CASO DE ÉXITO | SECTOR EDUCATIVO

Universidad Haaga-Helia invierte en automatización, lo que ahorra valiosas horas de trabajo

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Haaga-Helia, una universidad privada de ciencias aplicadas, tiene una cultura moderna y se esfuerza por hacer las cosas de una manera nueva y, por supuesto, de manera más eficiente y mejor. La universidad estaba interesada en ver cómo se podían desarrollar y hacer más eficientes sus operaciones con la automatización de procesos, y Haaga-Helia eligió a Sisua Digital como su socio de automatización. Ahora, la universidad se ha beneficiado de la automatización durante varios años y planean continuar expandiéndola.

Haaga-Helia comenzó su primer proyecto de automatización con Sisua Digital en 2019.

"En ese entonces, la robótica todavía era bastante nueva y muy pocos la aprovechaban. El departamento de finanzas de Haaga-Helia quería hacer las cosas de una manera nueva, más eficiente y mejor. Eso despertó el interés en probar la robótica", dice Jani Väisänen, contador jefe de Haaga-Helia.

A lo largo de los años, Sisua Digital ha realizado varias automatizaciones para Haaga-Helia, la mayoría de las cuales se han creado para aliviar las tareas de gestión financiera.

"Automatización apoya con la gestión financiera de proyectos que necesitan ser reportados a financiadores externos. Allí tenemos grandes volúmenes y muchas rutinas repetitivas y trabajo manual. Los datos son repetitivos y en un formato estándar, lo que los hace muy adecuados para la robotización", describe Väisänen.

“Ahora también tenemos la intención de comenzar a automatizar algunas funciones en la biblioteca de la universidad. Estamos comenzando a expandir la robótica a otras funciones poco a poco”, agrega Tove Tuomela, Project Manager para el desarrollo de CRM y RPA de Servicios Digitales y Gestión de la Información de Haaga-Helia.

La automatización ayuda con las rutinas financieras diarias

El proceso automatizado actual en la administración financiera ayuda a los colaboradores a reducir la carga del período de mayor carga de trabajo que se produce después de los cambios de mes. Las automatizaciones individuales en diferentes etapas del proceso hacen de esta una automatización “Human-In-The-Loop” (Interacción Robot y Humano), donde el robot inicia el proceso desde el principio y desde donde continúan los colaboradores, después de lo cual el robot continúa el trabajo, llevando el proceso a una conclusión. En el proceso automatizado, a los robots se les asignan tareas de trabajo manuales “similares a robots”, y los colaboradores se quedan con tareas más desafiantes.

El robot inicia el proceso recuperando información de diferentes sistemas, después de lo cual elabora informes específicos del proyecto en Excel. Al final del mes, esta información debe obtenerse lo más rápido posible, y sin un robot sería imposible hacerlo todos los meses, porque la cantidad de datos es demasiado grande para que la gente los procese. El robot también crea una plataforma de integración y funciona como un enlace entre los sistemas al recuperar información de diferentes sistemas y luego crear informes cohesivos.

"El robot crea los informes el día posterior al cambio de mes, cuando los materiales de origen están disponibles, y luego refina la información en una forma utilizable. Esto ahorra tiempo a los colaboradores y, además, la calidad del proceso es más consistente. El trabajo humano no se escala en el proceso de la misma manera que lo puede hacer el robot”, describe Väisänen.

El inicio del proceso también incluye una automatización, donde el robot recupera los estados de pérdidas y ganancias de los proyectos del programa de contabilidad, listos para usar para los colaboradores. Esto también es una automatización de integración, donde el robot imprime las declaraciones de ingresos que necesita la contabilidad. Gracias a la automatización, los colaboradores no tienen que imprimir los extractos del sistema ellos mismos.

 

Como otra parte del proceso de automatización de la administración financiera, el robot busca varias facturas con sus anexos y compila un archivo de cada factura y su anexo. Estos archivos son necesarios cuando se informa sobre los proyectos a los financistas.

