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Cómo la automatización respalda la gestión financiera en Stark
Paiju Koivula
Stark, una empresa líder en la distribución de materiales de construcción en Finlandia, buscaba reducir la carga de trabajo manual de sus colaboradores en el proceso de facturación. La solución a este desafío llegó de la mano de la automatización, y Stark eligió a Sisua Digital como su socio estratégico para este primer proyecto. Tras el éxito de esta implementación inicial, la compañía ya comenzó a desarrollar sus siguientes automatizaciones y planea continuar escalando esta tecnología en toda su operación.
Cuando Stark se puso en contacto con Sisua Digital, ya tenía claro qué proceso quería automatizar. Se trataba de un servicio de facturación gestionado por el departamento de administración financiera; una tarea que resultaba sumamente laboriosa y que consumía una gran cantidad de tiempo al equipo de finanzas.
“El procesamiento de estas facturas se realizaba de manera mayoritariamente manual. Los colaboradores tenían que transcribir la información desde las facturas de compra hacia las facturas emitidas. Nuestro objetivo era delegar esta tarea de copia de datos a un robot”, explica Tanja Kajander, líder del equipo de facturación de Stark.
El modelo de negocio de la compañía consiste en comercializar productos de construcción de una amplia red de proveedores para sus propios clientes. De este modo, Stark ofrece a sus proveedores un servicio de intermediación en la facturación: solicita a los proveedores los productos que los clientes necesitan, el proveedor los entrega directamente al cliente final y la facturación se gestiona a través de Stark.
“En el proceso de facturación hay que considerar muchas variables. Contamos con un volumen enorme de proveedores y las facturas de cada uno de ellos llegan en formatos muy diferentes”, señala Kajander.
Anteriormente, el equipo de Stark ejecutaba este servicio de forma manual. En la actualidad, el robot se encarga de este flujo de trabajo: primero, extrae la factura de compra desde el sistema de facturación y recupera la orden correspondiente desde el sistema ERP; luego, lee la información específica de la factura de compra y la ingresa de forma automática en la orden de venta.
“El robot realiza exactamente las mismas operaciones que un ser humano: utiliza el mismo sistema de facturación y copia los datos tal como se le enseñó. Una vez que el robot completa la orden, un colaborador verifica que el procedimiento se haya ejecutado correctamente y autoriza la emisión de la factura”, detalla Kajander.
En caso de que falte alguna información clave en la factura, el robot detecta la anomalía y notifica de inmediato al equipo para que resuelva el problema.
En agosto, el robot ya gestionaba cerca de una cuarta parte de las líneas de productos, lo que equivale, como mínimo, a la carga laboral de una persona a tiempo completo. Gracias a esto, el robot permite que los colaboradores dediquen sus horas de trabajo a tareas que realmente requieren del juicio y análisis humano, haciendo que sus funciones diarias sean mucho más estratégicas y significativas.”
La automatización del servicio de facturación de Stark agiliza la atención al cliente y eleva la satisfacción del equipo
Para Stark, el objetivo primordial al desarrollar esta automatización era delegar la tediosa tarea de transcripción de datos al robot.
“Copiar estos textos resultaba una carga pesada y queríamos reducirla para que los colaboradores pudieran concentrarse en otras funciones de la gestión de facturación”, explica Kajander.
“Buscábamos apoyarnos en la automatización para elevar la satisfacción del equipo y, por supuesto, optimizar las horas de trabajo”, señala Iiris Pullinen, gerenta de contabilidad de Stark.
La automatización no solo mejoró la calidad del proceso, sino que también incrementó la disponibilidad y precisión de los datos.
“El robot procesa las facturas de manera eficiente y no comete errores de digitación, lo que elimina por completo el factor del error humano”, explica Kajander.
“Para viabilizar la implementación del robot, tuvimos que realizar algunos ajustes en el sistema ERP, específicamente en la forma en que este ingresa la información de los productos en las facturas recibidas. Antes, los colaboradores debían abreviar los datos para que cupieran en un campo de texto específico. Ahora, habilitamos un campo adicional para el robot, lo que permitió que la información de los productos sea mucho más precisa”, añade Pullinen.
Al mismo tiempo que el robot aporta eficiencia al proceso, también acelera los tiempos de respuesta.
“La atención al cliente es más rápida y la facturación es mucho más exacta”, confirma Pullinen.
“La carga de trabajo en facturación varía según la temporada, y el robot nos ayuda a equilibrar esos peak de demanda”, comenta Kajander.
En agosto pasado, por ejemplo, el robot procesó e ingresó al sistema más de 8.000 líneas de productos, una tarea que a un ser humano le habría tomado decenas de horas de trabajo continuo.
“El robot gestionó cerca de una cuarta parte de las líneas de productos durante agosto, lo que equivale, como mínimo, al trabajo de una persona a tiempo completo. Esto permite que los colaboradores dediquen sus horas laborales a funciones donde el criterio humano es indispensable, haciendo que su trabajo diario sea mucho más estratégico y significativo”, concluye Pullinen.
El éxito inicial impulsó nuevas automatizaciones
Tras el éxito de la primera implementación, Stark identificó otro proceso similar donde un robot podía ayudar a eliminar la carga de trabajo manual; en esta ocasión, un flujo que impactaba directamente de cara al cliente.
