CÂU CHUYỆN KHÁCH HÀNG | DỊCH VỤ GIÁO DỤC
Haaga-Helia đầu tư tự động hóa nghiệp vụ giúp tiết kiệm nhiều giờ làm việc quý giá
Chia sẻ:
Haaga-Helia, một đại học tư thục về khoa học ứng dụng, có văn hóa hiện đại và cố gắng phấn đấu để làm mọi thứ theo một cách hoàn toàn mới – và dĩ nhiên hiệu quả hơn và tốt hơn. Trường đại học quan tâm đến việc xem các hoạt động của họ có thể được phát triển như thế nào và thực hiện hiệu quả hơn với quy trình tự động hoá, và Haaga-Helia chọn Sisua Digital là đối tác của họ. Trường đại học đã được hưởng lợi rất nhiều từ tự động hóa trong vài năm gần đây và họ đang lên kế hoạch tiếp tục mở rộng nó.
Haaga-Helia bắt đầu dự án tự động hóa đầu tiên của họ với Sisua Digital vào năm 2019.
"Thời đó, Robot còn khá mới mẻ và không nhiều người biết cách tận dụng nó. Bộ phận kế toán của Haaga-Helia muốn làm mọi thứ theo một cách mới, và hiệu quả hơn và tốt hơn. Điều đó đã làm mọi người trở nên hứng thú với việc thử sử dụng Robot", trích lời của Jani Väisänen, Kế Toán Trưởng Của Haaga.
Trong những năm qua, Sisua Digital đã tiến hành một số giải pháp tự động hóa cho Haaga-Helia, phần lớn được xây dựng để giảm bớt các công việc trong quản lý tài chính.
"Tự động hóa hỗ trợ việc quản lý tài chính của các dự án cần được báo cáo cho các nhà tài chính bên ngoài. Ở đó, chúng tôi có khối lượng lớn và nhiều công việc thủ công và quy trình lặp đi lặp lại. Dữ liệu lặp đi lặp lại và ở định dạng chuẩn, điều này rất phù hợp cho quá trình robot hóa”, Väisänen mô tả.
Tove Tuomela, Giám đốc dự án phát triển CRM và RPA của bộ phận Quản lý thông tin và Dịch vụ kỹ thuật số của Haaga-Helia cho biết: “Bây giờ chúng tôi cũng có ý định bắt đầu tự động hóa một số chức năng trong thư viện của trường đại học. Chúng tôi bắt đầu mở rộng robot hóa sang các hoạt động khác một cách từ từ.”
Tự động hóa giúp thực hiện các quy trình tài chính hàng ngày.
Quy trình tự động hiện tại trong quản trị tài chính hỗ trợ nhân viên giảm bớt gánh nặng từ thời kỳ khối lượng công việc cao điểm xảy ra sau khi chu kỳ thay đổi. Tự động hóa riêng lẻ ở các giai đoạn khác nhau của quy trình làm cho quá trình này trở thành tự động hóa Con-người-trong- vòng-lặp, nơi robot bắt đầu quy trình ngay từ đầu và từ đó công nhân sẽ tiếp tục, sau đó robot tiếp tục công việc, đưa quy trình đến một kết luận. Trong quy trình tự động, người máy được giao các nhiệm vụ “máy móc”, các công việc thủ công và nhân viên được giao cho các nhiệm vụ khó khăn hơn.
Robot bắt đầu quy trình bằng cách truy xuất thông tin từ các hệ thống khác nhau, sau đó nó tạo các báo cáo dành riêng cho dự án trong Excel. Vào thời điểm chuyển giao giữa các tháng, thông tin này phải được thu thập càng nhanh càng tốt, và việc này không thể thực hiện hàng tháng nếu thiếu robot, do lượng dữ liệu quá lớn khiến con người không kịp xử lý. Robot cũng tạo ra một nền tảng tích hợp và hoạt động như một cầu nối giữa các hệ thống bằng cách lấy thông tin từ các hệ thống khác nhau và sau đó tạo ra các báo cáo tổng hợp.
"Robot tạo ra các báo cáo khác nhau từ ngày này qua tháng khác từ nguồn nguyên liệu sẵn có, và sau đó nó sẽ điều chỉnh thông tin thành dạng có thể sử dụng được. Điều này giúp tiết kiệm thời gian của nhân viên và hơn nữa, chất lượng của quy trình cũng phù hợp và nhất quán hơn. Công việc của con người không phân chia thành quy trình giống như cách mà robot có thể làm”, Väisänen mô tả.
Phần đầu của quá trình cũng bao gồm một quy trình tự động hóa, nơi robot lấy báo cáo kết quả kinh doanh của các dự án từ hệ thống kế toán, sẵn sàng cho nhân viên sử dụng. Đây cũng là một hệ thống tự động hóa tích hợp, nơi robot in các báo cáo thu nhập cần thiết của kế toán. Nhờ sự tự động hóa, nhân viên không phải tự in các báo cáo từ hệ thống.
Ở một phần khác trong quy trình tự động hóa quản trị tài chính, robot tìm kiếm các hóa đơn khác nhau cùng các tệp đính kèm của chúng và biên dịch một tệp từ mỗi hóa đơn và tệp đính kèm của nó. Các tệp này cần thiết khi báo cáo về các dự án cho các nhà tài chính.
Väisänen nói: “Khi có nhiều ứng dụng thanh toán hoặc nếu có một dự án lớn, việc tự động hóa này sẽ tiết kiệm rất nhiều giờ làm việc và giảm bớt khối lượng công việc.
