CÂU CHUYỆN KHÁCH HÀNG | KHU VỰC DỊCH VỤ
Basware loại bỏ tác vụ thường ngày thiếu hiệu quả nhờ với RPA
Chia sẻ
Basware là một công ty toàn cầu cung cấp dịch vụ ứng dụng phần mềm quản trị tài chính tới hàng nghìn khách hàng doanh nghiệp. Khi họ cung cấp dịch vụ cho các khách hàng trên nhiều quốc gia, dịch vụ này cũng tạo ra rất nhiều tình huống khác nhau. Để hợp lý hóa các quy trình với khối lượng khổng lồ của mình, Basware đã bắt đầu sử dụng robot. Sisua Digital là đối tác tự động hóa của Basware từ những bước đầu khi xây dựng mô hình hoạt động RPA của họ và đưa ra sự tư vấn chiến lược cho tổ chức.
Sự hợp tác được bắt đầu bằng cách tiến hành phân tích các quy trình tiềm năng để động hóa của một số bộ phận trong Basware. Sau khi phân tích quy trình, hơn một trăm trường hợp đã được xác định. Ờ giai đoạn đầu, Sisua Digital đã tư vấn cho Basware về việc lựa chọn và triển khai công nghệ. Ứng dụng công nghệ tự động hóa bắt đầu với các dự án thử nghiệm (Proof-of-Concept), sau đó quá trình tự động hóa của tổ chức được triển khai và phát triển.
Tự động hóa giúp hợp lý hóa các quy trình và giảm khối lượng công việc thủ công của nhân viên
Quá trình tự động hóa tập trung vào việc chuyển giao các công việc thủ công đơn điệu sang rô-bốt, độ chính xác của dữ liệu và giảm thiểu sai sót. Các quy trình đã được tự động hóa trong các bộ phận khác nhau của tổ chức như: bộ phận nhân sự, bộ phận dịch vụ khách hàng và bộ phận hậu cần.
Ví dụ, với bộ phận dịch vụ khách hàng, việc tạo báo cáo sử dụng dịch vụ đã được tự động hóa. Robot tạo báo cáo hàng tháng về các dịch vụ khách hàng đã sử dụng và gửi cho khách hàng. Do lượng khách hàng lớn nên việc tạo các báo cáo này cần nhiều nhân lực và không thể gửi báo cáo kịp thời cho tất cả các khách hàng. Bằng cách tự động hóa quy trình này, tất cả các báo cáo có thể được gửi đúng thời hạn và nhân viên đã loại bỏ được những rắc rối của công việc thủ công.
Bộ phận nhân sự của Basware đã tứng dụng tự động hóa cho các quy trình tiếp nhận và nghỉ việc của nhân viên. Vào thời điểm đó, tổ chức sử dụng hơn một nghìn nhân sự tại hơn một chục quốc gia khác nhau. Basware muốn hợp lý hóa các quy trình liên quan đến nhân viên mới và nhân viên sắp nghỉ việc, vì chúng liên quan đến nhiều tác vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian. Robot cập nhật thêm nhân viên mới vào các hệ thống khác nhau của công ty và tạo các ID cần thiết, cũng như bổ sung quyền cần thiết cho các vai trò của nhân viên và tạo thẻ ra vào cho họ. Đối với những nhân sự sắp nghỉ việc, robot sẽ xóa các quyền và ID khỏi các hệ thống của tổ chức. Robot cũng gửi lời nhắc cho các nhà quản lý về các vấn đề liên quan đến nhân viên sắp nghỉ việc. Với việc ứng dụng tự động hóa, các tác việc hàng ngày kém hiệu quả được giảm thiểu, sự hài lòng trong công việc của người giám sát được cải thiện và tự động hóa giúp hợp lý hóa quy trình nhận việc của nhân viên mới mà không cần đợi cấp ID và quyền truy cập.
Ngoài ra, việc xác minh thông tin liên hệ của khách hàng cũng được tự động hóa với bộ phận hành chính. Robot luôn kiểm tra và cập nhật thông tin mới nhất của hàng nghìn khách hàng trên các cổng thông tin về cấp bằng sáng chế và đăng ký địa phương ở các quốc gia khác nhau. Với việc tự động hóa, thông tin được cập nhật thường xuyên hơn, ví dụ như việc hóa đơn được gửi đến đúng địa chỉ. Ngoài ra, sự hài lòng của nhân viên được cải thiện khi robot xử lý những công việc thủ công nhàm chán.
Mô hình vận hành RPA dành cho Basware giúp phát triển RPA nội bộ và tận dụng nó
Ngoài việc phát triển tự động hóa, Sisua Digital còn đào tạo các lập trình viên RPA nội bộ cho Basware. Một lộ trình tự động hóa cũng đã được thực hiện cho tổ chức nhằm thúc đẩy sự phát triển. Để phát triển các quy trình nội bộ, một mô hình hoạt động RPA do Sisua Digital tạo ra giúp nó có thể tiến hành đồng bộ với sự phát triển của RPA, đồng thời tạo ra một nền tảng và quy tắc cho việc ứng dụng RPA trong tổ chức. Trong mô hình hoạt động này, tự động hóa phải được phát triển dựa trên thực tiễn hoạt động hiện có của Basware. Mô hình hoạt động cũng kết nối tổ chức, công nghệ và các quy trình, chức năng nội bộ với nhau.
Sisua Digital đã tiến hành một dự án chiến lược dành cho ban lãnh đạo của Basware để khám phá những ứng dụng và tiềm năng của robot. Dự án xem xét sự tác động của RPA tới hoạt động kinh doanh và cách tổ chức có thể chuẩn bị cho những ảnh hưởng đó. Dự án chiến lược đã phân tích tác động của RPA đối với các chức năng kinh doanh khác nhau và đưa ra sự tư vấn dựa trên phân tích đó. Dự án còn bao gồm nghiên cứu thị trường và đánh giá công nghệ, ví dụ như việc đánh giá các nhà cung cấp công nghệ.
Thành tựu đạt được
Lợi ích của tự động hóa
- Tác vụ thủ công được chuyển giao cho robot
- Sự hài lòng của nhân viên được cải thiện
- Thông lượng quy trình được cải thiện
- Dữ liệu được cập nhật thường xuyên
- Cải thiện độ chính xác của quy trình
- Giảm thiểu các sai sót
Thông tin về công ty
Basware
Basware là một tổ chức toàn cầu có nguồn gốc từ Phần Lan. Đây là công ty hàng đầu trong lĩnh vuẹc cung cấp các dịch vụ ứng dụng phần mềm, tự động hóa các quy trình quản lý tài chính và mua sắm cho các đơn vị khác. Basware đang sử dụng khoảng 1350 nhân viên tại 14 quốc gia khác nhau.
Đặt lịch tư vấn miễn phí với chúng tôi
Bạn muốn biết tự động hóa thông minh có thể mang lại lợi ích như thế nào cho công ty của bạn? Hãy cho chúng tôi biết về nhu cầu tự động hóa của bạn và hãy cùng nhau tìm ra giải pháp phù hợp cho công ty của bạn.
