ARTIKKELI

Automatisoitu 2FA: Näin automaatio nopeuttaa kaksivaiheista tunnistautumista ja pitää prosessit käynnissä 24/7

5.9.2024 | 3 minuutin lukuaika

Kirjoittaja

PAIJU KOIVULA

Jaa

Hidastaako tai keskeyttääkö kaksivaiheinen tunnistautuminen yrityksenne sisäisiä prosesseja? Automaatio saattaa olla avain nopeampaan ja sujuvampaan tunnistautumiseen – lue miten automaatio käytännössä toimii ja miten se voi parantaa päivittäistä työskentelyä.

Monissa organisaatioissa on sisäisiä prosesseja, jotka vaativat työntekijöiltä kaksivaiheisen tunnistautumisen. Taloushallinnossa saattaa olla esimerkiksi laskujen käsittelyyn tai raportointiin liittyviä prosesseja, jotka vaativat tunnistautumisen. Tilintarkastustoimistoissa taas voi olla automatisoituja prosesseja, joissa robotti hakee esimerkiksi Netvisorista tilintarkastusaineistoja yöaikana, jotta aineistot olisivat valmiita aamulla.

Usein tarve kaksivaiheisen tunnistautumisen automaatioon syntyy, kun yrityksessä on automatisoituja prosesseja, jotka pyörivät yön aikana tai työajan ulkopuolella. Nämä prosessit katkeavat, koska ne vaativat työntekijän tunnistautumisen välissä jatkaakseen. Toisaalta yrityksissä voi olla myös automatisoituja prosesseja, jotka pyörivät työpäivän aikana, mutta vaativat tunnistautumisen niin usein, että työntekijän työ katkeaa useasti päivässä tämän vuoksi. Kaksivaiheisen tunnistautumisen automaatio ratkaisee tämän ongelman ja mahdollistaa prosessien end-to-end automaation.

Miten 2FA automaatio käytännössä toimii?

Yleensä kaksivaiheinen tunnistautuminen tapahtuu joko mobiilisovelluksessa tai se tulee tekstiviestinä. Tekstiviestinä saapuva tunnistautuminen automatisoidaan niin, että robotille luodaan oma rajapintanumero, johon tulevat tekstiviestit se pystyy rajapinnan kautta hakemaan itselleen. Toinen vaihtoehto toteutukseen on, että työntekijän puhelimessa on sovellus, joka välittää tekstiviestistä luetun koodin robotille sähköpostitse tai muun viestivälineen välityksellä.

Kännykkäsovelluksessa tapahtuva tunnistautuminen taas automatisoidaan niin, että tietokoneelle asennetaan esimerkiksi android -ympäristö, jossa sovellus pyörii ja robotti pystyy käyttämään sovellusta tästä ympäristöstä. Vaihtoehtoisesti robotti voi pyöriä toisella koneella samassa verkossa, jonne robotilla on pääsy. Joissakin tapauksissa voi myös olla tietoturvan kannalta parempi, että ne ovat eriytetty. Samalla teknologialla robotti voi ohjata myös iOS laitetta (iPhone tai iPad), jos se on yhdistettynä tietokoneeseen kehitystilassa.

Kun kaksivaiheinen tunnistautuminen on tehty, robotti voi jatkaa keskeytynyttä prosessia. Ratkaisu mahdollistaa automaation laajentamisen ja end-to-end prosessien automaation tapauksissa, jotka muuten jäävät odottamaan työntekijän kirjautumista järjestelmään.

Automaatio luo aikasäästöä, kun prosessit pyörivät 24/7 sekä mahdollistaa uusia käyttötapauksia mobiilisovellusten automatisointiin

2FA automaatio tehostaa ennen kaikkea yrityksen sisäistä toimintaa. Se luo aikasäästöä sekä mahdollistaa sen, että automaatiot pyörivät 24/7. Joissakin tapauksissa, joissa automaatio vaikuttaa lopputuotteeseen, se myös parantaa ja nopeuttaa asiakaspalvelua, kuten tilintarkastustoimistoissa. Asiakkaat, joille automaatio on rakennettu ovat olleet tyytyväisiä siihen, että työntekijöiden työ ei enää keskeydy siihen, että robotti pitää päästää sisään kirjautumaan järjestelmään. Etenkin prosesseissa, joissa on järjestelmiä, jotka päivitetään usein ja vaativat kirjautumista jatkuvasti, on hyöty ollut huomattava.

Lisäksi 2FA automaatio voi helpottaa tilanteita, joissa on jaettu vastuu esimerkiksi koodista tai teknisestä ylläpidosta, mutta työskennellään eri aikavyöhykkeissä tai lomasesongeissa. Näissä tapauksissa automaatiolla saadaan hoidettua nämä tiimivastuut, jotka vaativat yksittäisen työntekijän tunnistautumisen.

Joissakin yrityksissä kaksivaiheinen tunnistautuminen on taas saatettu poistaa prosessista kokonaan, jotta se on pystytty automatisoimaan. Näissä tapauksissa on tehty kompromissi tietoturvan ja toimivuuden välillä ja jätetty tunnistautuminen pois robotilta, vaikka työntekijältä se olisi pakollinen. Tällä uudella teknologialla myös nämä prosessit voidaan päivittää yritysten tietoturvakäytäntöjen mukaisiksi.

Lisäksi teknologia luo uusia mahdollisuuksia muihin käyttötapauksiin. Tällaiset mobiilisovellusten käyttöä automatisoivat ratkaisut ovat toistaiseksi vielä harvinaisempia, mutta samaa teknologiaa voidaan hyödyntää minkä vain mobiilisovelluksen automaatiossa. Tämä teknologia siis luo taas uusia mahdollisuuksia laajentaa automaation käyttöä.

Kaksivaiheisen tunnistautumisen osalta tulee myös muistaa, että tietoturvaan pitää kiinnittää huomiota. Automaatiossa on oltava mekanismi, joka tarkistaa, että juuri oikea robotti tekee kaksivaiheisen tunnistautumisen, eli robotin ajon on oltava sille tarkoitetuilla parametreilla käynnistetty.

2FA automaation hyödyt

Mahdollistaa prosessien pyörimisen 24/7
Luo aikasäästöä
Helpottaa ja nopeuttaa tiimityöskentelyä, joissa on jaettu vastuu ylläpidosta ja vaaditaan 2FA
Nopeuttaa asiakaspalvelua, jos työn tehokkuus vaikuttaa lopputuotteeseen
Lisää tietoturvaa
Luo uusia käyttötapauksia mobiilisovellusten automaatioon