RPA en Recursos Humanos y Nómina
Humanice sus procesos de RR.HH. y vuelva a centrarse en la interacción y la experiencia de los empleados
A través de la automatización de los procesos de recursos humanos, hemos mejorado la satisfacción de los empleados y la imagen del empleador de nuestros clientes
RPA (Robotic Process Automation) en el departamento de recursos humanos permite automatizar el trabajo manual repetitivo, liberar tiempo para tareas más desafiantes, interactuar cara a cara con los empleados y desarrollar la experiencia de los empleados.
RPA permite una incorporación más rápida de los empleados, un procesamiento de tareas de rutina más eficiente y un manejo de salida de los empleados. La automatización de procesos en nómina con grandes volúmenes de datos mejora la precisión y el cumplimiento. RPA también es una herramienta ágil cuando es necesario transferir grandes cantidades de datos de un sistema a otro.
Beneficios de RPA en recursos humanos y nómina
Proceso de incorporación y salida de empleados más rápido
Los expertos en recursos humanos pueden concentrarse en encontrar talentos, en lugar de escanear aplicaciones.
Mayor calidad de los datos de los empleados
Los robots recuperan y sincronizan los datos de los empleados en diferentes sistemas.
Mantenerse al día con el cumplimiento
Los robots pueden automatizar los informes legalmente obligatorios, p. Ej. informes de tiempo de trabajo.
Mejor imagen de empleador
Una mejor gestión de los procesos de recursos humanos mejora la imagen del empleador.
Ejemplos de casos de uso de RPA en recursos humanos y nómina
RECLUTAMIENTO
- Procesamiento de solicitudes de empleo
- Agregar un empleado a sistemas distintos
- Aprovisionamiento de herramientas y nombres de usuario
- Eliminar o devolver nombres de usuario o herramientas al final
- Informar y eliminar información de GDPR
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
- Gestión de beneficios salariales y laborales
- Contabilizar e informar sobre vacaciones y absentismos
- Planificación de turnos de trabajo
- Seguimiento, comunicación e informes de las formaciones obligatorias anuales
- Informes de KPI de recursos humanos
GESTIÓN DE SALARIOS
- Facturación y pago de sueldos
- Leer, verificar, informar y guardar información sobre salarios
- Conciliación, aprobación y transferencia de jornada laboral en sistema salarial
- Contabilidad, informes e información de vacaciones
- Preparación de sueldos y pensiones
CONTABILIDAD DE VIAJES DE NEGOCIOS
- Verificar y registrar facturas de viaje
- Conciliación contable de viajes de negocios
- Reportes fiscales
- Dar de alta y transferir viajes de negocios a la gestión salarial
- Pagar facturas de viajes de negocios
CASO: AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE ONBOARDING Y SALIDA DE EMPLEADOS
Compañía internacional de TI que provee soluciones de software de gestión financiera a clientes alrededor del mundo.
Nuestro cliente quería agilizar el proceso de onboarding de sus empleados. Crear un nuevo empleado en el sistema es un proceso rutinario y repetitivo que consume mucho tiempo – proceso que es un candidato natural a ser automatizado. En una segunda etapa, se incorporó al flujo del proceso automatizado el ‘dar de baja’ a un empleado que abandona la compañía.
El robot crea a los nuevos empleados y los incorpora en los distintos sistemas de la empresa. Luego, se agregan los permisos de acuerdo al cargo y las tarjetas de acceso se solicitan. Adicionalmente, se crean las credenciales de usuario en los distintos sistemas de la compañía.
A un empleado que se da de baja en la compañía se le eliminan los permisos en los sistemas y las diversas credenciales de acceso. También se le enviarán recordatorios a los supervisores de las distintas tareas que deben realizar para dar de efectiva baja al empleado.
La automatización se ejecuta con una periodicidad diaria. El robots recibe sus datos de entrada directamente de los supervisores, quienes envian información acerca de nuevo empleados como también de empleados existentes.
Se generaron varios beneficios ambos para el usuario como para los empleados. Después de la automatización, ineficiencias de trabajo rutinario se eliminaron, que mejoró la satisfacción de los supervisores. Para los empleados, la automatización agilizó el proceso, y ya no hubo necesidad de esperar las credenciales de acceso o permisos de usuario. Para la organización, el proceso de automatización mejoró la gestión de riesgo cuando los permisos de los antiguos empleados se revocaban de manera inmediata. La automatización también generó ahorros directos cuando licencias sin uso se daban de baja inmediatamente.
CASO: AUTOMATIZACIÓN EN DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS EN UNA GRAN EMPRESA ELÉCTRICA
Una organización muy grande en el sector eléctrico en Chile con más de 7000 empleados.
La razón inicial por la que la organización quería utilizar RPA se debía a su necesidad de mejorar la visibilidad de sus datos. Tenían una gran cantidad de datos sin procesar sobre las horas de trabajo de sus empleados y las horas extra de los empleados de diferentes sistemas que no se comunicaban entre sí.
Sisua implementó un robot que recopilaba datos de las diferentes fuentes en sus sistemas y visualizaba los datos en un informe en Power BI.
Antes de que el informe del tiempo de trabajo se realizara manualmente en Excel, el robot reemplazó este trabajo manual, monótono que antes realizaba un empleado, lo que le permitía concentrarse en un trabajo más valioso y desafiante. Sisua también agregó más fuentes de datos al proceso y el uso del robot permitió que los informes se actualizaran con más frecuencia. Aunque la automatización generó ahorros FTE, el impacto más significativo fue que los datos ahora eran más precisos, transparentes y actualizados.
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