CASO DE ÉXITO | SECTOR EDUCATIVO

Los robots ayudan con las tareas diarias en LHKK

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LHKK, la Asociación Municipal de educación del Suroeste de Häme en Finlandia, comenzó a automatizar sus procesos para aumentar la satisfacción laboral transfiriendo tareas monótonas a robots. La asociación tiene como objetivo ser pionera en la automatización de procesos mediante robots (RPA) y planea proporcionar robots (RPA) como parte de su programa educativo pronto.

LHKK se esfuerza por brindar a sus estudiantes servicios educativos que anticipen las necesidades futuras y coincidan con las habilidades valoradas en la vida laboral. El uso del RPA está aumentando a un ritmo acelerado y la mayoría de las organizaciones finlandesas ya utilizan la robótica.

“Queremos ser pioneros en robótica. La implementación de RPA en nuestra organización y la provisión en nuestro programa educativo es parte de nuestra estrategia”, dice Mika Karppinen, controlador de LHKK.

Al principio, RPA era un tema nuevo dentro de la organización, y antes no había mucho conocimiento o experiencia interna sobre éste.

"Estábamos interesados en las oportunidades que brinda la robótica y queríamos aumentar nuestra propia comprensión y competencia", explica Antti Virta, coordinador educativo de LHKK.

LHKK se propuso mapear empresas especializadas en RPA. En 2020, Sisua Digital fue seleccionado como el primer socio de automatización de la organización.

El uso de RPA aumenta la satisfacción laboral y ahorra horas de trabajo

Juntos, LHKK y Sisua Digital construyeron el primer robot, que recibió el nombre de Raisa the robot.

“Nuestro ”primogénito” ayuda con el sistema de gestión de estudiantes. Raisa verifica la información sobre el progreso de los estudios de los estudiantes. Cuando los estudiantes inician sus estudios, elaboran un plan HOKS (Plan de Desarrollo de Competencias Personales). Raisa verifica si el plan se ha realizado dentro de ciertos límites de tiempo”, dice Karppinen.

Raisa Robotti

Robot Raisa, ilustrado por estudiantes de LHKK

“También le hemos dado a Raisa una nueva tarea: además del chequeo diario, Raisa notificará a los maestros si aún están pendientes los planes de los estudiantes que pronto se graduarán. De esta manera, Raisa se involucra en el viaje del estudiante desde el principio hasta el final de sus estudios”, continúa Karppinen.

El robot alivia la carga de trabajo diaria de los empleados de LHKK al eliminar estos controles de rutina. Los estudiantes también se benefician de la automatización.

“Los planes de Hoks se han actualizado con más diligencia. Antes, la actualización del plan podría olvidarse o retrasarse. Ahora los maestros actualizan los planes con más frecuencia, lo que es importante para la seguridad jurídica de los estudiantes y para dar fe que la información esté actualizada”, dice Virta.

Después de completar el primer proyecto de automatización, LHKK quería desarrollar una segunda automatización y se construyó un nuevo robot para la organización: Tunti-Timo.

“Tunti-Timo ayuda a los docentes y equipos de trabajo a realizar un seguimiento de sus horas de trabajo. Timo proporciona a los profesores y equipos informes de horas de trabajo. Con estos informes, podemos planificar mejor el uso de los recursos”, explica Virta.

Tunti-Timo, ilustrado por estudiantes de LHKK

El robot recupera las horas de trabajo registradas por los empleados, elabora informes de las mismas y las guarda en el canal Teams de la organización.

“Tunti-Timo ha simplificado el seguimiento de los recursos cuando todos los datos se recopilan en un solo lugar de forma automática. Nuestros equipos están agradecidos porque los informes llegan de manera constante y están actualizados”, describe Virta.

El uso del robot también ha aumentado la satisfacción laboral.

“Antes, los informes se recopilaban desde diferentes lugares y los datos tenían que trasladarse de un lugar a otro. Cuando el robot maneja este monótono trabajo repetitivo, nuestro equipo ahorra mucho tiempo que puede invertir en un trabajo más significativo y no tiene que perder tiempo transfiriendo datos”, agrega Virta.

Aprender sobre RPA es una parte importante de la estrategia de LHKK

El desarrollo de las automatizaciones y la cooperación con Sisua Digital ha marchado sin problemas.

“El método de trabajo de Sisua ha sido directo y sistemático todo el tiempo. Al principio, cuando comenzamos, el objetivo era aprender, como organización, sobre la robótica. La cooperación ha sido transparente y abierta, y hemos podido aprender todo el tiempo. No solo queríamos comprar un proceso de automatización listo para usar, queríamos involucrarnos y aprender mientras desarrollamos el proceso”, describe Virta.

Además del desarrollo de la automatización, Sisua Digital ha organizado capacitaciones para LHKK.

“Sisua ha sido un socio profesional y confiable, y obtuvimos lo que pedimos”, continúa Virta.

LHKK tiene la intención de expandir aún más sus automatizaciones y aumentar su competencia interna para que pronto se pueda enseñar RPA en su institución educativa.

“Primero, sin embargo, planeamos aprender más para poder enseñar a nuestros estudiantes lo mejor posible. Ya hemos entendido el potencial de la robótica, pero las cosas que un robot no puede hacer también debemos entenderlas. El proceso debe analizarse a fondo antes de hacer algo. Ahora tenemos una mejor comprensión de las oportunidades y limitaciones de RPA”, agrega Virta.

LHKK también quiere seguir mejorando la satisfacción de los empleados mediante la automatización del trabajo rutinario manual.

“Queremos que el trabajo sea más significativo mediante la transferencia de tareas tediosas y repetitivas a los robots. Los robots actuarán como asistentes diarios de los empleados en el futuro”, concluye Karppinen.

Autora: Paiju Koivula

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LHKK

La organización LHKK provee formación secundaria profesional, entre otras capacitaciones, basadas siempre en proveer las habilidades que el mercado laboral requiere. LHKK se esfuerza por satisfacer las habilidades necesarias en la vida laboral al proporcionar servicios educativos relacionados con el trabajo que anticipan las necesidades futuras. La asociación tiene un alumnado anual de unos 3.500 y emplea a unas 150 personas.

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