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Cómo la Universidad Haaga-Helia ahorra valiosas horas de trabajo gracias a la automatización
Paiju Koivula
Haaga-Helia, una universidad privada de ciencias aplicadas, se caracteriza por su cultura innovadora y por buscar constantemente nuevas formas de trabajar de manera más eficiente y efectiva. Con el objetivo de optimizar sus operaciones mediante la automatización de procesos, la universidad eligió a Sisua Digital como su socio estratégico en automatización. Tras varios años de implementación, Haaga-Helia ha obtenido importantes beneficios y continúa impulsando la expansión de la automatización en nuevas áreas de la organización.
Haaga-Helia inició su primer proyecto de automatización junto a Sisua Digital en 2019.
“En ese entonces, la automatización robótica aún era una tecnología relativamente nueva y pocas organizaciones la utilizaban. Desde el área de finanzas de Haaga-Helia queríamos hacer las cosas de una forma distinta: más eficiente y con mejores resultados. Eso despertó nuestro interés por probar la automatización”, comenta Jani Väisänen, Contador General de Haaga-Helia.
A lo largo de los años, Sisua Digital ha desarrollado varias automatizaciones para la universidad, la mayoría enfocadas en optimizar procesos del área financiera. Todas ellas fueron implementadas utilizando la tecnología de UiPath.
“La automatización nos ayuda en la gestión financiera de proyectos que deben rendir cuentas a financiadores externos. En estos procesos manejamos grandes volúmenes de información y una gran cantidad de tareas repetitivas y manuales. Como los datos son estandarizados y siguen un formato uniforme, son ideales para ser automatizados”, explica Väisänen.
Con el éxito obtenido en finanzas, Haaga-Helia comenzó a extender la automatización a otras áreas de la institución.
“Ahora también hemos incorporado automatización en las operaciones de nuestra biblioteca. Estamos ampliando gradualmente el uso de RPA hacia otras funciones de la organización”, añade Tove Tuomela, Project Manager de CRM y Desarrollo RPA en el área de Servicios Digitales y Gestión de la Información de Haaga-Helia.
El robot genera automáticamente los informes una vez disponibles los datos del cierre mensual, procesando y consolidando la información para que esté lista para su utilización. Esto reduce significativamente el tiempo dedicado por los colaboradores, mejora la consistencia del proceso y permite escalar la operación de una forma que sería difícil de lograr mediante trabajo manual.”
La automatización agiliza las tareas rutinarias del área de finanzas
El proceso automatizado que actualmente utiliza Haaga-Helia en el área financiera ayuda a los colaboradores a reducir la carga de trabajo durante los períodos de mayor actividad que siguen al cierre de cada mes. La solución está compuesta por varias automatizaciones distribuidas a lo largo del proceso, creando un modelo Human-in-the-Loop, donde las personas y los robots trabajan de manera coordinada: el robot inicia el proceso, los colaboradores intervienen cuando es necesario y, posteriormente, el robot retoma las tareas para completar el flujo.
En este modelo, las tareas manuales, repetitivas y de bajo valor son ejecutadas por los robots, mientras que los colaboradores pueden concentrarse en actividades que requieren análisis, criterio y toma de decisiones.
El proceso comienza con un robot que recopila información desde distintos sistemas y genera reportes específicos de cada proyecto en Excel. Durante el cierre mensual, esta información debe estar disponible lo antes posible y, debido al gran volumen de datos, realizar esta tarea manualmente sería prácticamente imposible. Además, el robot actúa como una plataforma de integración entre distintos sistemas, consolidando la información y generando reportes unificados. Gracias a la optimización continua de esta automatización, una tarea que antes requería varias horas ahora se completa en aproximadamente 10 minutos.
“El robot genera los informes al día siguiente del cierre de cada mes, una vez que la información de origen está disponible, y luego procesa los datos para convertirlos en información lista para su uso. Esto permite ahorrar tiempo al equipo y, además, garantiza una mayor consistencia en la calidad del proceso. El trabajo manual no puede escalar con la misma eficiencia que la automatización”, explica Väisänen.
En otra etapa del proceso, un robot obtiene automáticamente los estados de resultados de cada proyecto desde el sistema contable y los deja disponibles para que los colaboradores puedan utilizarlos de inmediato. Esta automatización también cumple una función de integración entre sistemas, eliminando la necesidad de que el equipo genere manualmente estos documentos.
Otro componente de la automatización financiera consiste en recopilar facturas y sus documentos de respaldo, consolidando toda la información en un único archivo para cada factura. Estos archivos son indispensables para la rendición de proyectos ante entidades financiadoras y, según Haaga-Helia, esta automatización es una de las que genera el mayor ahorro de tiempo para el equipo.
“Cuando existen muchas solicitudes de pago o se gestionan proyectos de gran tamaño, esta automatización nos permite ahorrar una cantidad considerable de horas de trabajo y reduce significativamente la carga operativa”, señala Väisänen.
El proceso financiero finaliza con una automatización que transfiere al sistema contable los comprobantes contables preparados en Excel. Los colaboradores únicamente ingresan la información necesaria en la planilla, mientras que el robot genera automáticamente los registros contables y adjunta la documentación correspondiente. Según Haaga-Helia, esta automatización reduce en aproximadamente un 50% el tiempo requerido para completar esta tarea y, al mismo tiempo, elimina una actividad repetitiva con alto riesgo de errores de digitación.
Las automatizaciones han liberado una cantidad significativa de horas de trabajo que antes se destinaban a tareas rutinarias. Hoy, el equipo de finanzas dispone de más tiempo para apoyar, por ejemplo, a los jefes de proyecto en temas financieros. Además, los robots permiten gestionar con mayor rapidez los períodos de mayor carga de trabajo y asumir las tareas operativas más repetitivas.”
