Artículo | 2.11.2021
¿Qué es la automatización de procesos y por qué las compañías debiesen aplicarla?
La automatización de procesos es el término general para hacer referencia a la automatización de tareas repetitivas o, en algunos casos, procesos completos con tecnología. Permite automatizar procesos de negocio de soporte como también operacionales. La automatización de procesos puede ser implementada con tecnología RPA (Automatización Robótica de Procesos, por sus siglas en inglés), que permite automatizar tareas repetitivas, con reglas lógicas y claras en un computador. Si el proceso requiere razonamiento lógico y no sigue reglas lógicas y claras, RPA puede ser reforzado con IA (Inteligencia Artificial) – creando un proceso de automatización inteligente. Automatización Inteligente permite automatizar procesos más demandantes y complejos, que involucran modelos predictivos o procesamiento de imágenes o documentos.
Casos típicos para automatización
- Conciliaciones
- Facturación / Cuentas por Pagar
- Órdenes de Venta
- Gestión de datos
- Gestión de postulaciones
- Preprocesamiento de información
- Confección de reportes
- Onboarding y salida de colaboradores
- Nómina de sueldos
- Gestión de contratos
Procesos muy grandes, repetitivos y que requieren precisión (por lo que son propensos a errores humanos) son particularmente buenos candidatos para ser automatizados. Por ejemplo, el procesamiento de facturas es un excelente caso de uso para automatización. En conjunto con aito.ai, implementamos una automatización inteligente para el gigante finlandés logístico Posti, donde automatizamos el proceso de facturación de la compañía completa. Como resultado, el total de trabajo manual fue reducido, los modelos de operación y datos se armonizaron y Posti ahora tiene la capacidad de replicar la tecnología en otros procesos. Desde entonces, también hemos automatizado el proceso de facturación de otras compañías también.
¿Por qué usar automatización de procesos?
Las empresas usan la automatización de procesos para poder optimizar sus procesos, eliminar cuellos de botella, disminuir costos, aumentar la calidad, enriquecer la data y agregar transparencia. La automatización de procesos tiene un sin fin de beneficios y las compañías pueden lograr ventajas competitivas significativas con esta tecnología. Si el uso de la automatización de procesos se descuida o ignora, las compañías enfrentan la posibilidad de perder terreno en el mercado.
Beneficios de la automatización de procesos:
- Aumentar la velocidad y eficiencia de procesos
- Aumentar la calidad de los procesos
- Disminuir errores
- Disminuir costos
- Liberar tiempo de las personas para tareas de mayor valor agregado
- Aumentar satisfacción del cliente y colaboradores
- Aumentar transparencia
- Enriquecer data permite una mejor gestión
- Rápida implementación
El uso de la automatización permite que las compañías aumenten su eficiencia y la satisfacción de sus clientes, junto con disminuir costos. No solo eso, sino que también permite alocar a las personas donde generarán mayor valor. Los colaboradores pueden enfocarse en tareas más desafiantes o dedicarle mayor tiempo a interactuar con los clientes. La automatización de procesos permite que las compañías se dediquen y pongan foco en sus tareas centrales en vez de tareas rutinarias diarias.
Por ejemplo, Sisua Digital automatizó el preprocesamiento de las postulaciones de vivienda de una organización finlandesa de alojamiento para estudiantes. Los robots cortaron el tiempo de postulación a la mitad, significando que los estudiantes obtienen la información de manera más rápida y los empleados tienen más tiempo para interactuar con estos y guiarlos – aumentando la satisfacción del cliente. La automatización también mejoró la satisfacción de los mismos colaboradores al remover las tareas monótonas y repetitivas, aliviando la carga de trabajo en temporada alta. Satisfechos con los resultados, la organización siguió automatizando procesos en el área de administración y finanzas como también el área de comunicación con los residentes.
Autora: Paiju Koivula
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