Los clientes pueden solicitar una cuenta comercial tanto en las tiendas físicas de Stark como a través de su sitio web. Antes de la creación definitiva de la cuenta, el cliente debe completar una solicitud digital, la cual genera un contrato comercial que sirve de base para abrir la cuenta de cliente en el sistema de gestión operativa de Stark.
Anteriormente, los ejecutivos de crédito ingresaban de forma manual los datos de los clientes en la plataforma, una tarea que ahora ejecuta el robot. Este sistema automatizado lee los datos del contrato que ingresan a través de una interfaz API y los digita directamente en el sistema ERP. Una vez que el robot crea las cuentas de cliente, envía de vuelta un listado con los números de ID de cliente ya habilitados a los ejecutivos de crédito.
En el caso de las solicitudes de cuentas con línea de crédito, el área de control de crédito de Stark realiza la evaluación comercial correspondiente y define el límite de crédito a otorgar. Este monto se añade a la solicitud de la cuenta y, posteriormente, el robot procesa la postulación aprobada. Cuando un colaborador de Stark da el visto bueno final en el sistema de solicitudes, se envía una instrucción al robot para que ingrese los datos definitivos en el ERP.
“En este caso, lo más importante también era liberar a las personas de esta tarea manual y de la copia de datos. Asimismo, el margen de error disminuye drásticamente cuando el robot se hace cargo”, comenta Kajander.
Especialmente durante las temporadas de primavera y verano, los equipos de atención al cliente y de control de crédito experimentan una alta demanda en la apertura de estas cuentas comerciales, razón por la cual Stark buscaba mitigar la sobrecarga laboral en estos periodos de alta estacionalidad. El objetivo central de la automatización era volver el proceso mucho más eficiente.
“Mejorar el servicio al cliente y optimizar el flujo de trabajo fueron aspectos clave en este proyecto. El robot nos ha permitido reasignar el tiempo de los equipos hacia tareas más relevantes, estratégicas y significativas”, explica Pullinen.
La experiencia con la automatización ha sido definitivamente positiva. Antes no contábamos con expertos en robótica dentro de nuestra empresa, por lo que nuestro camino en la automatización comenzó de la mano de Sisua Digital. Ahora que ya hemos abordado nuestros primeros proyectos, nos hemos dado cuenta de que un robot podría encargarse de muchísimas tareas más.”
Escalar las automatizaciones y llevarlas al resto de la compañía
La cooperación que comenzó en el otoño de 2021 ha avanzado con excelente ritmo.
“La experiencia con la automatización ha sido definitivamente positiva. Antes no contábamos con expertos en robótica dentro de nuestra empresa, por lo que nuestro camino en la automatización comenzó de la mano de Sisua Digital. Ahora que ya hemos abordado nuestros primeros proyectos, nos hemos dado cuenta de que un robot podría encargarse de muchísimas tareas más”, comenta Kajander.
“Con respecto a la automatización de las facturas, sabíamos que no era el proceso más sencillo para empezar, pero quisimos apostar por él porque marcaba una gran diferencia para nosotros. La automatización nos permite reducir las tareas rutinarias y reasignar el tiempo a aquellas funciones que no pueden ser reemplazadas por la tecnología”, destaca Pullinen.
Stark planea seguir perfeccionando las automatizaciones que ya están en funcionamiento.
“Ahora, gracias al robot, hemos podido recopilar un mayor volumen de datos sobre los productos facturados. Con esta información consolidada, es muy probable que en el futuro podamos optimizar aún más todo el proceso de venta y facturación”, señala Pullinen.
Stark cuenta con una Hoja de Ruta de Automatización (Roadmap) y continuará escalando sus desarrollos. Estas automatizaciones están construidas sobre la tecnología de UiPath, la cual también se utiliza a nivel corporativo en el Grupo Stark. El objetivo es masificar el uso de la robótica y robustecer el conocimiento técnico y la experiencia interna en automatización.
De hecho, Sisua desarrolló para Stark otra solución sumamente innovadora para automatizar la actualización de los datos de los clientes, combinando Inteligencia Artificial, UiPath y Power Apps. Puedes leer más sobre esta solución aquí.
“También hemos explorado oportunidades de automatización fuera del área de administración financiera. Como resultado de esto, ya comenzamos a desarrollar una automatización para el mantenimiento y actualización de los precios de los productos. Hoy en día, los precios cambian con mucha frecuencia, por lo que es fundamental actualizarlos con rapidez en el sistema y verificar que los valores sean correctos”, continúa Pullinen.
Los próximos proyectos de automatización podrían implementarse, por ejemplo, en las áreas de logística y operaciones de la compañía.
“Queremos mantener los ojos abiertos para detectar nuevos casos de uso donde la automatización sea la respuesta adecuada”, concluye Pullinen.
Beneficios clave
Optimiza las horas de trabajo
Elimina las tediosas tareas de transcripción de datos
Libera tiempo para realizar tareas de mayor valor
Eleva la satisfacción del equipo
Agiliza la atención al cliente
Acelera la gestión durante las temporadas de alta demanda
Incrementa la disponibilidad y precisión de los datos
Minimiza el margen de error en los procesos
Stark
Stark es una empresa finlandesa de distribución de materiales de construcción. La tienda en línea de Stark y sus 27 sucursales atienden a profesionales de la construcción y de la remodelación en todo Finlandia. La compañía cuenta con más de 150 años de trayectoria y emplea a cerca de 1.100 personas. Stark forma parte de Stark Group, la corporación de materiales de construcción más grande del norte de Europa.
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