7.10.2020

Miten ohjelmistorobotiikkaa oikeasti hyödynnetään suomalaisissa yrityksissä?

Missä organisaatioiden eri toiminnoissa ohjelmistorobotiikkaa loppuen lopuksi käytetään ja millaisia hyötyjä sillä voidaan eri yksiköissä saavuttaa? Artikkeli perustuu Sisua Digitalin kymmenissä suomalaisissa organisaatioissa toteuttamiin ohjelmistorobotiikan projekteihin, joissa on tunnistettu yhteensä yli 1500 käyttötapausta.

Ohjelmistorobotiikkaa (RPA, Robotic Process Automation) on käytetty Suomessa manuaalisten prosessien ja työtehtävien automatisointiin jo useiden vuosien ajan, ja ohjelmistoroboteista on tullut monissa organisaatioissa tervetulleita työkavereita ihmisten rinnalle. RPA:n avulla automatisoitujen työtehtävien määrästä puhutaankin joissain organisaatioissa jo sadoista.

 

Siinä missä yhä useammat yritykset ja julkisen sektorin toimijat pohtivat ohjelmistorobotiikan soveltuvuutta liiketoiminnan tehostamiseen, on lukuisilla organisaatioilla jo monien vuosien kokemus RPA-teknologiasta, sen sovelluskohteista sekä sen tuottamista hyödyistä. Nyt onkin hyvä aika pysähtyä tarkastelemaan, miten ohjelmistorobotiikkaa todella hyödynnetään suomalaisissa yrityksissä ja organisaatioissa.

 

Artikkelin löydökset ovat osa valtioneuvoston kanslian Roboäly-hanketta, jossa tutkittiin vajaata 900 ohjelmistorobotiikalle potentiaalista käyttötapausta. Käyttötapausanalyysin tavoitteena oli kartoittaa, missä yritysten eri funktioissa sekä työtehtävissä ohjelmistorobotiikkaa voidaan parhaiten hyödyntää.

RPA:n hyödyt yltävät muuhunkin kuin vain tukitoimintojen tehostamiseen

Ohjelmistorobotiikalle sopivia käyttökohteita löytyy sekä yritysten ydin- että tukitoiminnoista. Taloushallinnon työtehtävät ovat aiempien tutkimusten mukaan mielletty erityisen potentiaalisiksi ohjelmistorobotiikan kohteiksi, koska ne ovat luonteeltaan hyvin sääntöpohjaisia sekä usein toistuvia.

 

Etenkin myyntisaamisiin ja ostovelkoihin liittyvissä prosesseissa on paljon volyymia. Taloushallinnosta ei siis syyttä ole jatkuvasti povattu lähitulevaisuuden merkittävintä ohjelmistorobotiikan hyödyntäjää. Ohjelmistorobotiikan potentiaali nähdään myös henkilöstöhallinnossa yleisesti suurempana kuin esimerkiksi asiakaspalvelussa, hankinnassa tai myynnissä.

 

Roboäly-hankkeessa analysoitu lista robotiikan mahdollisista käyttötapauksista kuitenkin paljasti toista: melkein 40 % kaikista tutkituista työtehtävistä ja osaprosesseista liittyivät yritysten ydintoimintoihin ja etenkin yritysten tarjoamien tuotteiden tai palveluiden myynti-, tilaus- ja toimitusprosesseihin. Yritysten ydintoiminnoilla tarkoitetaan tässä yhteydessä asiakas- ja sidosryhmiin liittyviä prosesseja, jotka tuottavat arvoa näille sidosryhmille.

Erityisesti asiakaspalvelussa ja -viestinnässä sekä tilausten prosessoinnissa pystytään ohjelmistorobotin avulla huomattavasti nostamaan tehokkuutta sekä saavuttamaan laadullisia parannuksia.

Kun aiempien tutkimusten mukaan jopa kolme neljästä yrityksestä käyttää robotiikkaa lyhyellä aikavälillä taloushallinnossa, niin hankkeessa tutkitussa otoksessa taloushallintoa edusti vain alle viidesosa. Yrityksissä jo valmiiksi toteutettujen käyttötapausten joukossa osuus oli vielä vähäisempi. Tutkimuksen perusteella siis organisaatioiden RPA-projektit lähtevät luultua harvemmin liikkeelle taloushallinnosta.

Ohjelmistorobotiikalla voidaan parantaa asiakaspalvelun ja datan laatua

Ohjelmistorobotteja voidaan opettaa tekemään yritysten eri toiminnoissa hyvin erilaisia työtehtäviä. Yritysten asiakkaisiin liittyvissä prosesseissa ohjelmistorobotit tekevät usein tilausten ja hakemusten esikäsittelyä, mikä mahdollistaa henkilöstön paremman keskittymisen asiakaspalveluun. Esimerkiksi HOASilla otettiin Sisuan (entinen Eera) asentamat ohjelmistorobotit käyttöön sujuvoittamaan opiskelija-asuntojen hakuprosessia. Ohjelmistorobottien avulla voidaan lisäksi kohdentaa ja ajoittaa markkinointiviestintä paremmin sekä liideille että nykyisillekin asiakkaille.

 

Monet yritykset ovat ajautuneet tilanteeseen, jossa yrityksen asiakkaisiin, tuotteisiin ja toimittajiin liittyvä data on hajallaan eri järjestelmissä, osittain vanhentunutta tai muulla tavalla huonolaatuista.

Jos yrityksen master data on huonolaatuista, se voi aiheuttaa yritykselle huomattavia haittoja sekä taloudellisesti että maineen kannalta. Ohjelmistorobotin avulla voidaan helposti korjata tällaisia tilanteita.

Master data ja sen hallinta onkin yksi ylenkatsottu, vaikkakin merkittävä ohjelmistorobotiikan hyödyntämiskohde. Ohjelmistorobotit ovat erinomaisia työkaluja esimerkiksi yksittäisiin dataa siivoaviin toimintoihin, joita ei olisi järkevää toteuttaa manuaalisesti tai käytössä olevien järjestelmien puolesta.

 

Myytti, että taloushallinto olisi ohjelmistorobotiikan ylivertainen sovelluskohde, näyttää olevan murrettu.

Jaa tämä:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Kirjoittaja: Justus Tirronen, Senior Solution Consultant