Los robots reducen la carga de trabajo durante los períodos de mayor demanda
Haaga-Helia ha automatizado la mayor cantidad posible de etapas del proceso financiero asociado al cierre de cada mes, uno de los períodos de mayor carga operativa para el área.
“Las automatizaciones han liberado una cantidad significativa de horas de trabajo que antes se destinaban a tareas rutinarias. Hoy, el equipo de finanzas dispone de más tiempo para apoyar, por ejemplo, a los jefes de proyecto en temas financieros. Además, los robots permiten gestionar con mayor rapidez los períodos de mayor carga de trabajo y asumir las tareas operativas más repetitivas”, explica Väisänen.
Además del ahorro de tiempo, la automatización ha permitido realizar actividades que anteriormente no podían ejecutarse debido a la falta de recursos disponibles.
“La automatización también ha hecho posible realizar tareas para las que antes simplemente no había capacidad. Algunas actividades no podían ejecutarse varias veces al mes de forma manual, pero ahora un robot las realiza cada vez que es necesario. La automatización no solo ahorra tiempo en tareas repetitivas, sino que también hace posible procesos que antes no podían llevarse a cabo”, añade Väisänen.
Como beneficio adicional, la automatización también ha contribuido a estandarizar los procesos. Al requerir formatos de datos uniformes para su funcionamiento, se eliminaron las diferencias generadas por distintos usuarios y se mejoró la consistencia de la información.
Sisua Digital también desarrolló una automatización para el área de Biblioteca y Servicios de Información de Haaga-Helia, con el objetivo de optimizar la gestión de los pagos por publicaciones académicas.
El cálculo de estas tarifas requiere recopilar información desde múltiples sistemas, comparar datos y realizar diversos cálculos. Gracias a la automatización, este proceso se ejecuta de forma más rápida y eficiente, permitiendo ahorrar varios días de trabajo, dependiendo del volumen de pagos. Además, la reducción en los tiempos de procesamiento ha mejorado significativamente los plazos de ejecución, brindando mayor flexibilidad para programar los pagos.
Hasta ahora, la experiencia ha sido muy positiva. La colaboración ha funcionado muy bien y hemos impulsado la automatización de forma sistemática utilizando la metodología SCRUM, que ha demostrado ser especialmente eficaz. El equipo de desarrollo de Sisua Digital ha mantenido una participación muy activa y, cuando los consultores no han estado disponibles, el sistema de gestión de tickets ha funcionado de manera excelente.”
Tras los resultados obtenidos, Haaga-Helia continúa expandiendo la automatización a nuevas áreas
La colaboración entre Sisua Digital y Haaga-Helia ha evolucionado de manera positiva.
“Hasta ahora, la experiencia ha sido muy positiva. La colaboración ha funcionado bien y hemos impulsado la automatización RPA de forma sistemática utilizando el modelo SCRUM, que ha demostrado ser especialmente efectivo. El desarrollo por parte de Sisua Digital ha sido muy activo. Además, el sistema de gestión de tickets ha funcionado correctamente cuando los consultores no han estado disponibles”, describe Tuomela sobre la colaboración.
“La experiencia ha sido muy buena y el servicio ha sido profesional. El experto de Sisua Digital, Arno, logró integrarse rápidamente, incluso considerando que los procesos financieros probablemente no eran completamente familiares al inicio. Sin embargo, comprendió rápidamente dónde necesitábamos apoyo. Hemos podido contactar al equipo de Sisua con facilidad y han respondido rápidamente a nuestras solicitudes. Los proyectos funcionan aún mejor cuando existe continuidad en la operación y las mismas personas participan en las iniciativas”, agrega Väisänen.
Haaga-Helia planea continuar utilizando automatización robótica. La universidad reconoce los beneficios obtenidos y busca seguir ampliando su aplicación en nuevas áreas.
“Nuestro objetivo es analizar si todavía existen procesos dentro del área financiera que puedan optimizarse mediante automatización. Además, ya hemos comenzado a desarrollar automatizaciones, por ejemplo, en el área de biblioteca, y actualmente estamos evaluando otras funciones donde también podría aplicarse”, comenta Tuomela.
“El desarrollo de automatización es un aspecto importante en el que queremos seguir invirtiendo, identificando nuevas necesidades e incorporando herramientas que permitan hacer el trabajo más eficiente. Existe un gran potencial y muchas oportunidades por explorar. Creo que, a medida que aumente el conocimiento interno sobre estas posibilidades, surgirán nuevas necesidades y casos de uso”, concluye Tuomela.
Beneficios clave
- Ahorro significativo de horas de trabajo cada mes.
- Eliminación de tareas repetitivas y poco motivadoras.
- Los colaboradores disponen de más tiempo para actividades de mayor valor.
- Mejora de la calidad de los procesos gracias a la reducción de errores.
- Permite realizar tareas que, de otro modo, no podrían ejecutarse por falta de recursos.
- Estandarización y armonización de las formas de trabajo.
- Mejora de los tiempos de ejecución de los procesos.
- Permite ofrecer servicios más ágiles, oportunos y eficientes.
Haaga-Helia
Haaga-Helia es una universidad privada de ciencias aplicadas que ofrece formación profesional para especialistas en las áreas de negocios y servicios. Además, la institución desarrolla actividades de investigación, innovación y generación de conocimiento relacionadas con estos sectores.
La universidad cuenta con cinco campus ubicados en Helsinki, Porvoo y Vierumäki, y tiene una comunidad compuesta por 11.000 estudiantes y 731 profesionales.
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