CASO DE ÉXITO | SECTOR MINORISTA
La automatización respalda los servicios de administración financiera de Stark
Stark, una empresa de productos para la construcción líder en Finlandia, quería aliviar la carga de trabajo manual de sus empleados en el proceso de facturación. La solución al desafío se encontró en la automatización, y Stark eligió a Sisua Digital como socio para su primer proyecto de automatización. Tras el éxito del proyecto, la empresa ya ha empezado a construir las siguientes automatizaciones y tiene previsto seguir ampliando la automatización.
Cuando Stark se puso en contacto con Sisua Digital, ya sabían qué proceso querían automatizar. Se trataba de un servicio de facturación prestado por el departamento de administración financiera, que era un proceso laborioso y lento para el equipo financiero.
"El proceso de facturación se hacía en su mayor parte manualmente. Los empleados tienen que copiar la información de las facturas de compra a las de ventas. Queríamos transferir esta tarea de copiar información a un robot", explica Tanja Kajander, jefa de equipo de facturación de Stark.
La empresa vende a sus clientes productos de construcción de numerosos proveedores diferentes. Stark ofrece a sus proveedores un servicio de facturación encargándoles los productos que los clientes necesitan. El proveedor entrega los productos directamente a los clientes de Stark y la facturación pasa por Stark.
"Hay que tener en cuenta muchas cosas en el proceso de facturación. Tenemos un gran número de proveedores y las facturas de los distintos proveedores vienen en formas diferentes", dice Kajander.
Hasta ahora, los empleados de Stark realizaban este servicio manualmente. Ahora el robot se encarga de este trabajo recuperando primero la factura de compra del sistema de facturación y el pedido del sistema ERP. A continuación, el robot lee la información especificada en la factura de compra y la introduce en el pedido de venta.
"El robot realiza las mismas operaciones que un humano: utiliza el mismo sistema de facturación y copia los datos tal y como se le ha enseñado. Una vez que el robot ha completado el pedido, un empleado comprueba si se ha realizado correctamente y emite la autorización de facturación", explica Kajander.
Si falta información en la factura, el robot notifica el problema a los empleados.
La automatización del servicio de facturación aumenta la satisfacción de los empleados y agiliza la atención al cliente
Lo más importante para Stark a la hora de desarrollar la automatización era transferir la tediosa tarea de copia al robot.
"Copiar estos textos era pesado y queríamos reducirlo para que los empleados pudieran concentrarse en otras tareas de facturación", explica Kajander.
"Queríamos utilizar la automatización para aumentar la satisfacción de los empleados y, por supuesto, ahorrar horas de trabajo", dice Iiris Pullinen, Director de Contabilidad de Stark.
Además, la automatización ha mejorado la calidad del proceso y ha permitido disponer de más datos.
"El robot procesa las facturas con eficacia y no comete errores tipográficos, lo que también elimina los errores humanos", explica Kajander.
"Para poder implantar el robot, tuvimos que hacer cambios en el sistema ERP, como la forma en que el robot introduce la información de los productos en las facturas entrantes. Antes, los empleados abreviaban los datos para que cupieran en un campo específico. Ahora hemos introducido un campo adicional para el robot, con lo que la información sobre los productos es más precisa", añade Pullinen.
El robot hace que el proceso sea más eficaz y también acelera el servicio.
"El servicio al cliente es más rápido y la facturación más precisa", confirma Pullinen.
"La carga de trabajo de facturación varía según la temporada y el robot nos ayuda a equilibrarla", dice Kajander.
El pasado agosto, por ejemplo, el robot procesó e introdujo en el sistema más de 8.000 líneas de productos, lo que llevaría varias docenas de horas si las procesara un humano.
"El robot se encargó de una cuarta parte de las líneas de productos en agosto, lo que equivale al trabajo de al menos una persona. El robot permite a los empleados dedicar horas de trabajo donde se necesita el criterio humano, lo que hace que el trabajo tenga más sentido", afirma Pullinen.
Ya se ha creado otra automatización para el equipo financiero con el fin de ayudarle con las tareas rutinarias
Tras la primera automatización, Stark identificó que tenían otro proceso similar en el que un robot podría ayudar a eliminar la carga de trabajo manual. También era un proceso de cara al cliente.
