CASO DE ÉXITO| INDUSTRIA DE LA MÚSICA

Teosto libera el tiempo de sus empleados con la automatización del trabajo de rutina a tareas más significativas

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Automatización de procesos robóticos (RPA) es una herramienta ágil que ha permitido Teosto a eliminar tareas triviales de sus empleados y mejorar la calidad y fluidez de los procesos.

Teosto es una organización de derechos de autor para autores musicales que vende licencias musicales a varios actores mediante la recaudación de regalías por el uso de la música y las paga a sus clientes: compositores, letristas, arreglistas y editores. Se necesitan licencias de música para TV y radio, eventos y servicios digitales, entre otras cosas. La digitalización tiene un fuerte impacto en la industria de la música, lo que requiere que Teosto sea un pionero digital y se anticipe al futuro.

“La industria de la música está en un estado de cambio constante y la digitalización ha afectado a la industria durante mucho tiempo. Debido a la digitalización, la música se usa cada vez en más lugares: en servicios de transmisión y redes sociales como Instagram y Facebook. Ha habido muchas revueltas desde el vinilo al mp3 durante la historia de Teosto, y necesitamos innovar junto con los cambios tecnológicos”, explica Kimmo Kauhanen, Jefe de TI y Digitalización de Teosto, quien también es responsable de la estrategia y transformación digital de Teosto.

Utilizando la tecnología en el desarrollo de sistemas y servicio al cliente, así como en la agilización de las operaciones, es clave en la estrategia de Teosto. La cultura dinámica e impulsada por la tecnología de la organización apoya la experimentación audaz y de mente abierta con nuevas soluciones. La robótica de software, o RPA (Robotic Process Automation), se consideró una solución atractiva para agilizar las operaciones, mejorar el servicio, desarrollar las habilidades de los empleados y hacer que el trabajo sea más significativo. Teosto dio sus primeros pasos de RPA con Sisua Digital, cuando comenzamos a mapear los procesos en los que se podía utilizar la robótica.

“Al agregar RPA a nuestro conjunto de herramientas, queríamos ahorrar horas de trabajo: eliminar las tareas manuales y triviales de los empleados y liberar tiempo para tareas más exigentes y significativas. También queríamos mejorar la calidad de nuestros procesos evitando, por ejemplo, errores de mecanografía debidos al trabajo manual monótono”, explica Kimmo Kauhanen.

Poco después de la primera automatización, Teosto quiso empezar a utilizar la robótica también en otras funciones

Al mapear los procesos comerciales de Teosto, se identificó el primer caso de uso de automatización, que involucró mucho trabajo manual.

“Decidimos utilizar primero RPA para procesar los datos de uso de música de la televisión. Con esta automatización, se eliminaron varias tareas manuales con la ayuda de un robot”, explica Kimmo Kauhanen.

Después de la primera automatización, Sisua Digital capacitó a dos desarrolladores de RPA para Teosto para que la experiencia también pudiera llevarse internamente.

“Desde entonces, nuestros desarrolladores internos de RPA han creado varios robots. El objetivo de la colaboración era obtener el conocimiento y la capacidad para realizar automatizaciones nosotros mismos y ampliar el uso de esta tecnología a otras funciones comerciales”, aclara Kimmo Kauhanen.

Al automatizar sus procesos, Teosto ha podido eliminar el oneroso trabajo rutinario del personal, y también ha mejorado la calidad y fluidez de los procesos.

"Al utilizar la robótica de software, la fluidez de los procesos ha mejorado: por ejemplo, las cosas que antes tenían que solicitarse por separado mensualmente en forma de ticket ahora se han programado y vienen por sí mismas", explica Kimmo Kauhanen.

En un futuro próximo, Teosto quiere aumentar aún más el nivel de automatización

Sisua Digital actualmente proporciona a Teosto mantenimiento y soporte de procesos de automatización, así como servicios para un mayor desarrollo. La cooperación y el desarrollo de nuevas automatizaciones continuarán en el futuro.

“La cooperación con Sisua ha sido buena y natural. Sisua ha sido una buena compañera de conversación y de intercambio de ideas: hemos lanzado ideas libremente, pero también hemos podido estar en desacuerdo entre nosotros y Sisua se ha atrevido a dar su propia opinión. Sin embargo, siempre hemos tenido una visión común del futuro y de la dirección en la que vamos”, describe Kimmo Kauhanen.

Teosto quiere promover la transformación digital adoptando tecnologías aún más nuevas. Por ejemplo, la organización puso a prueba una automatización inteligente con Sisua Digital, y Teosto ya utiliza inteligencia artificial para categorizar los comentarios de los clientes.

“Este año nuestro objetivo es acelerar la automatización aún más. La hiperautomatización, que incluye rpa, inteligencia artificial y minería de procesos, se considera uno de los grandes temas de los próximos años. Estamos dispuestos a utilizar todos los medios para automatizar tantos procesos como sea posible”, afirma Kimmo Kauhanen.

Kimmo Kauhanen, jefe de TI, Digitalización en Teosto

Autora:

Paiju Koivula

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Beneficios de la Automatización

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Sobre la empresa

Teosto

Teosto es una organización de derechos de autor para compositores, letristas, arreglistas y editores de música que opera en el mercado global. Teosto sirve a unos 34.000 compositores y editores de música finlandeses, y recauda compensaciones musicales de 100 países diferentes. La organización emplea a más de 70 personas.

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