Quá trình hạch toán kết thúc bằng một quy trình tự động hóa, trong đó robot sẽ đưa các note ghi nhớ được thực hiện trong Excel vào hệ thống kế toán. Nhân viên nhập thông tin chính xác vào Excel và robot sẽ lo phần còn lại, tức là tạo tài liệu để hạch toán và gửi các tệp đính kèm. Đó là một công việc tẻ nhạt, đòi hỏi sự chính xác, dễ dẫn đến lỗi đánh máy.
Robot giảm thiểu khối lượng công việc cao điểm và cho phép thực hiện những việc ngay cả khi không có sẵn tài nguyên
Các phần việc được tối ưu hóa nhiều nhất có thể bằng quy trình tự động hóa vào những ngày cuối tháng bận rộn.
Väisänen mô tả: "Tự động hóa đã giải phóng đáng kể thời gian làm việc khỏi các công việc lặp lại hằng ngày. Các nhân viên quản lý tài chính có nhiều thời gian hơn, ví dụ như để giúp đỡ các giám đốc dự án về các vấn đề tài chính. Robot tăng tốc độ xử lý khối lượng công việc tăng đột biến và giúp thực hiện các quy trình cơ bản.”
"Ngoài ra, tự động hóa còn giúp chúng ta làm những việc trong trường hợp không có đủ nguồn lực. Ví dụ, một số việc không thể thao tác được nhiều lần bởi con người, nhưng giờ đây robot sẽ làm điều đó bất cứ lúc nào. Väisänen cho biết thêm: “Tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian với các công việc lặp đi lặp lại, nhưng cũng cho phép thực hiện những việc mà có khả năng không thể làm được.”
Thêm một lợi ích khác, các phương pháp điều hành cũng đã được hài hòa. Nhờ có tự động hóa, các định dạng dữ liệu tương đồng nhau đã được tận dụng, điều này giúp loại bỏ các dữ liệu khác nhau do những người dùng khác nhau gây ra.
Sự hợp tác thành công vẫn tiếp tục và Haaga-Helia đã mở rộng robot sang các chức năng khác
Sự hợp tác giữa Sisua Digital và Haaga-Helia đã diễn ra vô cùng tốt đẹp.
"Cho đến nay, mọi thứ đang theo hướng tích cực. Sự hợp tác giữa hai bên vẫn diễn ra tốt đẹp và chúng tôi đã thực hiện kết hợp hệ thống RPA với mô hình SCRUM, đây là một mô hình đặc biệt hiệu quả. Mọi thứ với Sisua đã tiến triển tốt. Hệ thống bán vé cũng đã hoạt động tốt ngay cả khi các tư vấn viên không online", Tuomela nói về sự hợp tác với Sisua Digital.
"Quá trình diễn ra rất tốt và mọi thứ vận hành một cách chuyên nghiệp. Chuyên gia Arno của Sisua đã bắt kịp và thích nghi nhanh chóng, mặc dù các quy trình quản lý tài chính có thể chưa quen, nhưng họ đã nhanh chóng hiểu được vấn đề của chúng tôi. Chúng tôi có thể liên lạc và tiếp cận nhân viên của Sisua một cách nhanh chóng và họ cũng đã phản hồi rất nhanh với các yêu cầu của chúng tôi. Mọi thứ thậm chí còn trơn tru hơn khi hoạt động diễn ra liên tục và mọi người làm việc với nhau trong cùng các dự án", Väisänen cho biết thêm.
Haaga-Helia có kế hoạch tiếp tục sử dụng robot. Trường đại học nhận ra những lợi thế của tự động hóa và muốn phát triển nó nhiều hơn nữa.
"Mục đích của chúng tôi là xác định xem liệu có phần việc nào ở khía cạnh quản trị tài chính có thể được giảm bớt bằng cách tự động hóa hay không. Sau đó, chúng tôi đã bắt đầu phát triển tự động hóa, ví dụ như ở thư viện, có một số chức năng hiện đang được xem xét.", Tuomela nói.
"Phát triển tự động hóa là một vấn đề quan trọng, trong đó chúng tôi muốn đầu tư và xác định nhu cầu cũng như giới thiệu các công cụ giúp công việc hiệu quả hơn. Có rất nhiều tiềm năng và cơ hội để tận dụng. Tôi tin rằng khi chúng ta nhận thức rõ hơn về các cơ hội, nhu cầu sẽ bắt đầu xuất hiện.”, Tuomela cho biết thêm.
Tác giả: Paiju Koivula
Thành tựu đạt được
Lợi ích của tự động hóa
- Khối lượng công việc hàng tháng được giảm đi đáng kể
- Loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại hoặc gây căng thẳng
- Người lao động có nhiều thời gian hơn cho các công việc quan trọng
- Chất lượng quy trình được cải thiện trong khi lỗi được giảm thiểu
- Cho phép làm những việc ngay cả khi không đủ nguồn lực
- Xác định rõ các phương thức vận hành
Thông tin về công ty
Haaga-Helia
Haaga-Helia là trường đại học tư thục về khoa học ứng dụng có cung cấp chương trình đào tạo giáo dục để trở thành chuyên gia trong các ngành kinh doanh và dịch vụ. Trường cũng nghiên cứu và phát triển các hoạt động và bí quyết liên quan đến các lĩnh vực này. Haaga-Helia hiện có 5 cơ sở khác nhau ở Helsinki, Porvoo và Vierumäki. Trường có tổng cộng 11.000 sinh viên và 731 chuyên gia.
Đặt lịch tư vấn miễn phí với chúng tôi
Bạn muốn biết tự động hóa thông minh có thể mang lại lợi ích như thế nào cho công ty của bạn? Hãy cho chúng tôi biết về nhu cầu tự động hóa của bạn và hãy cùng nhau tìm ra giải pháp phù hợp cho công ty của bạn.
