự động hóa là chuyển giao nhiệm vụ sao chép nhàm chán cho người máy.
Kajander giải thích: "Việc sao chép những văn bản này là một gánh nặng và chúng tôi muốn giảm bớt nó để nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ tạo hóa đơn khác".
Iiris Pullinen, Giám đốc Kế toán của Stark cho biết: “Chúng tôi muốn sử dụng tự động hóa để tăng sự hài lòng của nhân viên và tất nhiên là tiết kiệm thời gian làm việc.
Ngoài ra, tự động hóa đã cải thiện chất lượng của quy trình và cung cấp nhiều dữ liệu hơn.
Kajander giải thích: “Robot xử lý các hóa đơn một cách hiệu quả và không mắc lỗi đánh máy, điều này cũng giúp loại bỏ các lỗi thường gặp ở con người.
"Để cho phép triển khai rô-bốt, chúng tôi phải thực hiện các thay đổi đối với hệ thống ERP, chẳng hạn như cách robot nhập thông tin sản phẩm trên hóa đơn đầu vào. Trước đây, nhân viên sẽ viết tắt dữ liệu để phù hợp với một trường cụ thể. Giờ chúng tôi đã giới thiệu một trường bổ sung cho robot, giúp thông tin sản phẩm chính xác hơn," Pullinen cho biết thêm.
Không những làm cho quy trình hiệu quả hơn, robot còn giúp tăng tốc dịch vụ.
"Dịch vụ khách hàng nhanh hơn và hóa đơn chính xác hơn", Pullinen xác nhận.
Kajander cho biết: "Khối lượng công việc tạo hóa đơn thay đổi theo mùa và robot giúp chúng tôi cân bằng khối lượng công việc".
Chẳng hạn, tháng 8 năm ngoái, robot đã xử lý và đưa hơn 8.000 dòng sản phẩm vào hệ thống, nếu con người xử lý việc này sẽ mất đến hàng chục giờ.
"Robot đã xử lý khoảng 1/4 dây chuyền sản xuất trong tháng 8, tương đương với công việc của ít nhất một người. Robot cho phép nhân viên dành thời gian làm việc khi cần sự đánh giá của con người, điều này khiến công việc trở nên có ý nghĩa hơn", Pullinen nói.
Một hệ thống tự động hóa khác đã được xây dựng cho nhóm tài chính để hỗ trợ các công việc thường ngày
Sau lần tự động hóa đầu tiên, Stark nhận ra rằng họ có một quy trình tương tự khác, nơi robot có thể giúp loại bỏ khối lượng công việc thủ công. Đó cũng là một quá trình làm việc trực tiếp với khách hàng.
Khách hàng có thể đăng ký tài khoản khách hàng tại các cửa hàng của Stark hoặc trên trang web của họ. Trước khi tạo tài khoản, khách hàng phải tạo một tài khoản điện tử trên ứng dụng, cũng là để tạo hợp đồng khách hàng, trên cơ sở đó tài khoản khách hàng được mở trong hệ thống quản lý hoạt động của Stark.
Trước đây, các nhà quản lý tín dụng nhập dữ liệu khách hàng vào hệ thống còn bây giờ robot sẽ làm việc đó. Robot đọc dữ liệu hợp đồng thông qua giao diện API và nhập dữ liệu đó vào hệ thống ERP. Sau khi robot tạo tài khoản khách hàng, nó sẽ gửi danh sách các ID khách hàng đã mở cho người quản lý tín dụng.
Trong trường hợp tài khoản khách hàng có tín dụng, bộ phận kiểm soát tín dụng của Stark sẽ tiến hành kiểm tra tín dụng và ra quyết định về hạn mức tín dụng được cấp. Hạn mức tín dụng sau đó được thêm vào ứng dụng tài khoản và sau đó robot xử lý ứng dụng sẽ phê duyệt. Sau khi ứng dụng được nhân viên của Stark phê duyệt trong hệ thống ứng dụng của họ, một lệnh sẽ được gửi tới robot và nó sẽ nhập dữ liệu vào hệ thống ERP.
Kajander nhận xét: "Ở đây, điều quan trọng nhất là loại bỏ các tác vụ thủ công và sao chép dữ liệu ra khỏi con người. Số lượng lỗi cũng giảm đáng kể khi robot thực hiện việc này".
Đặc biệt là vào mùa xuân và mùa hè, các nhóm kiểm soát tín dụng và dịch vụ khách hàng rất bận rộn với việc mở tài khoản khách hàng, đó là lý do tại sao Stark muốn giảm bớt khối lượng công việc cho họ trong những mùa cao điểm này. Mục tiêu của tự động hóa là làm cho quy trình hiệu quả hơn.