"Cuando hay muchas aplicaciones de pago o si hay un proyecto grande entre manos, esta automatización ahorra muchas horas de trabajo y alivia la carga de trabajo", dice Väisänen.

El proceso de contabilidad finaliza con una automatización, donde el robot lleva las notas hechas en Excel al programa de contabilidad. El empleado ingresa la información correcta en Excel y el robot se encarga del resto, es decir, crea los documentos para la contabilidad y deposita los archivos adjuntos. Es un trabajo tedioso que requiere precisión, lo que conduce fácilmente a errores tipográficos.

Los robots alivian los picos de carga de trabajo y permiten hacer cosas para las que de otro modo no habría recursos

Se han automatizado tantas partes como sea posible del ajetreado proceso financiero de fin de mes.

"La automatización ha liberado significativamente las horas de trabajo de las tareas rutinarias. Los colaboradores de administración financiera tienen más tiempo para ayudar, por ejemplo, a los gerentes de proyectos con asuntos financieros. Los robots aceleran el manejo de los peaks de carga de trabajo y ayudan con las rutinas básicas", describe Väisänen.

“Además, la automatización ha hecho posible hacer cosas para las que de otro modo no habría habido suficientes recursos. Por ejemplo, algunas cosas no se podían hacer muchas veces al mes con personas, pero ahora un robot las hace cuando es necesario. Automatización ahorra tiempo en tareas repetitivas, pero también permite hacer cosas que de otro modo no se podrían hacer", añade Väisänen.

Como efecto secundario, también se han armonizado los métodos operativos. Debido a la automatización, se deben usar formatos de datos similares, lo que elimina los diferentes formatos de datos causados por diferentes usuarios.

La exitosa cooperación continúa y Haaga-Helia ya está expandiendo la robótica a otras funciones

La cooperación entre Sisua Digital y Haaga-Helia ha ido muy bien.

"Hasta ahora, la experiencia ha sido realmente positiva. La cooperación ha sido buena y hemos llevado adelante RPA sistemáticamente con el modelo SCRUM, que ha sido un modelo particularmente efectivo. El desarrollo por parte de Sisua ha sido activo. El sistema de emisión de boletos también ha funcionado bueno, si los consultores no han estado en línea", describe Tuomela la cooperación.

Las experiencias han sido buenas y la operación ha sido profesional. El experto de Sisua, Arno, se ha incorporado rápidamente, aunque los procesos de administración financiera probablemente no sean familiares, pero se entendió rápidamente en qué asunto buscamos ayuda. Hemos podido para llegar a los colaboradores de Sisua rápidamente y también han reaccionado rápidamente a nuestras solicitudes. Las cosas funcionan aún mejor, cuando hay continuidad en las operaciones y las mismas personas están trabajando en los proyectos", agrega Väisänen.

Haaga-Helia planea continuar usando la robótica. La universidad reconoce las ventajas de la automatización y quiere impulsarla aún más.

"Nuestra intención es mapear si todavía hay algo en el lado de la administración financiera que podría facilitarse con la automatización. Luego, ya comenzamos a desarrollar automatizaciones, por ejemplo, en el lado de la biblioteca, pero ya hay otras funciones bajo consideración", dice Tuomela.

"El desarrollo de la automatización es un asunto importante, en el que queremos invertir y mapear las necesidades e introducir herramientas que hagan que el trabajo sea más eficiente. Hay mucho potencial y oportunidades para aprovechar. Creo que cuando tengamos aún más conciencia en el casa que existen tales oportunidades, seguramente surgirán necesidades", agrega Tuomela.

Autora: Paiju Koivula

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Beneficios de la automatización

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Sobre la empresa

Haaga-Helia

Haaga-Helia es una universidad privada de ciencias aplicadas que ofrece formación educativa para convertirse en especialistas en empresas e industrias de servicios. La universidad también investiga y desarrolla actividades y conocimientos relacionados con estos campos. Haaga-Helia opera en cinco campus diferentes en Helsinki, Porvoo y Vierumäki. La universidad cuenta con 11.000 estudiantes y 731 especialistas.

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