Los clientes pueden solicitar una cuenta de cliente en las tiendas Stark o en su sitio web. Antes de crear una cuenta de cliente, el cliente debe realizar una solicitud de cuenta electrónica, que crea un contrato de cliente, en base al cual se abre la cuenta de cliente en el sistema de gestión operativa de Stark.
Antes, los gestores de créditos introducían los datos de los clientes en el sistema y ahora lo hace un robot. El robot lee los datos de los contratos que llegan a través de la interfaz API y los introduce en el sistema ERP. Una vez que el robot crea las cuentas de los clientes, envía una lista de los números de identificación de los clientes abiertos a los gestores de créditos.
En el caso de una cuenta de cliente con crédito, el control de crédito de Stark realizará una comprobación de crédito y tomará una decisión sobre el límite de crédito que se concederá. A continuación, el límite de crédito se añade a la solicitud de cuenta y el robot procesa la solicitud aprobada. Una vez aprobada la solicitud por el empleado de Stark en su sistema de solicitudes, se envía una orden al robot y éste introduce los datos en el sistema ERP.
"También en este caso, lo más importante era eliminar esta tarea manual y la copia de datos por parte de las personas. El número de errores también disminuye cuando lo hace el robot", comenta Kajander.
Especialmente en primavera y verano, los equipos de atención al cliente y control de créditos están muy ocupados con estas aperturas de cuentas de clientes, por lo que Stark quería aliviar la carga de trabajo durante estas temporadas altas. El objetivo de la automatización era hacer el proceso más eficiente.
"Mejorar el servicio al cliente y agilizar el proceso era un aspecto importante. El robot nos ha permitido reasignar el tiempo de los equipos a tareas más relevantes y significativas", explica Pullinen.
Los próximos planes son seguir desarrollando las automatizaciones y ampliarlas
La cooperación iniciada en otoño de 2021 ha ido bien.
"La experiencia con la automatización ha sido definitivamente positiva. Antes no teníamos expertos en robótica en nuestra empresa, así que nuestro viaje por la automatización empezó con Sisua Digital. Ahora que hemos abordado nuestros primeros proyectos, nos hemos dado cuenta de que un robot podría hacer aún más cosas", afirma Kajander.
"Con la automatización de las facturas, sabíamos que no era lo más fácil de automatizar, pero queríamos empezar con ello porque suponía una gran diferencia para nosotros. La automatización nos permite reducir las tareas rutinarias y asignar tiempo a las tareas que no pueden sustituirse con la automatización", señala Pullinen.
Stark tiene previsto seguir desarrollando las automatizaciones existentes como mejora continua.
"Ahora, gracias al robot, hemos podido recopilar más datos de los productos facturados. Con los datos recopilados, es posible que en el futuro podamos agilizar aún más todo el proceso de venta de facturas", afirma Pullinen.
Stark tiene una hoja de ruta de automatización y seguirá ampliando sus automatizaciones. Las automatizaciones se basan en la tecnología UiPath, que también se utiliza en el Grupo Stark. El objetivo es hacer un uso extensivo de la robótica y aumentar la experiencia interna en automatización.
"Hemos explorado oportunidades de automatización también fuera de la administración financiera. Como resultado, ya hemos empezado a desarrollar una automatización para el mantenimiento de los precios de los productos. Hoy en día, los precios de los productos cambian con frecuencia, por lo que es importante actualizar rápidamente los precios en el sistema y comprobar que son correctos", prosigue Pullinen.
Futuras automatizaciones podrían encontrarse, por ejemplo, en la logística y las operaciones de la empresa.
"Queremos mantener los ojos abiertos y encontrar casos de uso en los que la automatización sea adecuada", concluye Pullinen.
Autora: Paiju Koivula
Lo que se logramos
Los beneficios de la automatización
- Ahorra horas de trabajo
- Elimina las tediosas tareas de copia
- Más tiempo para el trabajo significativo
- Mayor satisfacción del personal
- Servicio al cliente más rápido
- Los procesos están más libres de errores
- Gestión más rápida de las temporadas altas
- Más datos disponibles
Sobre la empresa
Stark
Stark es una empresa finlandesa de materiales de construcción. La tienda en línea de Stark y las 27 tiendas sirven a profesionales de la construcción y renovadores en toda Finlandia. La empresa ha estado en funcionamiento durante más de 150 años y emplea a unas 1100 personas. Stark es parte de Stark Group, la empresa de materiales de construcción más grande del norte de Europa.
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