"Cải thiện dịch vụ khách hàng và hợp lý hóa quy trình là một khía cạnh quan trọng trong việc này. Robot đã cho phép chúng tôi phân bổ lại thời gian của các nhóm cho các nhiệm vụ phù hợp và có ý nghĩa hơn", Pullinen giải thích.
Kế hoạch tiếp theo là phát triển hơn nữa các tính năng tự động hóa và mở rộng quy mô của chúng
Sự hợp tác bắt đầu vào mùa thu năm 2021 đã diễn ra tốt đẹp.
"Trải nghiệm với tự động hóa cho đến nay đã có những điểm tích cực. Chúng tôi chưa từng có các chuyên gia về robot trong công ty, vì vậy quá trình tự động hóa của chúng tôi bắt đầu với Sisua Digital. Giờ đây, khi chúng tôi giải quyết các dự án đầu tiên của mình, chúng tôi nhận ra rằng robot thậm chí còn có thể làm được nhiều hơn thế," Kajander nói.
"Với tự động hóa hóa đơn, chúng tôi biết rằng đó không phải là điều dễ dàng để tự động hóa, nhưng chúng tôi muốn bắt đầu với nó vì nó sẽ tạo ra sự khác biệt lớn đối với chúng tôi. Tự động hóa cho phép chúng tôi giảm các nhiệm vụ thông thường và phân bổ thời gian cho những nhiệm vụ không thể được thay thế bằng tự động hóa," Pullinen chỉ ra.
Stark có kế hoạch phát triển hơn với các thiết bị tự động hóa hiện có.
"Giờ đây, nhờ có robot, chúng tôi đã có thể thu thập thêm dữ liệu về các sản phẩm được tạo hóa đơn. Với dữ liệu được thu thập, chúng tôi có thể hợp lý hóa toàn bộ quy trình bán hóa đơn trong tương lai", Pullinen nói.
Stark có Lộ trình Tự động hóa và sẽ tiếp tục mở rộng quy mô tự động hóa của họ. Các tính năng tự động hóa được xây dựng trên công nghệ UiPath, cũng được sử dụng trong Tập đoàn Stark. Mục đích là để sử dụng robot rộng rãi và nâng cao chuyên môn tự động hóa nội bộ.
"Chúng tôi cũng đã khám phá các cơ hội tự động hóa bên ngoài quản trị tài chính. Do đó, chúng tôi đã bắt đầu phát triển tính năng tự động hóa để duy trì giá sản phẩm. Ngày nay, giá sản phẩm thay đổi thường xuyên, vì vậy điều quan trọng là phải cập nhật kịp thời giá trong hệ thống và kiểm tra xem giá cá chính xác hay chưa," Pullinen tiếp tục.
Chẳng hạn, ta có thể tìm thấy các quá trình tự động hóa trong tương lai trong các hoạt động vận hành và hậu cần của công ty.
Pullinen kết luận: “Chúng tôi sẽ luôn chủ động và tiếp tục tìm kiếm các trường hợp sử dụng tự động hóa mà chúng tôi nghĩ nó sẽ phù hợp”.
Tác giả: Paiju Koivula
Thành tựu đạt được
Lợi ích của tự động hóa
- Tiết kiệm thời gian làm việc
- Loại bỏ các tác vụ sao chép nhàm chán
- Có nhiều thời gian hơn cho những công việc quan trọng
- Cải thiện sự hài lòng của nhân viên
- Dịch vụ khách hàng nhanh hơn
- Các quy trình ít lỗi hơn
- Xử lý nhanh hơn trong các mùa cao điểm
- Có thêm dữ liệu có sẵn
Về công ty
Stark
Stark là một công ty cung cấp vật liệu xây dựng của Phần Lan. Cửa hàng trực tuyến của Stark và 27 cửa hàng phục vụ các chuyên gia xây dựng và nhà cải tạo trên khắp Phần Lan. Công ty đã hoạt động hơn 150 năm và tuyển dụng khoảng 1100 người. Stark là một phần của Stark Group, công ty vật liệu xây dựng lớn nhất ở Bắc Âu.
Đặt lịch tư vấn miễn phí với chúng tôi
Bạn muốn biết tự động hóa thông minh có thể mang lại lợi ích như thế nào cho công ty của bạn? Hãy cho chúng tôi biết về nhu cầu tự động hóa của bạn và hãy cùng nhau tìm ra giải pháp phù hợp cho công ty của bạn.
