CASO DE ÉXITO | BIENES RAÍCES

Los robots han reducido a la mitad los tiempos de postulación de viviendas en Hoas

Julio-Septiembre es una epoca de alta demanda en la Fundación de Vivienda para estudiantes de la región de Helsinki en Hoas. En el día de mayor actividad, Hoas recibe hasta mil solicitudes. Con el apoyo de Eera, Hoas contó con la ayuda de un robot de software para encargarse del pre-procesamiento de las postulaciones. El robot ha liberado horas de trabajo de servicio al cliente y ha acelerado significativamente el procesamiento de éstas.

La cantidad de solicitudes de alojamiento para estudiantes en el Área Metropolitana de Helsinki se ha multiplicado año tras año y, por otro lado, los largos tiempos de solicitud dificultan que los estudiantes planifiquen su alojamiento, lo que fácilmente genera estrés e incertidumbre.

Desde 2017, Hoas, en cooperación con Sisua Digital (antes Eera), ha utilizado la robótica de software para mejorar al cliente y gestionar el peak de demanda anual delegando el procesamiento de aplicaciones a un robot.

“En julio-octubre, el robot ya procesó más de 8.400 aplicaciones. Esto ha llevado alrededor de 400 horas, cuando la gente habría gastado casi el doble en la misma carga de trabajo, alrededor de 700 horas ”, describe Riitta Pulkka, Gerente de Relaciones con el Cliente de Hoas, en 2017 al comienzo de su viaje en robótica.

El robot maneja completamente el pre-procesamiento de aplicaciones. Por ejemplo, verifica la información crediticia de los solicitantes para ver si tienen otras solicitudes actuales o si ya viven con Hoas – se liberan aproximadamente 2 minutos del tiempo del personal de servicio al cliente por aplicación. Gracias a los robots de software, los clientes de Hoas reciben información más rápida sobre la recepción de su solicitud y que tienen un lugar en la cola de la vivienda.

El robot revisa la lista de aplicaciones entrantes cuatro veces al día: dos por la noche, una por la mañana y otra durante el día. Cuando el procesamiento previo se realiza por la noche, los representantes de servicio al cliente podrán reanudar las solicitudes desde la mañana.

Las experiencias en robótica de software han sido buenas. Entre 2018 y 2021, Hoas ha ampliado las responsabilidades de los robots de software, además del procesamiento de aplicaciones, a la gestión financiera y la automatización de la comunicación con los residentes.

Lo que logramos

Beneficios de la Automatización

Los tiempos de procesamiento para las aplicaciones de vivienda se han reducido a la mitad
Se ha reducido el trabajo manual
El tiempo de los empleados se ha liberado para otras tareas
Los peaks de demanda se han suavizado, por lo que los estudiantes obtienen apartamentos más rápido

Sobre la empresa

Hoas

Hoas es una Fundación de viviendas para estudiantes fundada en 1969 que ofrece a los estudiantes viviendas de alquiler en las proximidades de los lugares de estudio. Hoas tiene más de 10.000 apartamentos en Helsinki, Espoo, Vantaa y Kauniainen. Los sindicatos de estudiantes de la Universidad de Helsinki y la Universidad de Aalto, así como otros 10 sindicatos de estudiantes y uniones de estudiantes de politécnicos también participan en las operaciones de la fundación.

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